Partners Internal Audit Officer, фахівець із внутрішнього аудиту партнерів

1. Background

Team4UA implements integrated humanitarian projects (IMPACT, EASE 2.0, ACCESS) providing life-saving assistance in frontline regions and areas with high concentrations of internally displaced people (IDPs). We have established the TERA Consortium — the first consortium of national NGOs in Ukraine — to strengthen localization and ensure an effective humanitarian response.

2. Purpose of the Position

Assesses the financial viability of partner organizations, monitors the implementation of signed agreements, budgets, and the availability of supporting documents for financial reporting in accordance with donor requerments and Ukrainian legislation.

3. Key Responsibilities

3.1. Review and audit of partner monthly financial statements:

• Verification of the correctness of primary documentation (act of certificates, invoices, receipts, checks) and their compliance with the donor’s request and Ukrainian legislation;
• Analysis of submitted partner financial statements for the intended use of funds (compliance with approved budgets);

3.2. Risk Assessment and Compliance:

• Monitoring compliance with tax and labor laws and strict donor requirements (UHF, UN, etc.);
• Detection and prevention of potential fraudulent schemes, interest issues, and misuse of grants.

3.3. Policies development

• Development, implementation, and updating of internal policies and procedures (Internal Control Policies) for partner relationships;
• Consultations for partner organization employees on financial reporting;
• Providing financial report templates, checklists, and instructions to improve partner financial literacy.

3.4. Finance monitoring and reporting

• Documentation of all inspection results: preparation of reports, reports, and conclusions detailing any identified violations;
• Oversight of the elimination of identified errors and violations (Follow-up monitoring);
• Preparation of consolidated analytical reports for Board members.

4. Requirements & QualificationsProfessional Experience

• 2−3 years of experience in auditing, financial control or accounting (preferably experience in the non-profit sector donor-funded projects).

Education

• A Bachelor’s or Master’s degree in Finance, Accounting or Economics.
• Professional financial certification (ACCA, CPA, CIMA) is preferred.

Technical Skills

• Understanding the regulatory framework for charitable and social activities in Ukraine (laws on civil society, tax code, etc.).
• Experience in donor financial reporting, checking partner reports for compliance with major donor regulations (USAID, EU, ECHO, UN agencies, FCDO, SDC or large international NGOs).
• Advanced proficiency in Excel and proficiency with financial software/tools.

Languages

• Fluency in Ukrainian and good proficiency in English (not lower than upper intermediate).

Core Competencies

• Ability to work with large data sets and identify inconsistencies.
• High attention to detail, accuracy in financial calculations, and strong analytical skills.
• Strong teamwork and cross-department collaboration skills.
• Proactive mindset with ability to propose improvements, solutions, and new approaches.

5. Accountability

Responsible for:

• Accuracy and completeness of partner`s audits.
• Ensuring compliance of partners processes with internal Fund, donor policies and procedures and Ukraine legislation.
• Timely reporting of discrepancies or risks

6. Working Relationships

Works closely with:

• Finance, Operations, Programme, MEAL, Compliance teams;
• Local partner organisations ;
• External auditors and donors.

Issues beyond delegated authority must be escalated to the line manager.

7. Diversity, Equity, and Inclusion

The Foundation promotes an inclusive environment built on respect, transparency, and equal opportunities.

8. Equal Employment Opportunity

The Foundation does not tolerate discrimination and provides equal access to employment opportunities for all staff.

9. Safeguarding and Ethics

The Partners Internal Audit Officer must comply with safeguarding principles, anti-fraud policies, and the Code of Conduct, and complete all required trainings.

Working Conditions

• Official employment under Ukrainian labor legislation.
• Medical insurance and social package.
• Contract duration: 30-Apr-2027.
• Duty station: Kyiv.
• Start date: As soon as possible.
• Reports to: Internal auditor/Chief of Staff.

1. Загальна інформація

Team4UA реалізує комплексні гуманітарні проєкти (IMPACT, EASE 2.0, ACCESS), спрямовані на надання життєво необхідної допомоги населенню у прифронтових регіонах та місцях компактного проживання ВПО. Ми створили консорціум TERA — перший консорціум національних НУО в Україні — для посилення локалізації та ефективного гуманітарного реагування.

