Асистент керівника, операційний менеджер

Вітаю!

Ми шукаємо людину, яка стане операційною системою керівника та компанії.

Пам’ятаєте «Диявол носить Prada»?

Людину, яка знає, що відбувається в компанії ще до того, як про проблему встигнуть повідомити.

Яка пам’ятає кожну зустріч, дедлайн, домовленість і доручення.

Яка одночасно координує десятки процесів, тримає під контролем команду та створює порядок там, де інші бачать хаос.

Але наша вакансія — не про каву, таксі чи бронювання ресторану.

Це позиція для людини, яка хоче розібратися в бізнесі зсередини, впливати на операційні процеси та поступово вирости до операційного менеджера / правої руки власника.

Тільки замість світу моди — будівництво, ремонти, дизайн інтер'єрів та масштабування компанії.

🎯 КОГО МИ ШУКАЄМО

Нам потрібна людина, яка вміє не просто отримати задачу, а взяти її під контроль і довести до результату.

Вам буде цікаво у нас, якщо ви:

• маєте досвід роботи Business Assistant, Executive Assistant, Operations Manager, Project Manager, адміністратора, керівника або координатора;
• сильні в цифрах, Excel та Google Sheets;
• любите порядок, системність, регламенти та контроль;
• вмієте координувати декілька напрямків одночасно;
• можете контролювати виконання задач іншими людьми;
• не боїтеся нагадувати, уточнювати та вимагати результат;
• доводите задачі до кінця без постійного контролю керівника;
• швидко розбираєтеся в нових процесах;
• вмієте знаходити проблему та пропонувати рішення;
• маєте високий рівень самоорганізації;
• можете працювати з великим обсягом інформації;
• розумієте принцип «спочатку важливе — потім термінове»;
• готові брати відповідальність за результат.

Досвід у будівництві, ремонтах, дизайні інтер'єрів або нерухомості буде великою перевагою.

🔥 ВАША ОСНОВНА МЕТА

Забезпечувати, щоб операційні задачі компанії виконувалися вчасно, відповідальні люди були на своїх місцях, інформація не губилася, а керівник завжди розумів реальний стан справ у бізнесі.

Ви будете не просто передавати доручення.

Ви будете:

поставити → проконтролювати → перевірити → отримати результат → зафіксувати → покращити процес.

📌 ВАШІ ОБОВ’ЯЗКИ

1. Контроль роботи команди

• контроль виконання доручень керівника;
• контроль дедлайнів;
• постановка та контроль задач;
• регулярне отримання статусів по задачах;
• контроль прострочених задач;
• виявлення причин невиконання;
• ескалація критичних питань керівнику;
• контроль виконання домовленостей між підрозділами;
• ведення загального списку операційних задач компанії.

Ви маєте бачити не просто:

«Задача не виконана», а:

«Чому не виконана → хто відповідальний → що блокує → що потрібно зробити → коли буде результат».

2. Координація керівників напрямків

Взаємодія з:

• керівником відділу продажів;
• PM;
• виконробами;
• закупівлями;
• фінансистом;
• дизайнером/проєктним відділом;
• підрядниками;
• постачальниками;
• адміністративною командою.

Ваше завдання — забезпечити, щоб між напрямками не виникало ситуацій:

«Я думав, що це робить він».

3. Контроль операційних процесів

Контроль проходження основних етапів роботи компанії:

Лід → продаж → договір → передача проєкту → закупівлі → виконання робіт → контроль → здача → фінальний розрахунок.

Ви контролюєте, щоб на кожному етапі:

• була відповідальна особа;
• був встановлений дедлайн;
• необхідна інформація була передана;
• наступний етап запускався вчасно;
• проблеми не накопичувалися.

4. Робота з керівником

• ведення календаря;
• планування зустрічей;
• підготовка керівника до зустрічей;
• формування списку пріоритетних задач;
• фіксація домовленостей;
• контроль виконання доручень;
• підготовка інформації перед зустрічами;
• підготовка коротких звітів для керівника;
• нагадування про критичні дедлайни;
• оперативний пошук необхідної інформації.

Головний принцип:

керівник не повинен витрачати час на те, що можна було організувати, перевірити або вирішити без нього.

5. Організація нарад

• підготовка порядку денного;
• організація зустрічей;
• фіксація ключових рішень;
• формування переліку задач після зустрічі;
• визначення відповідальних;
• визначення дедлайнів;
• подальший контроль виконання домовленостей.

6. Аналітика та звітність

• підготовка щоденних/щотижневих звітів;
• ведення Google Sheets та Excel;
• збір інформації від керівників напрямків;
• аналіз операційних показників;
• контроль план/факт;
• підготовка презентацій;
• підготовка аналітичних матеріалів для керівника;
• виявлення відхилень;
• формування висновків та пропозицій.

Важливо:

ми не шукаємо людину, яка просто збирає цифри.

Нам потрібна людина, яка може сказати:

«Показник змінився ось так. Причина ось ця. На результат впливає ось це. Пропоную зробити ось так».

7. Контроль фінансових та адміністративних процесів

• контроль своєчасності оплат;
• контроль рахунків та первинної інформації;
• взаємодія з фінансистом;
• контроль дебіторської заборгованості;
• контроль оплат клієнтів та постачальникам у межах своєї зони відповідальності;
• контроль адміністративних витрат;
• збір та систематизація фінансової інформації для керівника.

8. Постачання та підрядники

• координація взаємодії з постачальниками;
• контроль термінів поставок;
• контроль виконання домовленостей;
• збір комерційних пропозицій;
• порівняння варіантів;
• пошук необхідної інформації;
• контроль проблемних поставок;
• ескалація критичних ситуацій;
• контроль виконання домовленостей із підрядниками.

