Офіс-менеджер

Вимоги:

• Досвід роботи офіс-менеджером, адміністратором, HR-асистентом або на схожій посаді буде перевагою.
• Впевнене користування ПК: Google Docs/Sheets або Microsoft Office.
• Розуміння принципів роботи CRM та 1С буде перевагою.
• Грамотна усна та письмова українська мова.
• Організованість та вміння працювати одночасно з декількома задачами.
• Відповідальність та уважність до деталей.
• Комунікабельність — багато взаємодії зі співробітниками та кандидатами.
• Ініціативність: не просто чекати задачі, а бачити організаційну проблему та пропонувати рішення.
• Вміння дотримуватися дедлайнів та доводити задачі до кінця.
• Базове розуміння процесу підбору персоналу або готовність швидко цьому навчитися.

Умови роботи:

• Графік роботи: понеділок-п'ятниця, 09:00−18:00.
• Гібридний формат роботи.
• Офіс компанії знаходиться у Харкові.
• Робота в стабільній компанії та постійна взаємодія з керівниками підрозділів.
• Чітко визначений функціонал та зона відповідальності.
• Навчання внутрішнім процесам компанії на старті.
• Можливість поступово розвиватися в напрямку HR / роботи з персоналом, якщо людині це буде цікаво.

Обов’язки:

1. Підбір персоналу

• Розміщення вакансій на погоджених майданчиках.
• Первинний перегляд та відбір резюме.
• Перший контакт із кандидатами та коротка первинна кваліфікація.
• Організація співбесід із керівником.
• Ведення бази кандидатів та статусів за вакансіями.
• Надання зворотного зв’язку кандидатам після рішення керівника.

2. Вихід та адаптація нових співробітників

• Організація виходу нового співробітника та підготовка робочого місця.
• Додавання до необхідних робочих чатів.
• Передача інструкцій, контактів та організаційної інформації.
• Контроль перших організаційних етапів.
• Отримання зворотного зв’язку від нового співробітника через 3−5 днів та через 2 тижні.
• Передача керівнику інформації про проблеми, що виникають.

3. Дні народження та свята

• Ведення календаря днів народження співробітників.
• Завчасне нагадування про майбутні дні народження.
• Організація привітань та подарунків від компанії.
• Організація привітань із корпоративними та професійними святами.

4. Офіс та господарські питання

• Контроль наявності води, кави, чаю, канцелярії та побутових витратних матеріалів.
• Своєчасне замовлення всього необхідного для роботи офісу.
• Контроль клінінгу та порядку в офісі.
• Організація вирішення дрібних господарських питань та ремонтів.
• Взаємодія з підрядниками та постачальниками з офісних питань.

5. Внутрішня організація

• Організація внутрішніх зустрічей та переговорів.
• Підготовка переговорної кімнати та зустріч гостей компанії.
• Передача співробітникам організаційної інформації.
• Ведення календаря відпусток, лікарняних та відсутності співробітників.
• Допомога в організації корпоративів та командних заходів.

6. Документи та адміністративна допомога

• Збір необхідних даних і документів від співробітників та передача відповідальній особі або бухгалтерії.
• Підготовка простих таблиць, списків та внутрішніх документів.
• Допомога керівникам з організаційними завданнями.