Операційний менеджер

Привіт!

Grape — бренд-маркетингова агенція, яка понад 15 років працює з амбітними українськими та міжнародними бізнесами. Ми допомагаємо компаніям створювати й розвивати бренди: від досліджень, стратегії та позиціонування до креативу, дизайну, кампаній і комунікацій.

Grape увійшла до Forbes Next 250 як компанія, що формує майбутнє своєї індустрії. Серед брендів, з якими ми працювали: Visa, ПриватБанк, monobank, Сільпо, L’Oréal, Corteva, ENSO, Avalon, blago та інші.

Наша суперсила — поєднувати стратегію, креатив і сильний execution. Ми працюємо з багатьма клієнтськими проєктами одночасно через команди Project Management, Strategy, Creative, Design і SMM. Зараз хочемо зробити цю систему ще прозорішою, керованішою та прогнозованішою — і шукаємо людину, яка це побудує.

Що це за роль

Це не адміністратор Asana і не класичний Project Manager. Нам потрібна людина з сильним execution, яка вже будувала системи управління роботою команд і зможе створити та вести операційну систему агенції: трафік, навантаження, ресурси, правила роботи і звітність.

Що треба буде робити

• Налаштувати Asana під реальну роботу Grape і зібрати всі активні проєкти в єдину систему.
• Побудувати зрозумілі workflow, статуси, шаблони проєктів, правила постановки і передачі задач.
• Бачити завантаження кожного департаменту і кожної людини, розподіляти задачі та контролювати дедлайни.
• Запустити planned vs actual workload, capacity planning і базовий time tracking.
• Разом з керівниками команд створити playbooks для кожного департаменту і окремих ролей усередині департаментів.
• Створити єдині та міжкомандні dashboards, щоб було видно навантаження, статуси, bottlenecks, ризики й передачу задач між командами.
• Проводити щотижневий traffic/status review і готувати короткий звіт для керівництва: що відбувається, де проблеми і що треба вирішити.
• Усі активні проєкти зібрані в Asana.
• Є зрозуміла структура проєктів, задач, команд і відповідальних.
• Видно поточне завантаження команд і ключові bottlenecks.
• Працює щотижневий traffic meeting.

Який результат ми хочемо за 90 днів

Перший місяць — побачити всю систему

Результат: ми бачимо всю активну роботу агенції в одному місці.

Другий місяць — почати керувати навантаженням

• Видно планове завантаження кожної людини.
• Працюють правила постановки, пріоритизації та передачі задач між командами.
• Створені playbooks для основних департаментів і ключових ролей у них.
• Видно прострочені задачі, ризики, backlog і перевантаження.
• Налаштовані базові dashboards по департаментах.

Результат: ми розуміємо, де виникають проблеми, і можемо швидко перерозподіляти ресурс.

Третій місяць — отримати керовану операційну систему

• Є planned vs actual workload по кожній людині.
• Видно capacity кожного департаменту і прогноз завантаження на 2−4 тижні вперед.
• Працюють playbooks для кожного департаменту і ролей у департаментах.
• Є загальні міжкомандні dashboards: статуси проєктів, передача задач, навантаження, bottlenecks, ризики та backlog.
• Працює регулярний Operations Report для керівництва.
• Є зрозумілий traffic і resource management з правилами escalation.

Результат: рішення про пріоритети, ресурси і найм приймаються на основі даних, а робота між командами стає прозорою і керованою.

Як має виглядати щотижневий результат

• Завантаження кожного департаменту і кожної людини.
• Люди з перевантаженням і недовантаженням.
• Активні, прострочені та ризикові проєкти.
• Новий обсяг робіт, виконаний обсяг і backlog.
• Передача задач і залежності між командами.
• Прогноз завантаження на наступні 2−4 тижні.
• Що потрібно змінити або вирішити цього тижня.
• Досвід у ролі Traffic Manager, Resource Manager, Operations Manager або Delivery Operations Manager.
• Практичний досвід побудови або перебудови систем управління роботою в Asana, Worksection, Monday.com або інших work/project management системах.
• Досвід роботи з кількома командами і великою кількістю паралельних проєктів.
• Розуміння workload, capacity, resource planning, delivery і traffic management.
• Досвід створення SOP, playbooks, правил роботи та dashboards.
• Сильний execution: вміння не тільки придумати процес, а впровадити його і добитися, щоб ним користувалися.
• Досвід у creative / digital / advertising / marketing agency буде великою перевагою.

Пропонуємо:

• Роботу в команді одного з лідерів ринку, що формують новий якісний рівень українського маркетингу в Україні та в світі
• Формування професійного портфоліо у проєктах для транснаціональних компаній і стартапів з глобальними амбіціями
• Конкурентну оплату праці, професійні навички та досвід
• Офіційне працевлаштування, оплачувану відпустку, лікарняні, корпоративні свята
• Маємо офіс в історичному центрі міста біля Андріївської церкви.