9. Оптимізація бізнес-процесів

Це одна з ключових частин роботи.

Ви будете:

• знаходити слабкі місця в процесах;
• фіксувати повторювані проблеми;
• пропонувати рішення;
• створювати та оновлювати регламенти;
• прописувати чек-листи;
• стандартизувати повторювані операції;
• впроваджувати контрольні точки;
• автоматизувати рутинні задачі;
• використовувати AI для оптимізації роботи;
• контролювати дотримання встановлених процесів.

10. CRM та цифрові інструменти

Робота з:

• Bitrix24;
• Google Sheets;
• Google Drive;
• Excel;
• календарями;
• системами постановки задач;
• AI-інструментами.

Буде плюсом, якщо ви не просто користуєтеся інструментами, а розумієте, як за їх допомогою зробити роботу команди прозорішою та швидшою.

🚀 ОБОВ’ЯЗКИ ОПЕРАЦІЙНОГО МЕНЕДЖЕРА

У міру адаптації та зростання відповідальності зона роботи може розширюватися до функцій Operations Manager.

Операційне управління:

• координація роботи всіх операційних напрямків;
• контроль взаємодії між підрозділами;
• контроль виконання ключових бізнес-процесів;
• контроль операційних KPI;
• аналіз ефективності підрозділів;
• пошук та усунення системних проблем;
• оптимізація внутрішніх процесів;
• контроль дотримання регламентів;
• участь у побудові організаційної структури.

Управління командою:

• координація керівників напрямків;
• контроль виконання командних планів;
• участь у підборі ключових співробітників;
• участь в адаптації нових працівників;
• контроль продуктивності;
• проведення операційних планерок;
• контроль виконання поставлених задач;
• участь у формуванні системи мотивації.

Управління результатом:

• постановка операційних цілей;
• контроль план/факт;
• аналіз причин відхилень;
• формування планів покращення;
• контроль реалізації управлінських рішень;
• підготовка регулярної звітності власнику.

Масштабування:

• опис бізнес-процесів;
• створення SOP та регламентів;
• автоматизація;
• делегування;
• побудова системи контролю;
• підготовка компанії до масштабування.

📊 ЯК МИ БУДЕМО ОЦІНЮВАТИ РЕЗУЛЬТАТ

Для нас важливо не те, наскільки багато задач ви виконуєте особисто.

Важливо, наскільки добре працює система навколо вас.

Основні показники:

• % виконаних задач у строк;
• кількість прострочених задач;
• швидкість вирішення проблем;
• виконання операційних планів;
• відсутність втрат інформації;
• своєчасність звітності;
• контроль дебіторської заборгованості;
• дотримання внутрішніх регламентів;
• ефективність взаємодії між підрозділами;
• кількість оптимізованих процесів;
• зниження кількості повторюваних операційних помилок.

🧠 НАМ ТОЧНО ПІДІЙДЕ ЛЮДИНА, ЯКА:

• не губиться, коли одночасно відкрито 20 задач;
• може самостійно визначити пріоритет;
• не чекає, поки проблема стане критичною;
• працює на випередження;
• вміє контролювати людей незалежно від їхньої посади;
• не боїться запитати: «Яка причина? Коли буде результат?»;
• може спокійно працювати з великим обсягом інформації;
• не боїться цифр;
• вміє працювати з таблицями;
• бачить закономірності;
• мислить системно;
• вміє комунікувати з різними людьми;
• має сильну внутрішню дисципліну;
• бере відповідальність за результат;
• не перекладає відповідальність на інших.

❌ ЦЯ ВАКАНСІЯ НЕ ДЛЯ ВАС, ЯКЩО:

• ви часто забуваєте задачі;
• вам потрібно нагадувати про дедлайни;
• ви не любите таблиці та цифри;
• вам комфортно працювати тільки за детальною інструкцією;
• ви уникаєте складних розмов;
• вам складно контролювати інших людей;
• ви не любите відповідальність;
• вважаєте, що асистент — це людина, яка просто виконує доручення;
• ви не готові самостійно шукати рішення.

💼 ЩО ВИ ОТРИМАЄТЕ

• роботу безпосередньо з власником компанії;
• доступ до реальних управлінських процесів;
• можливість впливати на операційну діяльність;
• розуміння того, як працює будівельний бізнес зсередини;
• можливість реалізовувати власні управлінські рішення;
• стабільну заробітну плату без затримок;
• ставку 40 000 грн + % після успішного стажування;
• можливість професійного зростання;
• перспективу переходу на позицію Operations Manager / керівника операційного напрямку;
• роботу в команді, яка розвиває бізнес у сфері ремонтів, дизайну та будівництва.

📍 УМОВИ

Графік: 5/2 з 9:00 по 18:00, сб і нд вихідні Формат: офіс Локація: Київ, лівий берег Адреса: вул. Радистів,34, ЖК «Лісова Казка» Найближче метро: ст. м. Лісова

🌐 ПРО NSDgroup

Ми працюємо у сфері:

🏗 будівництва 🏠 ремонтів під ключ 🎨 дизайну інтер'єрів 📐 реалізації комплексних проєктів

Наш сайт: https://nsdgroup.com.ua/

📩 ЯКЩО ВИ ВПІЗНАЛИ СЕБЕ

Якщо після прочитання ви подумали:

«Я люблю, коли все під контролем. Я бачу проблеми до того, як вони стають критичними. Я можу організувати людей і процеси. І я хочу рости разом із бізнесом» — будемо раді познайомитися.

Ми шукаємо людину, якій власник зможе поступово довірити частину операційного управління компанією.

📞Софія:+38(067)5779945Показати телефон Telegram: @HRNSDgroup

Пишіть або телефонуйте у будь-який зручний для вас час.

Якщо не відповімо одразу — обов’язково передзвонимо.