Координатор проєктів, адміністратор

Менеджер з адміністрування та координації

Локація: Полтава

Формат роботи: часткова або повна зайнятість, офіс

Заробітна плата: за результатами співбесіди

Про нас

Frame — майстерня, яка переобладнує автомобілі медичної евакуації для потреб сил оборони України. Ми працюємо на перетині технічної експертизи та соціальної місії: готуємо якісні, функціональні машини, які рятують життя на передовій. У нашій команді — фахівці, які розуміють, що за кожним проєктом стоїть реальна людина в реальних умовах.

Про роль

Шукаємо відповідального та системного Менеджера з адміністрування та координації, який забезпечить ефективну організацію документообігу, адміністративну підтримку команди та злагоджену роботу офісу, з гарними перспективами для розвитку і додаткових зон відповідальності про які буде нижче. Це роль для людини, якій важливий порядок, точність і результат.

Основні обов’язки

Документообіг:

• Організація та ведення внутрішнього документообігу проєкту (ГО та ФОПів)
• Реєстрація, облік, систематизація та архівування документів
• Підготовка наказів, розпоряджень, службових записок, протоколів, договорів та інших документів
• Контроль правильності оформлення документації відповідно до внутрішніх стандартів
• Ведення електронного архіву документів
• Підготовка пакетів документів для грантових програм, партнерських організацій та донорів
• Контроль термінів погодження та підписання документів
• Робота з вхідною та вихідною кореспонденцією

Адміністративна підтримка:

• Організація роботи офісу та підтримання належного адміністративного порядку
• Забезпечення офісу необхідними матеріалами та обладнанням
• Координація зустрічей, нарад та внутрішніх заходів команди
• Ведення календарів керівництва та ключових проєктних активностей
• Організація ділових поїздок, бронювання транспорту та проживання за потреби

Координація проєкту:

• Ведення баз даних партнерів, учасників та контрагентів (компанії, донори, військовослужбовці, фонди)
• Комунікація з військовослужбовцями щодо замовлення переобладнання автомобілів медичної евакуації: узгодження обсягу робіт, супровід до отримання готового авто
• Комунікація та листування з партнерами, підрядниками та відвідувачами проєкту
• Супровід контрагентів під час реалізації проєктів: зустрічі, передача майна, підписання документів
• Підготовка звітних матеріалів та зведеної інформації для керівництва
• Збір та систематизація інформації для внутрішньої і зовнішньої звітності

Фінансово-адміністративний супровід:

• Формування та зберігання первинної документації
• Підготовка документів для бухгалтерії
• Контроль наявності підтвердних документів за проєктними витратами

Робота з партнерами та замовниками, міжнародними донорами (як додаткова зона розвитку):

• Комунікація з партнерами (фонди, військові частини, компанії, міжнародні організації)
• Узгодження умов співпраці, бюджетів та форматів фінансування (разом з командою)
• Контроль та розповідл бюджетів від фондів та партнерів.
• Супровід партнерів на всіх етапах проєкту, підтримка комунікації, робочі зустрічі онлайн/офлайн
• Організація зустрічей партнерів із результатами проєктів, передача авто, презентації, разом з командою.

Вимоги

Обов’язково:

• Вища або незакінчена вища освіта
• Досвід на посаді офіс-менеджера, адміністратора, секретаря або помічника керівника від 1 року
• Впевнене володіння Google Workspace (Google Drive) та Microsoft Office (Word, Excel)
• Грамотна усна та письмова українська мова
• Навички роботи з документацією та діловим листуванням
• Висока організованість, відповідальність, уважність до деталей

Буде перевагою:

• Досвід роботи у громадському, благодійному або грантовому секторі
• Розуміння основ проєктного менеджменту
• Навички роботи з CRM-системами та електронним документообігом
• Базові знання фінансового документообігу
• Знання Англійської мови буде гарним бонусом

Особисті якості

Системне мислення, комунікабельність, ініціативність, стресостійкість, вміння працювати в умовах багатозадачності та дотримуватися дедлайнів.

Ми пропонуємо

• Роботу в соціально значущому проєкті, що безпосередньо підтримує сили оборони
• Команду мотивованих фахівців з чітким розумінням своєї місії
• Можливості для професійного розвитку та навчання
• Конкурентну заробітну плату
• Комфортний офіс та дружню атмосферу