Офіс-адміністратор

Medical Data Management — провідний постачальник комунікаційних та дослідницьких рішень для фармацевтичного ринку. Ми працюємо з міжнародними брендами та забезпечуємо повний цикл супроводу, включно з правовим забезпеченням діяльності компанії.

Ми в пошуку уважного та організованого адміністратора, який стане обличчям офісу. Це людина, яка вміє тримати під контролем документи, зустрічі, комунікації та створює відчуття порядку й злагодженої роботи.

Мета ролі: забезпечувати ефективну роботу офісу та адміністративну підтримку команди.

Основні обов’язки:

• Ведення діловодства та документообігу (реєстрація, зберігання, передача документів, робота з постачальниками).
• Організація зустрічей, дзвінків, відрядження і нарад (календар, квитки, бронювання).
• Підготовка внутрішніх документів (листи, накази) та підтримка бухгалтерії.
• Прийом дзвінків, робота з поштою, зустріч відвідувачів.
• Контроль виконання доручень керівника та координація роботи з підрозділами.
• Забезпечення офісу канцелярією та базовими потребами.
• Формування та відправлення посилок клієнтам, контроль роботи кур'єрської служби та відстеження своєчасного отримання відправлень.
• Оперативне отримання та обробка посилок у внутрішній системі.
• Ведення бази даних пацієнтів, обробка купонів, анкет та опитувальників
• Збір від аптечних закладів документів, анкет, купонів та інших матеріалів, необхідних для реалізації проєктів.
• Внесення даних до електронної системи (анкети, купони, реєстрація пацієнтів).
• Комунікація з лікарями, пацієнтами та аптечними закладами в межах реалізації проєктів.
• Своєчасне та коректне внесення до CRM-системи рахунків на оплату, пов’язаних із виконанням проєктів і програм.
• Виконання інших завдань та доручень безпосереднього керівника в межах посадових обов’язків.

Вимоги:

• Досвід роботи на аналогічній посаді від 1 року.
• Знання діловодства, основ документообігу та адміністративної підтримки.
• Володіння ПК, MS Office, досвід роботи з CRM-системою.
• Знання англійської мови на рівні Intermediate і вище.
• Відповідальність, організованість, комунікабельність.
• Вміння працювати одночасно з кількома задачами та тримати дедлайни.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування та стабільну заробітну плату.
• Роботу в дружній та професійній команді.
• Офіс у зручній локації.
• Підтримку керівника та простір для професійного розвитку.

Якщо Вас зацікавила вакансія і Ви хочете стати частиною нашої команди, надсилайте резюме вказуючи бажаний рівень заробітної плати. P.S. Надсилаючи резюме Ви автоматично даєте згоду нашій компанії на збір та обробку своїх персональних даних, згідно з чинним законодавством України.