Occupational Health, Safety Officer, фахівець з охорони праці

1. Background

Team4UA Fund is a Ukrainian humanitarian organization implementing humanitarian and recovery programmes across Ukraine. As the organization continues to grow, we are strengthening our Occupational Health and Safety (OHS) system to ensure safe working conditions, compliance with Ukrainian legislation, donor requirements, and international good practices.

2. Position Overview

Reporting directly to the Director, the Occupational Health and Safety Officer is responsible for establishing, implementing, and continuously improving the Fund’s OHS management system. The role combines occupational risk management, workplace inspections, employee training, documentation management, compliance monitoring, and incident management.

3. Key Responsibilities

A. Occupational Health and Safety Management

• Implement and continuously improve the Fund’s Occupational Health and Safety (OHS) management system.
• Ensure compliance with Ukrainian legislation, internal policies, donor requirements, and applicable OHS standards.
• Develop and maintain occupational health and safety documentation, including workplace safety instructions.
• Monitor compliance with occupational health and safety requirements across all Fund offices.

B. Risk Assessment and Prevention

• Conduct workplace inspections and occupational risk assessments.
• Identify workplace hazards and recommend preventive and corrective measures.
• Support occupational safety assessments related to field activities, business travel, remote work, and new office establishment.
• Coordinate mandatory medical examinations and monitor the proper use of personal protective equipment (PPE), where applicable.

C. Training and Awareness

• Organize occupational health and safety trainings and briefings.
• Participate in reporting, investigation, and analysis of occupational accidents, incidents, and near misses.
• Monitor implementation of corrective actions and maintain OHS records and reports.

D. Incident Management

• Maintain mandatory occupational health and safety documentation and support audits and inspections.
• Monitor changes in occupational health and safety legislation and update internal documentation accordingly.
• Provide technical guidance to managers and employees on occupational health and safety matters.
• Cooperate with internal departments and external stakeholders to promote a safe working environment.

E. Compliance and Documentation

• Maintain mandatory occupational health and safety documentation, registers, and records.
• Monitor changes in Ukrainian occupational health and safety legislation and update internal documentation accordingly.
• Support internal audits, donor reviews, and inspections by competent authorities.
• Review documentation related to contractors' compliance with occupational health and safety requirements where applicable.

F. Coordination and Support

• Provide methodological and technical guidance to managers and employees on occupational health and safety matters.
• Cooperate with all Fund departments to integrate occupational health and safety requirements into daily operations.
• Support occupational health and safety assessments related to offices, field activities, and operational events.
• Perform other duties assigned by the Director.

4. Qualifications and Experience

Education:

• University degree in Occupational Health and Safety, Engineering, Environmental Health and Safety, Civil Protection, Technical Sciences, or another relevant field.
• Additional professional training in occupational health and safety in accordance with Ukrainian legislation is required.

Experience:

• Minimum 2 years of relevant professional experience in occupational health and safety.
• Experience in developing occupational health and safety documentation and implementing OHS systems.
• Practical experience in workplace inspections, occupational risk assessments, incident investigations, and implementation of corrective actions.
• Experience working with Ukrainian occupational health and safety legislation.
• Experience in the humanitarian, NGO, or international development sector is an advantage.

Skills and Competencies:

• Strong knowledge of Ukrainian occupational health and safety legislation.
• Strong analytical, organizational, and communication skills.
• High attention to detail and compliance orientation.
• Proficiency in Microsoft Office applications.

Languages:

Ukrainian: fluent.

English: B1 level or higher is desirable.

5. Supervision and Reporting

The Occupational Health and Safety Officer reports directly to the Director and works closely with all departments, managers, employees, and external stakeholders to ensure compliance with occupational health and safety legislation, internal policies, donor requirements, and organizational procedures.

6. Duration and Duty Station

Duration: until November 30, 2026 (with possibility of extension subject to funding).

Duty Station: Kyiv, Ukraine (with possible field travel).

7. Diversity, Equity, and Inclusion. We value diverse backgrounds and perspectives and foster a respectful, inclusive working environment where everyone can contribute and grow.

8. Equal Employment Opportunity. Team4UA is an equal opportunity employer and does not tolerate discrimination on any legally protected grounds.

9. Protection and Ethics. Team4UA adheres to PSEA principles and does not tolerate abuse, harassment, or misconduct. All staff must comply with Ukrainian law, the Code of Conduct, internal policies, complete mandatory safeguarding training, and uphold humanitarian accountability standards.

