HR Assistant, провідний фахівець з персоналу

БФ «MAG Україна»

Назва посади: Провідний фахівець з персоналу

Місцезнаходження: Миколаїв

Випробувальний термін: 3 місяці

Орієнтована дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата: 50 500 грн на місяць (брутто), 38 885 грн (нетто)

Закриття вакансії: 31 серпня 2026 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше у випадку знаходження відповідного кандидата.

Про БФ «MAG Україна» :

Благодійний фонд Mines Advisory Group (MAG) в Україні є частиною міжнародної організації Mines Advisory Group, яка понад 30 років здійснює очищення територій від вибухонебезпечних предметів та проводить навчання з мінної безпеки у більш ніж 34 країнах світу.

Фонд створено для підтримки діяльності філії MAG в Україні, яка працює над очищенням територій, забруднених вибухонебезпечними предметами, підвищенням обізнаності населення щодо ризиків та сприянням відновленню безпечних умов для життя і розвитку громад.

БФ «MAG Україна» заохочує подавати заявки людей з інвалідністю. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, у якому всі співробітники відчувають повагу та підтримку у реалізації свого потенціалу.

Основні обов’язки

• Організація повного циклу підбору персоналу: розміщення вакансій, пошук кандидатів, розгляд резюме, проведення первинних співбесід, організація тестових завдань та координація співбесід із керівниками підрозділів.
• Комунікація з кандидатами на всіх етапах процесу підбору персоналу, надання інформації щодо вакансій, умов працевлаштування та процесу найму.
• Підготовка Job Offer, збір і перевірка документів кандидатів, координація проходження медичних оглядів.
• Організація процесу адаптації (onboarding) нових працівників, взаємодія з іншими підрозділами щодо підготовки робочого місця та супровід нових співробітників під час адаптаційного періоду.
• Ведення кадрового адміністрування відповідно до вимог законодавства України, внутрішніх політик MAG та вимог донорів.
• Підготовка кадрової документації, включаючи накази, трудові договори, додаткові угоди, документи щодо прийняття, переведення, зміни умов праці та звільнення працівників.
• Формування, ведення, систематизація та архівування особових справ працівників, забезпечення актуальності кадрової документації та електронних HR-баз.
• Ведення обліку відпусток, контроль строків трудових договорів, підготовка відповідної кадрової звітності та нагадувань.
• Ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів відповідно до вимог законодавства України, забезпечення актуальності військово-облікових документів та взаємодія з територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки.
• Підготовка документів для бронювання військовозобов'язаних працівників, контроль строків бронювання та взаємодія з державними органами.
• Підготовка кадрової звітності, аналітичних довідок та інформації щодо персоналу за запитами керівництва.
• Надання працівникам консультацій з кадрових та адміністративних питань.
• Координація підготовки та підписання внутрішніх документів (наказів, договорів, контрактів, заяв, актів та іншої документації).
• Взаємодія з відділами логістики, закупівель та іншими підрозділами щодо організації робочих місць нових працівників.
• Надання адміністративної підтримки, включаючи бронювання приміщень і готелів, координацію службових відряджень, взаємодію з постачальниками адміністративних послуг та контроль супровідної документації.
• Участь у дисциплінарних процедурах, службових розслідуваннях, HR-проєктах та інших заходах з управління персоналом за дорученням керівництва.
• Забезпечення конфіденційності персональних даних працівників і кандидатів відповідно до законодавства України та внутрішніх політик MAG.
• Виконання інших завдань у межах компетенції за дорученням безпосереднього керівника.

Вимоги

• Вища профільна освіта (ступінь бакалавра або магістра).
• Досвід роботи у сфері управління персоналом від 1 року.
• Знання трудового законодавства України.
• Практичний досвід ведення кадрового адміністрування буде перевагою.
• Знання вимог щодо ведення військового обліку.
• Вміння працювати з великими обсягами інформації.
• Високий рівень ведення кадрової документації.
• Уважність до деталей та високий рівень відповідальності.
• Відмінні організаційні навички та вміння працювати в умовах багатозадачності.
• Розвинені комунікативні навички та вміння ефективно взаємодіяти з працівниками різних підрозділів.
• Впевнене користування Microsoft Office (Word, Excel), Outlook, Teams, SharePoint та іншими офісними програмами.
• Вільне володіння українською мовою.
• Англійська мова — високий рівень.

