Менеджер, менеджерка з логістики

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Менеджер/ка з логістики відповідає за організацію та координацію логістичних процесів Фонду, включно з управлінням транспортом, складським господарством, переміщенням та зберіганням матеріальних цінностей, забезпеченням офісів та інших робочих локацій необхідними ресурсами.

Менеджер/ка забезпечує ефективну та своєчасну організацію логістики відповідно до потреб Фонду, внутрішніх процедур та затверджених планів. Позиція передбачає координацію щоденних логістичних процесів, взаємодію з постачальниками та підрядниками, контроль використання матеріальних ресурсів і транспортних засобів.

Менеджер/ка з логістики працює на рівні всього Фонду та взаємодіє з керівництвом, програмними та адміністративними командами, фінансовим відділом, менеджером/кою з безпеки, працівниками офісів, мобільними командами та іншими співробітниками Фонду.

Основні обовʼязки:

• Організація та координація логістичних процесів Фонду відповідно до поточних та планових потреб організації.
• Планування та координація потреб Фонду в транспорті, матеріалах, обладнанні та інших ресурсах, необхідних для забезпечення щоденної діяльності.
• Організація доставки, переміщення та розподілу товарів, обладнання, матеріалів та інших матеріальних цінностей між офісами, складами та іншими локаціями Фонду.
• Організація та контроль роботи складів Фонду, включно з прийманням, зберіганням, видачею та переміщенням матеріальних цінностей.
• Забезпечення належного складського обліку та актуальності інформації щодо наявних запасів.
• Організація та проведення регулярної інвентаризації майна, обладнання, матеріалів та інших матеріальних цінностей Фонду.
• Ведення та актуалізація обліку майна та матеріальних активів Фонду відповідно до встановлених процедур.
• Контроль наявності, стану та належного використання майна, обладнання та матеріальних ресурсів.
• Організація та контроль роботи автопарку Фонду.
• Планування використання транспортних засобів відповідно до потреб працівників та діяльності Фонду.
• Координація роботи водіїв, планування маршрутів та організація транспортного забезпечення працівників і команд.
• Контроль технічного стану транспортних засобів, організація планового технічного обслуговування та ремонтів.
• Контроль своєчасності проходження технічного огляду, страхування, реєстрації та іншого необхідного документального супроводу транспортних засобів.
• Контроль використання пального, ведення відповідної документації та аналіз витрат на експлуатацію транспортних засобів.
• Організація транспортного та логістичного забезпечення робочих поїздок, заходів, переміщення обладнання та інших потреб Фонду.
• Взаємодія з менеджером/кою з безпеки щодо безпечної організації транспортних переміщень, маршрутів та використання транспортних засобів.
• Організація логістичного забезпечення офісів, складів та інших робочих локацій Фонду.
• Координація переміщення, встановлення, ремонту та заміни обладнання, меблів та інших матеріальних ресурсів у робочих локаціях.
• Участь у плануванні відкриття, переїзду, розширення або закриття офісів та інших локацій Фонду з логістичної точки зору.
• Організація своєчасного забезпечення офісів необхідними господарськими матеріалами, обладнанням та іншими ресурсами.
• Координація взаємодії з постачальниками та підрядниками з питань доставки, транспортування, ремонту, технічного обслуговування та інших логістичних послуг.
• Контроль своєчасності та якості надання логістичних послуг постачальниками та підрядниками.
• Ведення та систематизація логістичної документації, включно з документацією щодо транспорту, складів, майна та матеріальних цінностей.
• Підготовка регулярної інформації та звітів для керівництва Фонду щодо стану логістичних процесів, автопарку, складів, майна та матеріальних ресурсів.
• Планування логістичних витрат та взаємодія з фінансовою командою щодо контролю відповідних витрат Фонду.
• Аналіз логістичних процесів та підготовка пропозицій щодо їх оптимізації, зменшення витрат та підвищення ефективності.
• Розробка та впровадження внутрішніх процедур, інструкцій та правил, пов’язаних з транспортом, складським господарством, управлінням майном та іншими логістичними процесами.
• Забезпечення дотримання працівниками Фонду встановлених процедур щодо використання транспорту, майна та матеріальних ресурсів.
• Координація роботи працівників, залучених до логістичних процесів, зокрема водіїв, складських працівників та інших відповідальних осіб.
• Своєчасне інформування керівництва Фонду про логістичні ризики, проблеми, затримки або потреби, які можуть впливати на безперебійну роботу організації.
• Виконання інших завдань у межах посадових обов’язків за дорученням керівництва Фонду.

Вимоги:

• Вища освіта.
• Не менше 3 років досвіду роботи у сфері логістики, управління транспортом, складського господарства або суміжній сфері.
• Досвід роботи в гуманітарних, благодійних або міжнародних організаціях.
• Практичний досвід організації та координації логістичних процесів.
• Досвід управління автопарком та/або транспортними процесами.
• Досвід роботи зі складським обліком та матеріальними цінностями.
• Досвід проведення інвентаризацій та обліку майна.
• Досвід координації роботи водіїв, складських працівників або інших логістичних працівників.
• Впевнене користування MS Office та/або Google Workspace.
• Високі організаційні та комунікаційні навички.
• Уміння одночасно координувати декілька логістичних процесів та визначати пріоритети.
• Уважність до деталей та високий рівень відповідальності.
• Здатність самостійно приймати рішення та оперативно реагувати на нестандартні ситуації.
• Вільне володіння українською мовою.

Буде перевагою:

• Досвід роботи в організації з розгалуженою мережею офісів або польових локацій.
• Досвід управління великим автопарком.
• Досвід організації роботи складів.
• Досвід управління майном та матеріальними активами організації.
• Досвід розробки та впровадження внутрішніх логістичних процедур.
• Досвід роботи з системами складського або майнового обліку.
• Досвід роботи в умовах воєнного конфлікту або підвищених безпекових ризиків.
• Базове або впевнене володіння англійською мовою.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Роботу в гнучкій організації, яка швидко приймає рішення.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.