Менеджер, менеджерка з логістики та закупівель

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі:

Менеджер/ка з логістики відповідає за планування, організацію та координацію логістичних процесів проєктів Місії Харків по всій Україні, з особливим фокусом на управління автопарком, транспорт, контроль технічного стану автомобілів, складський облік, управління запасами, розподіл і доставку товарів, а також облік і збереження активів організації. Роль передбачає забезпечення безперебійності логістичної підтримки проєктної діяльності, мінімізацію логістичних ризиків, а також відповідність процесів внутрішнім політикам організації, українському законодавству та вимогам донорів.

Основні обовʼязки:

Логістика та управління автопарком

• Планувати та координувати логістичну підтримку проєктів: транспортування, розподіл, доставку товарів, обладнання, робіт і послуг відповідно до графіків і потреб програмних команд.
• Координувати використання автопарку організації, планувати завантаження транспорту та забезпечувати належну підтримку проєктної діяльності.
• Забезпечувати контроль технічного стану автотранспорту: своєчасне проходження технічного обслуговування, ремонтів, страхування та ведення відповідної документації.
• Вести облік поїздок, пробігу, витрат пального, сервісних робіт та інших показників, пов’язаних з експлуатацією транспорту.
• Організовувати перевезення товарів і обладнання у взаємодії з технічною командою та проєктними підрозділами, контролювати своєчасність, збереження вантажів і відповідність умовам постачання.
• Виявляти та мінімізувати логістичні ризики, пов’язані з перевезенням, доставкою, експлуатацією транспорту та виконанням проєктних завдань, пропонувати рішення для оптимізації маршрутів, термінів і витрат.
• Керувати роботою логістів, логістичних офіцерів і фліт-офіцерів (офіцерів з транспорту), а також координувати взаємодію з транспортними та логістичними підрядниками, контролювати виконання умов договорів, терміни та якість послуг.

Складський облік та управління запасами

• Забезпечувати ведення складського обліку, контроль руху товарно-матеріальних цінностей і своєчасне відображення операцій у базі даних.
• Проводити регулярні інвентаризації, належно документувати результати та коректно відображати зміни в обліку.
• Контролювати умови зберігання товарів і матеріалів відповідно до вимог, а також підтримувати належний облік і доступність буферного запасу медикаментів та інших критично важливих товарів.

Управління активами, обладнанням та допоміжна участь у закупівлях

• Підтримувати цілісність майнового обліку Місії Харків, забезпечувати достовірність бази активів і належне документування передач обладнання та майна.
• Координувати встановлення, передачу та обстеження обладнання разом із технічною командою та реципієнтами, забезпечувати належне документування передач.
• Надавати логістичний і технічний супровід у визначенні потреб для закупівель, пов’язаних переважно з транспортом, технічним обслуговуванням, обладнанням та іншими технічними потребами організації.

Вимоги:

• Вища освіта у сфері логістики, економіки, менеджменту, інженерії або суміжних напрямів.
• Не менше 2 років досвіду роботи на аналогічній посаді у сфері логістики або операційного управління, бажано в гуманітарній сфері.
• Практичне знання логістичних процесів: транспортування, складування, управління автопарком і контроль технічного обслуговування транспорту.
• Підтверджений досвід управління автопарком, контролю технічного стану автомобілів, технічного обслуговування, ремонтів, страхування та відповідної документації.
• Розуміння складського обліку, управління запасами, логістичних ризиків та їх мінімізації.
• Досвід роботи у гуманітарній сфері є обов’язковим, бажано в медичних або донорських проєктах.
• Вільне володіння українською мовою. Здатність працювати з документацією, дотримуватись процедур і дедлайнів.

Буде перевагою:

• Попередній досвід роботи з UHF, GIZ, BMZ, ECHO або іншими міжнародними донорами.
• Досвід роботи в медичних, евакуаційних або суміжних проєктах.
• Навички роботи з електронними системами обліку логістики та активів (Excel, Google Sheets, ERP або аналогічні системи).

Ми пропонуємо:

• Роботу в динамічній команді, що створює позитивні зміни для вразливих спільнот.
• Можливість реалізовувати стратегічні рішення на національному рівні.
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.