Асистент з фінансів та адміністрування

Посада: Асистент/асистентка з фінансів та адміністрування Місце роботи: м. Київ Підпорядкування: фінансовому менеджеру Вид зайнятості: повна зайнятістьОрієнтовна дата початку роботи: якомога швидше Заробітна плата: 68 000 грн Додаткові гарантії: Медичне страхування

Про APOPO

APOPO — відзначена міжнародними нагородами бельгійська неурядова організація, заснована у 1997 році, яка наразі працює в 11 країнах світу.

Місія APOPO — захищати людей і планету за допомогою тварин, навчених розпізнавати запахи. Організація навчає та залучає щурів і собак до гуманітарних програм, зокрема для виявлення вибухових речовин і захворювань, протидії незаконному обігу, а також проведення пошуково-рятувальних операцій.

APOPO має понад 300 робочих тварин, більшість із яких залучена до протимінної діяльності. Це робить APOPO одним із найбільших операторів із використання службових тварин у секторі протимінної діяльності.

Про APOPO в Україні

APOPO працює над прискоренням обстеження та скороченням площ потенційно небезпечних територій в Україні із залученням кінологічних команд технічного обстеження.

Для підтримки ефективної роботи Фінансового відділу APOPO в Україні ми шукаємо асистента/асистентку з фінансів та адміністрування. Про посаду

Асистент/асистентка з фінансів та адміністрування надаватиме адміністративну й операційну підтримку Фінансовому відділу, забезпечуючи точність, належну організацію та стабільно високий рівень ведення фінансової документації, записів і адміністративних процесів.

Посада передбачає управління документацією, фінансове адміністрування та підтримку щоденних процесів для дотримання вимог донорів, політик APOPO і законодавчих зобов’язань, а також підтримання готовності Фінансового відділу до аудиту. Основні обов’язки Фінансове адміністрування та підтримка

• Підтримувати щоденне адміністрування фінансових процесів відповідно до процедур APOPO.
• Готувати, упорядковувати та опрацьовувати фінансову документацію для платежів, закупівель, звітності й інших фінансових операцій.
• Вести точні адміністративні записи та відстежувати проходження фінансових робочих процесів.
• Нагадувати відповідальним особам про відсутні документи, погодження та інформацію.
• Підтримувати координацію між Фінансовим відділом, програмними й допоміжними командами.

Контроль документації та управління записами

• Вести повні, точні та впорядковані електронні й паперові фінансові записи.
• Перевіряти повноту документації, правильність її зберігання та доступність для операційних, управлінських і аудиторських потреб.
• Застосовувати правила найменування файлів, контролю версій та організації записів.
• Готувати й упорядковувати документи для внутрішніх перевірок, донорської звітності та зовнішніх аудитів.
• Підтримувати вимоги APOPO і законодавства щодо строків зберігання документів.

Підтримка фінансових систем і процесів

• Підтримувати актуальність інформації у фінансових системах, базах даних та адміністративних трекерах.
• Допомагати у впровадженні та вдосконаленні процедур фінансового адміністрування.
• Підтримувати розроблення й ведення шаблонів, реєстрів та інших адміністративних ресурсів.
• Виявляти можливості для підвищення адміністративної ефективності та послідовності робочих процесів.

Комунікація та координація

• Професійно комунікувати з колегами, постачальниками та іншими зацікавленими сторонами з рутинних питань фінансового адміністрування.
• Координувати своєчасний збір та обмін фінансовою документацією й інформацією між відділами.
• Надавати оперативну адміністративну підтримку програмним і допоміжним командам.
• Підтримувати фінансових спеціалістів у підготовці до аудитів, звітності та перевірок дотримання вимог.

Загальні обов’язки

• Дотримуватися політик і процедур APOPO та застосовних законодавчих вимог.
• Зберігати конфіденційність і діяти розсудливо під час роботи з фінансовою та організаційною інформацією.
• Підтримувати ефективні робочі відносини та позитивно сприяти роботі Фінансового відділу й APOPO Україна.
• Виконувати інші обґрунтовано доручені фінансовим менеджером завдання, що відповідають характеру та рівню посади. Вимоги до кандидата Досвід
• Досвід роботи на адміністративній посаді, у сфері офісної підтримки або підтримки фінансової діяльності.
• Досвід ведення точних записів і управління документацією у структурованому середовищі.
• Досвід використання офісного програмного забезпечення та цифрових систем управління документами.
• Досвід роботи з конфіденційною інформацією з дотриманням розсудливості та професійності.
• Вільне володіння українською мовою та базове володіння англійською мовою.

Бажано

• Диплом або ступінь бакалавра з бізнес-адміністрування, фінансів, бухгалтерського обліку або суміжної дисципліни.
• Професійне навчання з адміністрування, фінансів або управління записами.
• Досвід підтримки фінансових, закупівельних або інших бізнес-підтримувальних функцій.
• Досвід використання BAS/BAF, інших фінансових систем, ERP або систем управління робочими процесами.
• Досвід роботи в неурядовій, благодійній або донорській організації. Навички та компетенції
• Відмінні організаційні та адміністративні навички.
• Виняткова увага до деталей і точність.
• Сильні навички управління документацією та ведення записів.
• Добра цифрова грамотність і здатність швидко опановувати нові системи.
• Уміння визначати пріоритети та ефективно виконувати кілька завдань одночасно.
• Добрі письмові й усні комунікаційні навички.
• Здатність працювати самостійно та в команді.
• Високий рівень доброчесності, розсудливості та професійності.
• Проактивність, надійність і адаптивність. Як подати заявку

Вакансія доступна лише для громадян України. Для участі у відборі просимо надіслати резюме та мотиваційний лист англійською мовою на електронну адресу [відгукнутися]. Лише кандидати, які увійдуть до короткого списку (shortlist), будуть запрошені на співбесіду та/або професійне тестування.

Звертаємо увагу, що у зв’язку з терміновою потребою закрити вакансію відбір кандидатів здійснюватиметься на постійній основі. PAH залишає за собою право завершити процес найму та обрати кандидата до закінчення зазначеного строку подання заявок.