Офіс-менеджер, діловод

У партнерстві з Асоціацією сонячної енергетики України ми оголошуємо про відкриття посади Офіс-менеджера з функціями діловода та початок розгляду зацікавлених у співпраці спеціалістів.

Асоціація сонячної енергетики України (АСЕУ) — це найбільше профільне об'єднання сонячної індустрії в Україні, до якого входять інвестори промислових сонячних електростанцій, компанії-проектувальники, ЕРС-підрядники та забудовники сонячних електростанцій, сервісні компанії СЕС, виробники обладнання для сонячних електростанцій, дистриб’ютори та інсталятори невеликих СЕС, спеціалізовані на енергетиці юридичні та консалтингові компанії, страхові і транспортні підприємства, компанії, що займаються утилізацією сонячних панелей, а також власники домашніх сонячних електростанцій.

Ми знаходимось в пошуку відповідального та організованого фахівця, який доєднається до команди Асоціації й буде забезпечувати ефективну щоденну роботу офісу, ведення ділової документації та координацію адміністративних процесів.

Основні обов’язки:

• Організація та забезпечення безперебійної щоденної роботи офісу;

• Закупівля та контроль наявності канцелярського приладдя, господарських товарів, продуктів та інших необхідних матеріалів;
• Ведення ділового листування українською мовою та, за потреби, англійською;
• Адміністрування корпоративних електронних поштових скриньок, своєчасне опрацювання та розподіл вхідної кореспонденції;
• Підготовка, оформлення, реєстрація та надсилання офіційних листів, звернень, запрошень, інформаційних повідомлень та інших документів;
• Ведення журналу та обліку вхідної і вихідної кореспонденції;
• Ведення внутрішньої документації, систематизація та архівування документів;
• Формування, ведення та актуалізація баз контактів партнерів, клієнтів, державних установ та інших контрагентів;
• Координація ділової комунікації та взаємодія з державними органами, партнерами, підрядниками та іншими організаціями;
• Організаційний супровід участі компанії в конференціях, форумах, виставках, вебінарах та інших заходах: реєстрація, комунікація з організаторами та координація підготовчих процесів;
• Допомога у підготовці інформаційних матеріалів, презентацій, буклетів та іншої друкованої продукції;
• Організація замовлення брендованої та сувенірної продукції;
• Підготовка та надсилання рахунків, видаткових накладних та інших супровідних документів;
• Ведення обліку адміністративних витрат, контроль поточних витрат та підготовка відповідної інформації для керівництва;
• Контроль своєчасної оплати поточних рахунків, сервісів, підписок та інших регулярних платежів;
• Контроль календаря важливих подій, зустрічей і заходів, своєчасне нагадування керівництву про заплановані активності;
• Організаційна підтримка привітань, подарунків та інших корпоративних заходів;
• Організація поштових і кур'єрських відправлень, контроль отримання кореспонденції та взаємодія з поштовими службами;
• Виконання інших адміністративних та організаційних доручень керівництва.

Вимоги до кваліфікації та професійного досвіду:

• Досвід роботи на посаді офіс-менеджера, адміністратора, асистента керівника, секретаря або діловода буде перевагою;
• Впевнене володіння ПК та пакетом Microsoft Office: Word, Excel, Outlook;
• Вміння працювати з Google Workspace (електронна пошта, календар та системи зберігання документів);
• Відмінне володіння українською мовою (грамотна усна та письмова комунікація);
• Знання англійської мови буде перевагою, зокрема для ведення базового ділового листування;
• Гарні комунікаційні та організаційні навички;
• Уважність до деталей та вміння працювати з великим обсягом інформації;
• Високий рівень відповідальності, самоорганізації та пунктуальності;
• Ініціативність та вміння працювати в команді.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування, згідно КЗпП
• Заробітна плата: від 25 000 до 30 000 грн за результатами співбесіди
• Графік роботи: Пн-Пт 9:00 — 18:00
• Тривалість щорічної відпустки 24 к. д.
• Роботу в затишному офісі та своєчасну оплату праці
• Можливість подальшого кар'єрного зростання в напрямі адміністрування, юриспруденції та галузі відновлюваної енергетики

Якщо ви зацікавлені дізнатися більше про цю пропозицію, будь ласка, надішліть своє резюме на адресу [відгукнутися] з темою листа «Офіс менеджер (АСЕУ)», та ми надамо вам більш детальну інформацію про вакансію.