Архіваріус

Посада: Архіваріус

Кінцевий термін подачі заявок: 30 вересня 2026 року. Ми лишаємо за собою право на власний розсуд зупинити цей конкурс в будь-який момент.

«Десяте квітня»- громадська організація, яка працює в напрямку покращення захисту населення, що постраждало від конфлікту, шляхом надання правової, соціальної, психологічної та гуманітарної допомоги, сприяє змінам законодавства, залучення громад до реагування на надзвичайні ситуації та пошуку довгострокових рішень, у співпраці з органами влади та за підтримки їх потенціалу, з особливим акцентом на найбільш вразливих групах. Арцибашева Тетяна Миколаївна ЄДРПОУ/ІПН 38296562 Працівник/ця на цій посаді зобов’язаний (а) дотримуватися гуманітарних принципів, принципів PSEA (захист від сексуальної експлуатації та наруги), safeguarding (захисту бенефіціарів та запобігання шкоді), конфіденційності, недискримінації, захисту персональних даних, а також Кодексу поведінки та внутрішніх політик організації. Архіваріус забезпечує організацію, систематизацію, зберігання та облік документів організації відповідно до встановлених внутрішніх процедур та вимог до ведення архівної документації. Основна увага приділяється прийманню, упорядкуванню, класифікації та зберіганню документів, контролю їх належного оформлення, формуванню архівних справ, веденню обліку документації та забезпеченню можливості оперативного пошуку необхідних матеріалів. Архіваріус працює з такими завданнями, як формування номенклатури та архівних справ, систематизація документів, підготовка документів до архівного зберігання, ведення реєстрів та описів, контроль строків зберігання, підготовка документів до передачі на зберігання або знищення відповідно до встановлених процедур. Посада передбачає забезпечення належних умов зберігання документів, дотримання вимог щодо конфіденційності та обмеження доступу до документів, а також надання документів для користування уповноваженим працівникам відповідно до встановленого порядку. У разі виявлення відсутності, пошкодження, невідповідності або інших проблем із документацією архіваріус має інформувати відповідальних працівників та вживати необхідних заходів відповідно до внутрішніх процедур організації.

Завдання та обов’язки:

• Організація належного зберігання та забезпечення збереженості документів громадської організації, переданих до архіву;
• Приймання, реєстрація та систематизація документів, що надходять на архівне зберігання від структурних підрозділів та відповідальних працівників організації;
• Участь у формуванні та актуалізації номенклатури справ організації, перевірка правильності формування, оформлення та підготовки справ до передачі в архів;
• Формування, упорядкування та опис архівних справ відповідно до встановлених в організації процедур;
• Ведення обліку архівних документів, реєстрів, описів та іншої необхідної архівної документації;
• Забезпечення оперативного пошуку та надання документів, що зберігаються в архіві, за службовими запитами уповноважених працівників;
• Видача документів з архіву в тимчасове користування та контроль за їх своєчасним поверненням;
• Підготовка та надання скан-копій документів відповідно до отриманих запитів та з урахуванням вимог щодо конфіденційності й доступу до інформації;
• Забезпечення належного зберігання кадрової, фінансової, адміністративної, програмної та іншої документації організації відповідно до встановлених строків зберігання;
• Участь у підготовці документів до передачі на довгострокове або постійне зберігання, якщо це передбачено законодавством та внутрішніми процедурами організації;
• Проведення щорічного перегляду документів, строки зберігання яких завершилися, підготовка переліків та актів на їх знищення;
• Організація та супровід процесу знищення документів, строк зберігання яких завершився, із дотриманням установлених процедур та вимог щодо захисту інформації;
• Контроль за дотриманням працівниками організації встановленого порядку передачі, зберігання, використання та повернення архівних документів;
• Участь у підготовці документів та матеріалів під час внутрішніх перевірок, аудитів, донорських перевірок та інших процедур контролю, у межах компетенції архіваріуса;
• Забезпечення конфіденційності документів та недопущення несанкціонованого доступу до архівних матеріалів;
• Створення, систематизація та ведення цифрового архіву Організації із забезпеченням захисту, збереженості та доступності документів;
• Взаємодія зі структурними підрозділами та працівниками організації з питань формування, передачі, пошуку, використання та зберігання документів.

Кваліфікаційні вимоги. Необхідні навчики:

• Вища або середня спеціальна освіта; перевагою буде освіта у сфері архівної справи, документознавства, діловодства або суміжних напрямів;
• Досвід роботи з документами, діловодством або архівною справою буде перевагою; Знання основ організації архівного зберігання та документообігу;
• Впевнене користування комп’ютером та офісними програмами, зокрема Microsoft Word та Microsoft Excel;
• Уважність до деталей, організованість та відповідальність;
• Знання Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях;
• Вміння працювати з великим обсягом документів та інформації;
• Вміння систематизувати документи, вести облік та дотримуватися встановлених процедур;
• Вільне володіння українською мовою;
• Дотримання принципів конфіденційності та захисту інформації;
• Готовність працювати з документацією громадської організації, зокрема програмною, фінансовою, кадровою та адміністративною документацією.

Буде перевагою: досвід роботи в громадському або неприбутковому секторі, зокрема з документацією за проєктами та донорськими програмами.

МИПРОПОНУЄМО:

• Працевлаштування відповідно до договору, конкурентнийрівень оплати праці, роботу в дружньому і вмотивованому середовищі.

Процедура звернення:

Резюме і мотивувальний лист необхідно надіслати на адресу [відгукнутися] по темі: «Архіваріус».

Подача відгуку на вакансію є першим етапом відбору. Якщо Ви не отримали запрошення на співбесіду, це означає, що Ваше резюме не було відібрано, а досвід та навички інших кандидатів виявилися більш відповідними вимогам посади. Ми вдячні за Ваш інтерес та час, приділений подачі заявки. На етапі попереднього відбору індивідуальний зворотний зв’язок не надається.