Фахівець, менеджер з документообігу (відділ маркетингу)

Брокард-Україна — найбільший оператор парфюмерно-косметичного ринку України в сегменті luxury. Компанія керує мережею парфюмерно-косметичних магазинів під брендами BROCARD.

У зв’язку з розширенням бізнесу запрошуємо взяти участь в конкурсі на посаду Фахівець з документообігу (відділ маркетингу)

Роль: забезпечення своєчасного та безпомилкового документального супроводу маркетингових активностей компанії: від погодження договорів до проведення оплат та архівування документів. Це про контроль та координацію повного циклу документообігу між маркетингом, бухгалтерією, юридичним відділом та контрагентами.

Ми пропонуємо:

• Графік: гібридний (2 або 3 дні на тиждень), ПН-ПТ 9−18, СБ-НД вихідні;

• Своєчасну офіційну повністю білу заробітну плату та офіційне працевлаштування з першого робочого дня;
• Локація офісу: Куренівка, вул. Кирилівська, 134а
• Можливість професійного та кар'єрного росту.

Що потрібно робити:

Договірна робота

• супровід укладання договорів з контрагентами;
• контроль проходження всіх етапів погодження у внутрішній системі електронного документообігу/1С;
• комунікація із контрагентами щодо внесення правок;
• контроль отримання підписаних документів;
• реєстрація договорів у внутрішній системі електронного документообігу;
• контроль наявності оригіналів документів або документів у Вчасно.

Документальний супровід маркетингових активностей

Для кожної маркетингової активності забезпечити:

• наявність погодженого Додатку;
• погоджений рахунок;
• погоджений акт;
• підтверджуючі матеріали;
• своєчасну передачу документів у бухгалтерію.

Робота з рахунками

• погодження рахунків, актів виконаних робіт, актів звірки;
• погодження актів переміщення конструкцій;
• контроль оплат;
• контроль отримання оригіналів.

Робота з контрагентами

• запит реєстраційних документів;
• перевірка комплектності;
• комунікація щодо виправлення документів;
• контроль підписання;
• контроль роботи через Вчасно;
• передача фінального пакета документів.

Навички та досвід:

• Базові знання документообігу;
• Досвід роботи з 1С (BAS), Excel, Вчасно, або іншими CRM чи ERP, програмами які охоплювали документообіг компанії;
• Досвід роботи від 1 року на позиціях координатора, асистента відділу, фахівця з документообігу чи первинної бухгалтерії (бажано в сфері дистрибуції, FMCG або ритейлу);
• Тут стануть в нагоді уважність, організоіваність та системність мислення.

Відгукуйтесь або пишіть у ТГ Анастасія: @profihr

Будемо раді бачити вас у команді BROCARD!