Partnership Finance Officer

ZOA, як міжнародна неурядова організація, надає підтримку людям, які втратили все внаслідок збройного конфлікту або стихійного лиха. Разом ми можемо прийти їм на допомогу в надзвичайних ситуаціях і залишатися поруч із громадами під час їхнього відновлення —створюючи нові можливості для того, щоб люди знову могли самостійно забезпечувати своє життя.

У квітні 2022 року ZOA розпочала роботу в Україні з надання допомоги внутрішньо переміщеним особам в Ужгороді та Закарпатській області. Сьогодні наші команди працюють у Чернігові та Сумах, охоплюючи північні регіони України, а також у Кривому Розі та Миколаєві, охоплюючи Херсонську область і південні регіони України. Основна увага програм ZOA зосереджена на найбільш вразливих верствах населення у сільській місцевості. Організація реалізує програми грошової допомоги, підтримки житла, WASH та забезпечення засобів до існування.

Ви можете дізнатися більше про нас: www.zoa-international.com.

Фахівець/фахівчиня з фінансів та розвитку партнерства (Partnership Finance Officer) відповідає за надання фінансової та операційної підтримки партнерським організаціям, які реалізують гуманітарні заходи, з особливим фокусом на зміцненні спроможності партнерів у сфері фінансового менеджменту, фінансової звітності, бюджетування, закупівель та дотримання вимог протягом усього циклу партнерства.

Основні обов’язки

Фінансовий менеджмент партнерів та зміцнення їхньої спроможності

• Надавати партнерам постійні технічні консультації та практичну підтримку з питань фін. менеджменту, бюджетування, фін. звітності, закупівель та належного оформлення підтвердних документів.
• Посилювати спроможність партнерів у сфері фін. менеджменту шляхом практичного навчання на робочому місці, наставництва та проведення цільових тренінгів.
• Підтримувати партнерів у розумінні та застосуванні вимог ZOA, донорів і чинного законодавства у фінансовій та адміністративній сферах.
• Виявляти прогалини у фін. менеджменті партнерів та сприяти розробці й реалізації планів з розвитку їхньої спроможності.
• Підтримувати партнерів у підвищенні якості, точності, повноти та своєчасності фін. звітності.
• Надавати партнерам регулярний зворотний зв’язок щодо виявлених недоліків у фін. менеджменті та контролювати виконання погоджених коригувальних заходів.
• Підтримувати партнерів у запровадженні та забезпеченні належного функціонування фін. контролів для реалізації заходів зимового реагування.

Бюджетування та фінансова звітність

• Перевіряти бюджети партнерів та надавати технічні рекомендації з метою забезпечення реалістичності, допустимості, належного обґрунтування запропонованих витрат та їх відповідності затвердженим заходам зимового реагування і вимогам донорів.
• За необхідності підтримувати партнерів у підготовці або внесенні змін до бюджетів, прогнозуванні та моніторингу витрат.
• Надавати партнерам технічну допомогу під час підготовки та подання фінансової звітності.
• Перевіряти фін. звіти партнерів та підтвердні документи на предмет повноти, точності, допустимості витрат і відповідності погодженим вимогам.
• Опрацьовувати з партнерами виявлені розбіжності, непідтверджені витрати, прогалини у звітності або затримки та підтримувати їх у пошуку відповідних рішень.
• Контролювати своєчасне подання партнерами фін. звітів і заявок на фінансування та надавати відповідні оновлення керівнику.
• Забезпечувати ведення точної та актуальної інформації щодо залишків коштів партнерів, витрат, зобов’язань та використання фінансування.
• Здійснювати фін. перевірку заявок партнерів на виплати відповідно до чинних процедур ZOA .

Дотримання вимог у сфері закупівель та фінансів

• Надавати партнерам фінансову та процедурну підтримку протягом усього процесу закупівель, пов’язаних із реалізацією заходів зимового реагування.
• Підтримувати партнерів у плануванні, проведенні, документуванні та завершенні закупівель відповідно до вимог ZOA, донорів та інших застосовних організаційних вимог.
• Перевіряти документацію партнерів щодо закупівель, договори, комерційні пропозиції, рахунки-фактури та інші відповідні підтвердні документи на предмет фінансової та процедурної відповідності.
• Надавати фін. оцінку під час перевірки та погодження закупівельних процесів партнерів відповідно до застосовних процедур ZOA та делегованих повноважень.
• Консультувати партнерів щодо обґрунтованості вартості, оптимального співвідношення ціни та якості (value for money), допустимості витрат, належного підтвердження витрат, розподілу обов’язків та інших відповідних фін. контролів.
• Підтримувати партнерів у виявленні та мінімізації фінансових і закупівельних ризиків, пов’язаних із реалізацією заходів зимового реагування.
• Надавати партнерам практичні рекомендації щодо вирішення питань фінансового та закупівельного комплаєнсу та впровадження коригувальних заходів.

