Фахівець, фахівчиня з адміністративних та фінансових питань, молодший бухгалтер

ZOA міжнародна неурядова організація, надає підтримку людям, які втратили все внаслідок збройного конфлікту або стихійного лиха. Разом ми можемо прийти їм на допомогу в надзвичайних ситуаціях і залишатися поруч із громадами під час їхнього відновлення —створюючи нові можливості для того, щоб люди знову могли самостійно забезпечувати своє життя.

У квітні 2022 року ZOA розпочала роботу в Україні з надання допомоги внутрішньо переміщеним особам в Ужгороді та Закарпатській області. Сьогодні наші команди працюють у Чернігові та Сумах, охоплюючи північні регіони України, а також у Кривому Розі та Миколаєві, охоплюючи Херсонську область і південні регіони України. Основна увага програм ZOA зосереджена на найбільш вразливих верствах населення у сільській місцевості. Організація реалізує програми грошової допомоги, підтримки житла, WASH та забезпечення засобів до існування.

Ви можете дізнатися більше про нас: www.zoa-international.com.

Фахівець/фахівчиня з адміністративних та фінансових питань (молодший бухгалтер) підтримує роботу Фінансового відділу, забезпечуючи належне ведення фінансового адміністрування проєктів ZOA, що фінансуються EU, UHF та DOS.

Основна увага в цій ролі зосереджена на зборі, перевірці та забезпеченні повноти підтвердної документації за всіма фінансовими операціями, а також дотриманні вимог донорів, внутрішніх процедур ZOA та законодавства України.

Фахівець/фахівчиня з адміністративних та фінансових питань (молодший бухгалтер) також відповідає за адміністративне забезпечення роботи офісу, зокрема підтримання належного функціонування офісу, здійснення місцевих закупівель, підтримку процесів обліку та інвентаризації, сканування та належне зберігання документів.

Основні обов’язки

Фінансове адміністрування та документація

• Збирати, перевіряти та контролювати повноту й правильність підтвердних документів (рахунків-фактур, договорів, актів виконаних робіт/наданих послуг, табелів обліку робочого часу, заявок на оплату тощо).
• Забезпечувати відповідність усієї документації фінансовим політикам ZOA та вимогам донорів (EU, UHF, DOS).
• Забезпечувати належне ведення фізичної та електронної систем зберігання документів і постійну готовність до аудиту.
• Забезпечувати належний переклад документації (за потреби) та її узгодженість українською та англійською мовами.

Бухгалтерський облік та внесення даних

• Своєчасно та точно вносити фінансові операції до бухгалтерської системи.

• Забезпечувати правильне кодування витрат відповідно до бюджетів проєктів та вимог донорів.
• Допомагати у проведенні щомісячного закриття періоду та звірок (банківських рахунків, каси, авансів та кредиторської заборгованості).

Підтримка процесу здійснення платежів

• Готувати повні пакети документів на оплату, забезпечуючи наявність усіх необхідних погоджень і підтвердних документів.
• Взаємодіяти з програмними, логістичними та закупівельними командами для отримання відсутньої документації.
• Забезпечувати здійснення платежів відповідно до процедур ZOA та правил донорів щодо допустимості витрат.

Підтримка у сфері дотримання нормативних вимог та аудиту

• Забезпечувати відповідність усієї фінансової документації вимогам до аудиту донорів EU, UHF та DOS.
• Підтримувати проведення внутрішніх та зовнішніх аудитів шляхом підготовки необхідної документації.
• Допомагати в опрацюванні аудиторських зауважень, пов’язаних із фінансовою документацією та дотриманням вимог.

Координація та комунікація

• Взаємодіяти з програмними та адміністративними підрозділами для забезпечення своєчасного та належного подання фінансової документації.
• Вести облік відсутніх документів та проактивно нагадувати відповідальним працівникам про необхідність їх надання.
• Брати участь у вдосконаленні внутрішніх фінансових процесів та процедур документообігу.

Адміністративні обов’язки

• Організація щоденної роботи офісу ZOA: забезпечення порядку, наявності необхідних матеріалів та обладнання.
• Ведення та зберігання офісної документації. Сканування, архівування та структуроване зберігання документів.
• Підтримка команди в адміністративних та організаційних питаннях.
• Здійснення місцевих закупівель для потреб офісу та програм.
• Координація доставки документів, взаємодія з підрядниками та постачальниками послуг.
• Надання допомоги у перекладі документів за потреби.
• Реєстрація та опрацювання заявок на закупівлю в системі ERP відповідно до організаційних процедур.

Кваліфікація, досвід та навички

• Ступінь бакалавра у сфері бухгалтерського обліку, фінансів або суміжній галузі.
• Щонайменше 1 рік відповідного досвіду роботи у сфері бухгалтерського обліку або фінансів (досвід роботи в НУО буде перевагою).
• Знання вимог донорів (EU, UHF, DOS) буде перевагою.
• Висока уважність до деталей та здатність працювати з великим обсягом документації.
• Впевнене володіння Microsoft Excel та бухгалтерськими системами.
• Добре володіння українською мовою (усно та письмово).

Особисті якості та поведінкові компетенції

• Високий рівень доброчесності.
• Високі навички побудови та підтримки професійних зв’язків, міжособистісна, організаційна та міжкультурна чутливість.
• Підзвітність та відповідальність.
• Здатність планувати, координувати та організовувати роботу.
• Готовність до навчання та професійного розвитку.
• Здатність до самостійної роботи та самоорганізації.

• Відданість місії, баченню та цінностям ZOA.

Особливі умови

• Місце роботи: Кривий Ріг або Київ.
• Здатність працювати в умовах високого навантаження та дотримуватися стислих термінів, особливо в періоди підготовки звітності та проведення аудиту.
• Відданість цінностям ZOA, політикам safeguarding та гуманітарним принципам.

Зверніть увагу: з огляду на поточні обставини організація не має можливості надавати бронювання від мобілізації.

Ми цінуємо різноманітність, інклюзивність та рівні можливості й радо приймаємо заявки від усіх кваліфікованих кандидатів, які поділяють нашу відданість місії та цінностям ZOA (https://www.zoa-international.com/corporate-identity).

Кандидати повинні ознайомитися з політиками та процедурами ZOA до початку співбесіди. З ними можна ознайомитися на нашому веб-сайті: Codes and policies | ZOA

Бажано надсилати резюме обсягом не більше 3 сторінок. Відбір кандидатів відбуватиметься на постійній основі.

Ми зв’яжемося лише з обраними кандидатами та запросимо їх до участі в процесі відбору. Оцінювання може бути частиною процедури відбору. Документи, що не відповідають наведеному вище профілю, не розглядатимуться. У разі однакових результатів перевага надаватиметься внутрішнім кандидатам.

В рамках процесу підбору персоналу ZOA проводить відповідні перевірки перед працевлаштуванням, зокрема перевірку рекомендацій (включно з COTER: перевірка вашого імені у списках осіб, пов’язаних з тероризмом).

Надсилаючи заявку, Ви підтверджуєте свою згоду на збір та обробку Ваших персональних даних відповідно до законодавства щодо захисту даних.