Асистент менеджера відділу кадрів та фінансів

Лікарі без кордонів (MSF) — операційний центр Бельгія в Україні

FIN/ HR ASSISTANT

Лікарі без кордонів/ Medecins Sans Frontieres (MSF) — це міжнародна гуманітарна організація, що надає допомогу в більш ніж 60 країнах світу для населення в скрутному становищі, жертвам стихійного лиха, техногенних катастроф та збройних конфліктів незалежно від їх раси, релігійних чи політичних переконань.

MSF — це ініціатива громадянського суспільства, яка об'єднує людей, що прагнуть надавати допомогу іншим людям в кризових ситуаціях. Таким чином MSF за власним вибором є асоціацією.

Кожен, хто працює з MSF, робить це з переконань і готовий підтримувати цінності та принципи організації.

Основна діяльність працівника:

Виконувати адміністративні завдання та здійснювати супровід бухгалтерії проєкту відповідно до вказівок адміністративного менеджера та процедур MSF, з метою забезпечення юридичної відповідності та суворого контролю фінансових ресурсів.

Основні обов’язки:

• Виконувати адміністративні та юридичні завдання під наглядом менеджера HR/фінансів, перевіряти розрахунки заробітної плати та оновлювати особові справи з метою забезпечення точності, відповідності вимогам та своєчасності виплат.
• Готувати трудові договори відповідно до законодавчих вимог, включаючи спеціальні додаткові угоди за потреби, з метою забезпечення відповідності місцевому трудовому та податковому законодавству.
• Вносити дані до HR-бази та особових справ і підтримувати їх в актуальному стані для полегшення управління HR-процесами.
• Готувати щомісячні розрахункові листки для всього персоналу, редагуючи та оновлюючи необхідні дані, з метою забезпечення своєчасності й точності нарахування заробітної плати.
• Готувати остаточний розрахунковий листок та довідку про роботу після завершення контракту з метою виконання законодавчих вимог та захисту інтересів MSF.
• Відстежувати дати завершення всіх договорів оренди та інформувати адміністративного менеджера, щоб залишити достатньо часу для організації продовження договору або пошуку альтернативи.
• Допомагати адміністративному менеджеру у прогнозуванні щомісячного руху коштів та плануванні бюджету з метою забезпечення покриття щоденних потреб, авансів по заробітній платі, нарахування зарплати тощо.
• Обробляти платежі постачальникам і суворо контролювати всю відповідну документацію, інформуючи адміністративного менеджера про будь-які розбіжності.
• Виконувати всі бухгалтерські завдання та операції з метою забезпечення суворого контролю всіх витрат, а також достовірності звітності й документації.
• Забезпечувати доступність усієї адміністративної інформації для персоналу (оголошення, зустрічі тощо).
• Класифікувати та готувати всі бухгалтерські документи за запитом менеджера HR/фінансів.

Особливості підрозділу MSF:

• Підтримувати проєкт в адміністративних завданнях (організація поїздок потягом, бронювання готелів, контроль потреб у канцелярських товарах, офісному приладді та замовленнях матеріалів для прибирання, а також адміністративна підтримка командних заходів).
• Відстежувати баланс відпусток персоналу.
• Здійснювати супровід усієї вхідної та вихідної кореспонденції.
• Здійснювати супровід щомісячних фінансових та HR-звітів.
• Здійснювати супровід архівування фінансової та HR-документації проєкту.
• Вводити банківські платежі постачальникам і суворо контролювати всю відповідну документацію, інформуючи адміністративного менеджера про будь-які розбіжності.

Ми плануємо залучення додаткових медичних потужностей для підтримки перевантаженого персоналу у визначених лікарнях Сумської області, зокрема шляхом підтримки Охтирської та Тростянецької лікарень і служб швидкої допомоги. Робочі зміни плануємо зробити гнучкими для задоволення операційних потреб, а забезпечення проживання залежатиме від типу змін, що будуть запроваджені.

ВИМОГИ:

Освіта:

• Бажано диплом у сфері фінансів, бізнесу або адміністрування.

Досвід:

• Обов’язковий попередній досвід роботи щонайменше два роки на відповідних посадах.
• Бажаний досвід роботи в MSF або інших НУО в країнах, що розвиваються.

Володіння мовами: вільне володіння українською мовою; знання англійської мови на рівні В1.

МИ ПРОПОНУЄМО:

• Строковий контракт, з можливістю продовження;
• Повна зайнятість;
• Cтабільна та гарантована заробітна плата;
• Відпустка — 2.5 дні / місяць;
• Покриття лікарняних листів;
• Медичне страхування;
• Професійний розвиток (тренінги, курси надані організацією).

Більш детальну інформацію ви отримаєте під час співбесіди.

Дата початку роботи: якомога швидше; процес відбору кандидатів триває. Заявки розглядаються на постійній основі в порядку надходження. Посада може бути зайнята в будь-який момент, тому радимо подати заявку якомога швидше.

Ми заохочуємо відгукуватись на вакансію різних кандидатів, включаючи осіб будь-якої гендерної ідентичності, віку, сексуальної орієнтації, національності, раси, релігії, віросповідання, соціального та сімейного стану, людей з різними здібностями та всіма іншими різноманітними характеристиками, а також способами спільної праці.