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України.

Через велику кількість заявок ми не можемо відповісти кожному кандидату. Якщо ви не отримали відповіді протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

MAG Ukraine Charitable Foundation

Position Title: HR Assistant

Location: Mykolaiv

Probation Period: 3 months

Estimated Start Date: ASAP

Salary: UAH 50,500 gross per month, UAH 38,885 net

Closing Date: 31 August 2026, however applications will be reviewed on a rolling basis and the position may be offered earlier if a suitable candidate is identified.

About MAG Ukraine Charitable Foundation

The Mines Advisory Group (MAG) Ukraine Charitable Foundation is part of the international Mines Advisory Group organisation, which has been delivering explosive ordnance clearance and mine risk education globally for over 30 years in more than 34 countries.

The Foundation was established to support the activities of the MAG branch in Ukraine, which works to clear land contaminated by explosive ordnance, raise awareness of risks among the population, and contribute to restoring safe living conditions and sustainable development for communities.

MAG Ukraine Charitable Foundation strongly encourages persons with disabilities to apply. We strive to create an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

Key Responsibilities

• Organise the full recruitment cycle, including posting vacancies, sourcing candidates, screening CVs, conducting initial interviews, coordinating recruitment tests, and arranging interviews with hiring managers.
• Maintain communication with candidates throughout the recruitment process, providing information about vacancies, employment conditions, and recruitment procedures.
• Prepare Job Offers, collect and verify employment documentation, and coordinate pre-employment medical examinations.
• Coordinate the onboarding process for new employees, liaise with relevant departments to ensure workstations are prepared, and support employees throughout their induction period.
• Maintain HR administration in accordance with Ukrainian labour legislation, MAG policies, and donor requirements.
• Prepare HR documentation, including employment contracts, amendments, HR orders, and documentation related to hiring, transfers, changes in employment conditions, and terminations.
• Create, maintain, organise, and archive employee personnel files while ensuring that HR documentation and electronic databases remain accurate and up to date.
• Maintain annual leave records, monitor employment contract expiry dates, and prepare relevant HR reports and reminders.
• Maintain military registration records for conscripts, persons liable for military service, and reservists in accordance with Ukrainian legislation, ensuring military registration documents remain accurate and coordinating with the Territorial Centres of Recruitment and Social Support.
• Prepare documentation required for employee reservation (mobilisation exemption), monitor reservation validity periods, and support communication with relevant state authorities.
• Prepare HR reports, analytical summaries, and personnel-related information upon management request.
• Provide employees with guidance on HR and administrative matters.
• Coordinate the preparation and signing of internal documentation, including HR orders, contracts, agreements, applications, reports, and other organisational documents.
• Liaise with the Logistics, Procurement, and other internal departments to ensure appropriate workplace setup for new employees.
• Provide administrative support, including booking meeting rooms and accommodation, coordinating business travel, liaising with service providers, and monitoring supporting administrative documentation.
• Support disciplinary procedures, workplace investigations, HR projects, and other personnel-related activities as assigned by management.
• Ensure the confidentiality of employee and candidate personal data in accordance with Ukrainian legislation and MAG policies.
• Perform other duties within the scope of the position as assigned by the line manager.

Requirements

• Bachelor’s or Master’s degree in Human Resources, Business Administration, or another relevant field.
• At least one year of experience in Human Resources.
• Knowledge of Ukrainian labour legislation.
• Practical experience in HR administration will be considered an advantage.
• Knowledge of military registration requirements.
• Ability to work with large volumes of information.
• Strong HR administration and document management skills.
• Excellent attention to detail and a high level of responsibility.
• Strong organisational skills with the ability to manage multiple priorities and deadlines.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel), Outlook, Teams, SharePoint, and other office applications.
• Fluency in Ukrainian.
• High level of English proficiency.

How to Apply

This opportunity is available to Ukrainian nationals only.

Due to the high volume of applications we receive, we are not able to respond to every applicant. If you have not heard from us within 3 weeks of submitting your application, it means that your application has not been successful.