2. Мета посади

Оцінює фінансову спроможність організацій-партнерів, контролює виконання підписаних угод, бюджетів та наявність підтверджуючих документів для фінансової звітності відповідно до вимог донорів та законодавства України.

3. Основні обов’язки

3.1. Перевірка та аудит фінансової звітності партнера:

• Перевірка первинної документації (договорів, накладний, актів, рахунків-фактур, квитанцій, чеків) та їх відповідності запиту донора та законодавству України;
• Аналіз поданої фінансової звітності партнера на предмет цільового використання коштів (відповідність затвердженим бюджетам);

3.2. Оцінка ризиків та дотримання вимог:

• Моніторинг дотримання податкового та трудового законодавства, а також суворих вимог донорів (UHF, ООН тощо);
• Виявлення та запобігання потенційним шахрайським схемам та нецільовому використанню грантів.

3.3. Розробка політик

• Розробка, впровадження та оновлення внутрішніх політик і процедур (Політик внутрішнього контролю) для партнерських відносин;
• Консультації для співробітників організацій-партнерів щодо фінансової звітності;
• Надання шаблонів фінансової звітності, контрольних списків та інструкцій для підвищення фінансової грамотності партнерів.

3.4. Фінансовий моніторинг та звітність

• Документування всіх результатів перевірок: підготовка звітів, доповідей та висновків з детальним описом будь-яких виявлених порушень;
• Нагляд за усуненням виявлених помилок та порушень (Подальший моніторинг);
• Підготовка зведених аналітичних звітів для правління Фонду.

4. Кваліфікаційні вимоги та досвід

Освіта:

• Ступінь бакалавра або магістра з фінансів, бухгалтерського обліку або економіки.
• Бажано мати професійну фінансову сертифікацію (ACCA, CPA, CIMA).

Досвід:

• 2−3 роки досвіду роботи в аудиті, фінансовому контролі або бухгалтерському обліку (бажано досвід роботи в проектах, що фінансуються донорами в некомерційному секторі)

Професійні навички:

• Розуміння нормативно-правової бази для благодійної та соціальної діяльності в Україні (закони про громадянське суспільство, податковий кодекс тощо)
• Досвід фінансової звітності донорів, перевірки звітів партнерів на відповідність основним нормативним актам донорів (USAID, ЄС, ECHO, агентства ООН, FCDO, SDC або великі міжнародні неурядові організації)
• Поглиблене володіння Excel та володіння фінансовим програмним забезпеченням/інструментами

Мови:

• Вільне володіння українською мовою та добре володіння англійською мовою (не нижче Upper Intermediate)

Компетенції:

• Здатність працювати з великими наборами даних та виявляти невідповідності.
• Висока увага до деталей, точність у фінансових розрахунках та сильні аналітичні навички.
• Сильні навички командної роботи та міжвідомчої співпраці
• Проактивний склад розуму зі здатністю пропонувати покращення, рішення та нові підходи

5. Підзвітність

Відповідає за:

• Точність та повноту аудитів партнерів.
• Забезпечення відповідності процесів партнерів внутрішнім політикам та процедурам Фонду, донорів та законодавству України.
• Своєчасне звітування про розбіжності або ризики.

6. Взаємодія

Тісно співпрацює з:

• Фінансовим відділом;
• Операційним та програмним відділами;
• MEAL та комплаєнс командою;
• Партнерськими організаціями;
• Аудиторами та донорами.

Питання, що виходять за межі компетенції, погоджуються з безпосереднім керівником.

7. Різноманітність, рівність та інклюзія

Організація прагне створити інклюзивне, безпечне та рівноправне робоче середовище, де всі співробітники мають рівні можливості для професійного розвитку.

8. Рівні можливості працевлаштування

Організація не допускає дискримінації за будь-якою ознакою та забезпечує рівні можливості зайнятості для всіх співробітників.

9. Захист та етика

Фахівець із внутрішнього аудиту партнерів зобов’язаний дотримуватися політик щодо захисту, протидії шахрайству, Кодексу поведінки та пройти обов’язкові тренінги з цих питань.

Умови роботи

• Офіційне працевлаштування відповідно до КЗпП України.
• Медичне страхування та соціальний пакет.
• Тривалість контракту: до кінця квітня 2027 року.
• Місце роботи: Київ.
• Дата початку: якомога швидше.
• Підпорядкування: Internal auditor/Chief of Staff.