Фахівець з охорони праці

1. Передумови

Благодійний фонд Team4UA реалізує гуманітарні програми та програми відновлення по всій території України. У зв’язку з розвитком організації та розширенням діяльності ми посилюємо систему управління охороною праці для забезпечення безпечних умов праці, дотримання вимог законодавства України, вимог донорів та міжнародних практик.

2. Опис посади

Фахівець з охорони праці безпосередньо підпорядковується Директору Фонду та відповідає за створення, впровадження, функціонування і постійне вдосконалення системи управління охороною праці. Посада поєднує управління професійними ризиками, проведення перевірок робочих місць, організацію навчання та інструктажів, ведення документації, контроль дотримання вимог законодавства, а також розслідування інцидентів і надання консультаційної підтримки працівникам та керівникам.

3. Основні вимоги

А. Управління системою охорони праці

• Впровадження та постійне вдосконалення системи управління охороною праці Фонду.
• Контроль дотримання вимог законодавства України, внутрішніх політик, вимог донорів та міжнародних стандартів у сфері охорони праці.
• Розробка, актуалізація та ведення документації й інструкцій з охорони праці.
• Моніторинг дотримання вимог охорони праці в усіх офісах та місцях здійснення діяльності Фонду.

Б. Оцінка ризиків та запобігання небезпекам

• Проведення перевірок робочих місць та оцінки професійних ризиків.
• Виявлення небезпечних факторів і розробка рекомендацій щодо їх усунення.
• Оцінка ризиків, пов’язаних із польовою діяльністю, службовими відрядженнями, дистанційною роботою та відкриттям нових офісів.
• Організація обов’язкових медичних оглядів працівників та контроль використання засобів індивідуального захисту (за потреби).

В. Навчання, інциденти та документація

• Організація та проведення навчань і інструктажів з охорони праці.
• Участь у розслідуванні нещасних випадків, інцидентів і потенційно небезпечних подій, контроль виконання коригувальних заходів.
• Ведення обов’язкової документації, звітності та участь у підготовці до аудитів і перевірок.
• Консультування керівників і працівників з питань охорони праці та взаємодія з державними органами й іншими заінтересованими сторонами.

3. Кваліфікація та досвід

Освіта:

• Вища освіта за напрямом «Охорона праці», «Інженерія», «Цивільний захист», «Технічні науки» або іншим спорідненим напрямом.
• Додаткова професійна підготовка або навчання з питань охорони праці відповідно до вимог законодавства України є обов’язковими.

Досвід:

• Не менше 2 років професійного досвіду роботи у сфері охорони праці.
• Досвід розробки документації та впровадження системи управління охороною праці.
• Практичний досвід проведення перевірок робочих місць, оцінки професійних ризиків, розслідування інцидентів та впровадження коригувальних заходів.
• Досвід роботи із законодавством України у сфері охорони праці.
• Досвід роботи в гуманітарному секторі, неурядових або міжнародних організаціях буде перевагою.

Навички та компетенції:

• Ґрунтовне знання законодавства України у сфері охорони праці.
• Розвинені аналітичні, організаційні та комунікаційні навички.
• Висока увага до деталей та орієнтація на дотримання вимог законодавства.
• Впевнене володіння Microsoft Office.

Мови: Вільне володіння українською мовою, робоче знання англійської мови (як перевага).

5. Супервізія та звітність

Фахівець з охорони праці безпосередньо підпорядковується Директору Фонду та тісно взаємодіє з усіма структурними підрозділами, керівниками, працівниками, підрядниками та зовнішніми заінтересованими сторонами з метою забезпечення дотримання вимог охорони праці в діяльності Фонду.

6. Тривалість та місце роботи

Тривалість: до 30 листопада 2026 року (з можливістю продовження за наявності фінансування).

Місце роботи: м. Київ, Україна

7. Різноманіття, рівність та інклюзія. Ми цінуємо різноманіття досвіду та створюємо інклюзивне середовище, де кожен може розвиватися та робити внесок.

8. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якими ознаками, захищеними законом.

9. Захист та етика. Ми дотримуємося принципів PSEA та не допускаємо зловживань чи домагань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та внутрішніх політик, пройти обов’язкове навчання та підтримувати гуманітарні стандарти підзвітності.