Event manager (координація, організація івентів)

Про компанію Old Press

Old Press — це українська команда, яка працює у туристичних містах Європи та створює унікальні фотопродукти і івент-досвід для клієнтів.

Ми організовуємо івенти різного формату та масштабу, співпрацюємо з клієнтами з різних країн і забезпечуємо повний цикл реалізації проєктів — від першого запиту до фінального результату.

Зараз ми активно розвиваємо напрямок івентів і шукаємо людину, яка візьме на себе ключову роль у роботі з клієнтами та координації проєктів.

Ось тут можна познайомитися з нами:https://www.instagram.com/old.press/

Твої задачі:

🎪 Організовувати івенти від початку до завершення: отримувати клієнта від Sales Manager, узгоджувати всі деталі, координувати команду та контролювати проведення заходу.

🤝 Комунікувати з клієнтами та командою: підтримувати зв’язок із клієнтами, фотографами, керуючими міст, дизайнерами, байером та іншими учасниками процесу.

✈️ Координувати логістику: за потреби прораховувати маршрути, транспорт, проживання та інші організаційні деталі для команди.

📰 Контролювати підготовку персоналізованих матеріалів: координувати дизайн та погодження макетів із клієнтом, передавати їх у роботу та контролювати готовність до івенту.

⚡️ Швидко вирішувати форс-мажори: реагувати на зміни та нестандартні ситуації до і під час проведення івенту, самостійно знаходити рішення та доводити ситуацію до результату.

📞 Працювати з клієнтами після івенту: збирати фідбек, підтримувати комунікацію та сприяти повторним зверненням.

📈 Підтримувати sales та retention: у періоди меншого завантаження допомагати з пошуком потенційних клієнтів, cold outreach, повторною комунікацією з існуючими клієнтами та іншими задачами, які допомагають розвивати event напрям.

🔧 Брати участь у розвитку процесів: помічати слабкі місця в роботі, пропонувати покращення та допомагати вибудовувати більш ефективну систему роботи з івентами.

Наші очікування:

• Маєш досвід в організації івентів, проєктів або координації процесів. Досвід саме в івентах буде перевагою.
• Вмієш організовувати багато задач одночасно: тримати дедлайни, контролювати деталі, нагадувати учасникам процесу та доводити задачі до результату.
• Спокійно реагуєш на форс-мажори та зміни планів і не губишся, коли щось іде не за сценарієм.
• Готова/ий самостійно приймати рішення та брати відповідальність за результат, а не чекати детальної інструкції на кожен крок.
• Комфортно почуваєшся в динамічному середовищі, де задачі та пріоритети можуть змінюватися.
• Вмієш комунікувати з різними людьми: клієнтами, підрядниками, колегами та партнерами, підтримувати домовленості й вирішувати робочі питання.
• Готова/ий поєднувати координацію івентів із додатковими задачами: клієнтською комунікацією, retention, пошуком потенційних клієнтів та операційними задачами.
• Маєш достатній рівень англійської для комунікації з європейськими клієнтами в листуванні та, за потреби, голосом.
• Буде плюсом досвід роботи з CRM, Google Sheets, Asana, Telegram, WhatsApp або іншими інструментами для організації роботи.
• Важливо, щоб тобі було цікаво не просто виконувати поставлені задачі, а покращувати процеси та пропонувати власні рішення.

Умови роботи:

💻 Повністю віддалений формат роботи

⏰ 40 робочих годин на тиждень з гнучким розподілом робочого часу залежно від завантаження та потреб івентів.

🌴 Оплачувана відпустка кожні 3 місяці

🚀 Динамічна команда та робота в міжнародному середовищі.

🎪 Різнопланові задачі: окрім організації івентів, можливість долучатися до sales, retention та розвитку event напрямку.

Будемо раді знайомству!