Асистент, асистентка проєктів до МБФ "Українська фундація громадського здоров’я"

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» (УФГЗ) — благодійний фонд, заснований у 2008 році міжнародною організацією HealthRight International (Право на здоров’я) з метою розбудови місцевого потенціалу та підтримки українських ініціатив, які полягають у наданні життєво важливої допомоги найбільш незахищеним жінкам, дітям та молоді.

Зайнятість: повна, офлайн

Місце надання послуг: Київ

Основні цілі діяльності асистента/ки проєкту полягають в оперативному супровіді та організаційно-технічній допомозі координатору проєкту та виконавцям проєкту задля його ефективної реалізації та досягнення коротко та довгострокових цілей.

Основні функції:

1. Оперативна та організаційно-технічна підтримка діяльності проєкту.
2. Комунікація з надавачами послуг, зворотній зв’язок на запити надавачів послуг, (листування, підготовка інструкцій, підтримка зворотного зв’язку по усуненню проблемних питань, порушених надавачами послуг.
3. Сприяння в організації логістики, допомога в організації вебінарів, інформаційних сесій, тренінгів, робочих зустрічей та інших заходів проекту.
4. Підготовка угод для надавачів послуг. Перевірка, прийом, сортування, подання до підпису, розсилка, у разі надходження змін, створення нових угод, внесення відповідних даних.
5. Підготовка листів та меморандумів щодо співпраці та реалізації проєкту в обраних регіонах та громадах.
6. Моніторинг та прийом документів щодо нових надавачів послуг. Формування пакету документів відповідно до стандартів УФГЗ та донорів проєкту по кожному надавачу послуг та подання їх до бухгалтерії організації.
7. Збір та аналіз історій та успішних кейсів, їх редагування, сортування та подання комунікаційному підрозділу та/або донору для розміщення на сайтах.
8. Узагальнення запитів та надавачів послуг щодо технічного та матеріального забезпечення їх діяльності, комунікація щодо проведення закупівель та передачі придбаних ТМЦ до надавачів послуг.
9. Сприяння узагальненню та підготовці звітів (щомісячних, щоквартальних, річних, за результатами проєкту).
10. Сприяння в організації та проведенні моніторингових візитів до місць локацій надавачів послуг.
11. Надсилання звітної інформації всім партнерам проєкту та надавачам послуг .
12. Перевірка, сортування та архівування отриманої конфіденційної інформації щодо бенефіціарів /надавачів послуг.
13. Підготовка та написання листів до партнерів проєкту.
14. Виконання поточних задач від менеджерів та координатора проєкту.
15. Забезпечення ведення, обліку та збереження первинної фінансової звітності (рахунки, чеки, акти наданих послуг, тощо).
16. Переклад документації в рамках проєкту та залученість до перекладу в рамках зустрічей.

Вимоги:

• вища освіта (рівень магістра/бакалавра), пріоритет — у гуманітарних сферах;
• володіння англійською мовою;
• мультизадачність та стресостійкість;
• досвід підготовки офіційних документів, листів, програмних звітів буде перевагою;
• міжособистісні навички та вміння працювати в команді для досягнення організаційних цілей, особиста відповідальність;
• впевнене володіння програмами MS Office (Excel, Outlook, Word, PowerPoint) та базовими інструментами для онлайн-комунікацій (Zoom, Google Meet);
• ініціативність, відповідальність, пунктуальність;
• навички підготовки професійних документів, звітів, протоколів, рекомендацій, програм тощо.

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» та міжнародна організація HealthRight International (Право на здоров`я) є роботодавцем рівних можливостей і не дискримінує у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та організаційних правил і положень організації.