Асистент, асистентка з документообігу та фінансово-адміністративної підтримки

Платформа соціальних змін — українська організація, що розвиває соціальне підприємництво, інновації та лідерство як практичні інструменти сталого розвитку громад.

Ми створюємо освітні та акселераційні програми, які поєднують навчання, менторство, грантову підтримку, роботу з експертами та розвиток спільнот. Допомагаємо молоді, освітянам, соціальним підприємцям і місцевим лідерам перетворювати ідеї на життєздатні проєкти з вимірюваним соціальним впливом.

Зараз ми шукаємо асистента/ку з документообігу та фінансово-адміністративної підтримки, який/яка допоможе команді впорядковувати документи, підтримувати фінансово-звітні процеси, працювати з договорами, актами, рахунками, архівами та адміністративними задачами.

Ця роль підійде людині, яка любить порядок у документах, уважна до деталей, вміє працювати з таблицями, не губить дедлайни й готова підтримувати команду в операційній роботі.

Основні обов’язки

• Підтримка фінансового менеджера в технічній та документальній частині фінансових процесів.
• Збір, перевірка наявності, сканування, називання та архівування договорів, актів, рахунків, підтверджень виконання робіт та інших документів.
• Ведення реєстрів договорів, актів, рахунків, підрядників та звітних документів.
• Підготовка документів до підписання та контроль повернення підписаних документів.
• Допомога у формуванні пакетів документів для фінансової, донорської та аудиторської звітності.
• Підтримка менеджерів проєктів у зборі юридично-фінансових документів по програмах, подіях, підрядниках і учасниках.
• Відстеження статусів документів: є / немає / потрібно підписати / потрібно перевірити / потрібно дозібрати.
• Комунікація з менеджерами, підрядниками та членами команди щодо відсутніх документів.
• Підтримка порядку в цифровому архіві Dropbox / Google Drive та паперовому архіві.
• Збір і впорядкування підтверджувальних матеріалів для звітів: списки учасників, фото, програми подій, форми, презентації, матеріали тренерів.
• Допомога з офісними та адміністративними задачами: закупівлі, друк, сканування, службовий телефон, logbook автомобіля, підготовка матеріалів до подій.
• Фіксація задач, статусів і дедлайнів у робочих системах організації.

Очікуємо від кандидата/ки

• Уважність до деталей і відповідальне ставлення до документів.
• Вміння працювати з таблицями, файлами, папками, реєстрами та списками.
• Базове розуміння документообігу: договори, акти, рахунки, підписані документи.
• Організованість, структурність і здатність доводити задачі до завершення.
• Вміння письмово фіксувати домовленості, статуси, дедлайни та наступні кроки.
• Впевнене користування Google Workspace / Microsoft Office.
• Готовність працювати з паперовими й електронними документами.
• Комунікабельність і здатність коректно нагадувати колегам або підрядникам про документи.
• Готовність навчатися внутрішнім процесам організації.
• Українська мова — вільно.

Буде перевагою

• Досвід роботи з документами, договорами, актами, рахунками або архівами.
• Досвід адміністративної, офісної, бухгалтерської або фінансової підтримки.
• Досвід роботи в громадському секторі, освітніх або соціальних проєктах.
• Досвід роботи з Google Drive / Dropbox / Basecamp / Notion / Trello / Asana.
• Базове розуміння фінансової або донорської звітності.
• Англійська мова на базовому або середньому рівні.

Ми пропонуємо

• Роботу в українській організації, що створює реальні соціальні зміни.
• Участь у підтримці освітніх, соціальних і підприємницьких програм.
• Офіційне працевлаштування.
• Оплачуваний випробувальний період.
• Навчання внутрішніх процесів організації.
• Підтримку з боку фінансового менеджера, операційної команди та менеджерів проєктів.
• Комфортний офіс у м. Кам’янець-Подільський, вул. Зарванська, 7.
• Формат роботи: офіс + частково дистанційно за погодженням.
• Можливість професійного розвитку в напрямі адміністрування, документообігу, фінансово-звітної підтримки та операційних процесів.

Як проходитиме відбір

Кандидатам/кам, які пройдуть перший етап, буде запропоновано коротке практичне завдання. Воно допоможе нам оцінити уважність до деталей, роботу з документами, таблицями, файлами та здатність структурувати інформацію.

Після цього проведемо фінальну розмову щодо ролі, очікувань, умов співпраці та випробувального періоду.

Надсилайте резюме, якщо вам цікаво працювати з документами, процесами й командою, яка реалізує освітні та соціальні проєкти з реальним впливом.