Офіс-менеджер

Шукаємо Офіс-менеджера в офіс в Одесі на неповний робочий день (приблизно 20 год/місяць). Посада пов’язана із забезпеченням безперебійної та ефективної роботи офісу.

Що ви будете робити:

• Забезпечувати безперебійну щоденну роботу офісу та створювати комфортні умови праці
• Брати участь у вдосконаленні офісних процесів та умов праці, пропонуючи та впроваджуючи практичні зміни
• Допомагати у відкритті нових офісів або переїзді: співпрацювати з постачальниками та підрядниками, брати участь у тендерах та готувати відповідну документацію (пропозиції, звіти, презентації)
• Бути основною контактною особою для орендодавця з питань повсякденної діяльності
• Координувати відправлення та отримання посилок, спілкуватися з кур'єрськими службами, а також обробляти вхідні дзвінки в офіс та відповідні запити
• Допомагати у підготовці до аудитів ISO та TISAX (внутрішніх, зовнішніх або з боку клієнтів)
• Вести журнали відвідувачів, журнали використання перепусток
• Керувати процесами закупівель та обробки рахунків-фактур відповідно до правил компанії та стежити за своєчасним складанням звітів
• Підтримувати співпрацю з зовнішніми постачальниками послуг
• Оновлювати документацію компанії на OneDrive (реєстри, угоди про нерозголошення, плани розміщення, контакти тощо)
• Публікувати оновлення та оголошення в локальних каналах комунікації та відповідати на запитання співробітників
• Допомагати іншим відділам в організації зустрічей, заходів або навчальних сесій
• Готувати конференц-зали для відвідувачів, клієнтів та внутрішніх нарад
• Перевіряти запаси та обладнання на кухні, а також підтримувати зв’язок із командами прибиральників та охорони
• Контролювати офісні витрати, вести облік бюджету та готувати фінансові звіти
• Проводити регулярні інвентаризації активів компанії в офісних приміщеннях та на складах
• Перелік завдань може змінюватися залежно від потреб та політик компанії

Що для цього потрібно:

• Мінімум 1 рік досвіду роботи на посаді офіс-менеджера (досвід роботи в ІТ-компанії буде перевагою)
• Рівень англійської мови — середній або вище
• Впевнене володіння ПК та Інтернетом, знання продуктів MS (знання JIRA буде перевагою)
• Відмінні навички вирішення проблем
• Вміння працювати в команді, допитливість та бажання вчитися
• Досвід використання інструментів штучного інтелекту для підвищення ефективності, автоматизації рутинних завдань та підтримки прийняття рішень
• Здатність розставляти пріоритети та організовувати робоче навантаження в команді
• Самостійність, самоорганізованість, проактивність та відповідальність

Умови роботи: офіс, м. Одеса