Фінансовий моніторинг та управління ризиками

• Проводити фін. моніторинг партнерських організацій відповідно до плану посилення спроможності.
• Перевіряти фін. документи партнерів та підтвердну документацію з метою забезпечення відповідності вимогам ZOA щодо ведення, зберігання документації та фін. процедур.
• Виявляти фінансові, закупівельні та операційні ризики й надавати відповідні рекомендації щодо їх мінімізації.
• Підтримувати партнерів у забезпеченні належного документування та функціонування внутрішніх контролів протягом реалізації заходів зимового реагування.
• Брати участь у стартових зустрічах із партнерами, моніторингових візитах, зустрічах з аналізу результатів та фінальних зустрічах, надаючи необхідні фінансові консультації та здійснюючи подальший супровід.

Переказ коштів партнерам

• Перевіряти потреби партнерів у грошових коштах та заявки на фінансування та координація щодо своєчасного та належного здійснення переказів.
• Готувати та вести графіки запланованих переказів коштів партнерам для подальшого розгляду та погодження.
• Співпрацювати з програмною та фінансовою командами для забезпечення відповідності витрат партнерів затвердженим бюджетам та результатам програм.

• Надавати актуальну фін. інформацію щодо бюджетів партнерів, витрат, прогнозів та потреб у фінансуванні для моніторингу програм і підготовки донорської звітності.

Координація та підзвітність

• Тісно співпрацювати з командами та іншими відповідними підрозділами ZOA для забезпечення скоординованої підтримки партнерів.
• Підвищувати обізнаність партнерів щодо вимог ZOA у сфері підзвітності, safeguarding, запобігання сексуальній експлуатації та насильству (PSEA) і Кодексу поведінки.
• Забезпечувати надання всієї підтримки відповідно до Кодексу поведінки ZOA, політик safeguarding та принципу Do No Harm («Не нашкодь»).

Організаційне навчання

• Організовувати та проводити регулярні навчальні заходи для партнерів з питань фін. менеджменту, бюджетування, звітності, закупівель та комплаєнсу.
• Документувати отримані уроки та найкращі практики у сфері фін. менеджменту партнерів і реалізації заходів зимового реагування.
• Брати участь у постійному вдосконаленні фін. інструментів, рекомендацій та процедур ZOA щодо роботи з партнерами.
• Приділяти належну увагу професійному розвитку та організаційному навчанню відповідно до прагнення ZOA до безперервного навчання та розвитку.

Ваш профіль

Знання та досвід

• Вища освіта у сфері фінансів/бухгалтерського обліку.
• Щонайменше 3 роки досвіду у сфері грантового та фінансового менеджменту й бухгалтерського обліку.
• Ґрунтовні знання та практичний досвід роботи з донорськими вимогами та управління субгрантами, особливо в рамках грантів UHF.
• Сильні управлінські, технічні та наглядові навички та відповідний досвід.
• Знання нормативно-правової бази та законодавства України у сфері бухгалтерського обліку.
• Досвід підтримки місцевих партнерських організацій.
• Належне розуміння донорських правил та вимог.
• Підтверджений досвід і навички підготовки та презентації фінансових звітів, а також здатність перетворювати складні фінансові дані на зрозумілі та інформативні звіти.
• Високий рівень володіння комп’ютером та програмами MS Office, особливо MS Excel.
• Відмінне усне та письмове володіння українською мовою.
• Готовність регулярно здійснювати поїздки до польових офісів ZOA, партнерських організацій та місць реалізації проєктів — орієнтовно 25% робочого часу.

Особисті якості та поведінкові компетенції

• Високі навички побудови та підтримки професійних зв’язків, міжособистісна, організаційна та міжкультурна чутливість.
• Навички адвокації та представлення інтересів.
• Відданість принципам інклюзії.
• Здатність планувати, координувати та організовувати роботу.
• Високий рівень доброчесності.
• Здатність до самостійної роботи та самоорганізації.
• Ініціативність та здатність самостійно розпочинати й доводити справи до результату.
• Відданість місії, баченню та цінностям ZOA.

Особливі умови

• Місце роботи: Кривий Ріг або Київ.
• Передбачені регулярні поїздки до польових офісів, а також участь у зустрічах із партнерськими організаціями та іншими зацікавленими сторонами.

Зверніть увагу: з огляду на поточні обставини організація не має можливості надавати бронювання від мобілізації.

Ми цінуємо різноманітність, інклюзивність та рівні можливості й радо приймаємо заявки від усіх кваліфікованих кандидатів, які поділяють нашу відданість місії та цінностям ZOA (https://www.zoa-international.com/corporate-identity).

Кандидати повинні ознайомитися з політиками та процедурами ZOA до початку співбесіди. З ними можна ознайомитися на нашому веб-сайті: Codes and policies | ZOA

Бажано надсилати резюме обсягом не більше 3 сторінок. Відбір кандидатів відбуватиметься на постійній основі.

Ми зв’яжемося лише з обраними кандидатами та запросимо їх до участі в процесі відбору. Оцінювання може бути частиною процедури відбору. Документи, що не відповідають наведеному вище профілю, не розглядатимуться. У разі однакових результатів перевага надаватиметься внутрішнім кандидатам.

В рамках процесу підбору персоналу ZOA проводить відповідні перевірки перед працевлаштуванням, зокрема перевірку рекомендацій (включно з COTER: перевірка вашого імені у списках осіб, пов’язаних з тероризмом).

Надсилаючи заявку, Ви підтверджуєте свою згоду на збір та обробку Ваших персональних даних відповідно до законодавства щодо захисту даних.