Project Manager (V-rise)

Project Manager — V-RISE

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in 2022, implementing humanitarian, recovery and reconstruction projects in cooperation with UN agencies, international partners and local CSOs. Funded by the Ministry of Interior of the Czech Republic, V-RISE supports veteran protection and economic reintegration and strengthens regional veteran-focused CSOs in Dnipro Oblast.

2. Purpose of the Assignment

The V-RISE Project Manager is responsible for day-to-day project implementation, team coordination, and workplan and budget monitoring, ensuring project milestones are achieved in line with organizational standards, humanitarian principles and donor requirements.

3. Key Responsibilities

A. Project Management and Coordination

• Ensure project implementation against the logframe, workplans and budget.
• Coordinate project teams and collaboration with key stakeholders and departments.
• Monitor progress, operational planning, resource allocation and risks.
• Ensure compliance with Czech Ministry of Interior (Aid in Place Programme) reporting requirements and Team4UA SOPs.

B. Partner Management and Localization

• Support partner selection and assessment, capacity strengthening, and performance monitoring.
• Coordinate cooperation with local civil society organizations (CSOs) and the implementation of sub-grants.
• Monitor partners' compliance with project and donor requirements, safeguarding requirements, and reporting obligations.
• Support cooperation and coordination among organizations working with veterans.

C. Risk, Compliance and Safety Management

• Identify and monitor project risks, including those related to beneficiary duplication, misuse of funds, partner capacity, safeguarding, and project sustainability, and implement appropriate mitigation measures.
• Ensure compliance with humanitarian principles, the «Do No Harm» principle, safeguarding and PSEA requirements, and security standards.
• Promptly inform management of critical risks and issues requiring management decisions.

D. Monitoring, Quality Assurance and Accountability

• Monitor project indicators, results, beneficiary reach, and implementation quality.
• Monitor feedback, complaints, hotline, and referral trends.
• Ensure quality and protection-sensitive, trauma-informed approaches across MHPSS, livelihoods, business incubation, and other interventions.

E. Financial and Operational Oversight

• Monitor implementation against the project budget and contribute to financial tracking and forecasting.
• Coordinate procurement, operational, and administrative needs.
• Monitor economic reintegration and business support mechanisms, including relevant financial processes.
• Identify budgetary and operational deviations and initiate corrective actions.

F. Reporting and Documentation

• Prepares monthly narrative progress and contributes to the development of monthly financial reports according to the donor requirements.
• Maintains updated trackers on activities, risks, and beneficiaries' coverage.
• Leads project closure activities.
• Performs any other related duties as assigned by the supervisor and organizational needs.

4. Deliverables

• The V-RISE Project Manager delivers finalised project and procurement workplans within the first 30 days. Throughout the project cycle, there are delivered monthly and final progress reports on project implementation and budget utilisation, risks assessments and quality assurance data. Conclusion on asset disposal, partner’s sub-grant close-out and lessons learned analysis.

5. Qualifications and Experience

Education

• Master’s degree in Economics, Finance, Business Administration, or a related field.

Experience

• Minimum 5 years of experience in humanitarian, livelihoods or income-generating programmes, including 3 years managing complex multi-workstream projects.
• Experience managing sub-grants to local partners.
• Experience in veteran reintegration, MHPSS, entrepreneurship or livelihoods is an advantage.

Professional Skills

• Strong project cycle, budget, and risk management skills.
• Working knowledge of MEAL systems and institutional donor requirements.
• Fluency in Ukrainian and professional proficiency in English.

Competencies

• Strategic thinking and strong coordination skills.
• Independence, integrity, and high ethical standards.
• Ability to work under pressure and make evidence-based decisions.

6. Supervision and Reporting

The Project Manager will report to the Programme Manager (Livelihoods) and coordinate the V-RISE team and partners.

7. Duration

Duration: 12 months, project-based employment.

8. Organizational Commitments

Team4UA promotes equal opportunities, zero tolerance for misconduct, and compliance with the Code of Conduct and humanitarian standards.

Менеджер проєкту V-RISE

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, заснована у 2022 році, що реалізує гуманітарні проєкти, проєкти з відновлення та відбудови у співпраці з установами ООН, міжнародними партнерами та місцевими громадськими організаціями. Проєкт V-RISE, що фінансується Міністерством внутрішніх справ Чеської Республіки, спрямований на захист та економічну реінтеграцію ветеранів, а також розвиток регіональних ветеранських громадських організацій у Дніпропетровській області.

2. Мета посади

Менеджер проєкту V-RISE відповідає за поточну реалізацію проєкту, координацію команд, моніторинг робочих планів і бюджетів та забезпечення виконання ключових етапів проєкту відповідно до стандартів організації, гуманітарних принципів і вимог донора.

3. Основні обов’язки

A. Управління та координація проєкту

• Забезпечення реалізації проєкту відповідно до логіко-структурної матриці, робочих планів і бюджету.
• Координація роботи проєктних команд та взаємодію з ключовими зацікавленими сторонами й підрозділами.
• Контроль прогресу, операційного планування, розподілу ресурсів і ризиків. Забезпечення дотримання вимог до звітності МВС Чеської Республіки (програма «Aid in Place») та внутрішніх процедур ТІМ4ЮА.

Б. Управління партнерами та локалізація

• Підтримка відбору та оцінки партнерів, розвитку їхньої спроможності та моніторингу результатів роботи.
• Координація співпраці з місцевими організаціями громадянського суспільства та реалізації субгрантів.
• Моніторинг дотримання партнерами вимог проєкту та донора, вимог щодо захисту від насильства, експлуатації та зловживань, а також звітності.
• Підтримка взаємодії та координації між організаціями, що працюють із ветеранами.

В. Управління ризиками, відповідністю та безпекою

• Виявлення та моніторинг проєктних ризиків, зокрема пов’язаних із дублюванням отримувачів допомоги, нецільовим використанням коштів, спроможністю партнерів, захистом та сталістю проєкту, а також впровадження відповідних заходів із їх мінімізації.
• Забезпечення дотримання гуманітарних принципів, принципу «Не нашкодь», вимог щодо захисту, ЗСЕН та безпеки.
• Своєчасне інформування керівництва про критичні ризики та проблеми, що потребують управлінського рішення.

Г. Моніторинг, забезпечення якості та підзвітність

• Моніторинг показників проекту, результатів, охоплення бенефіціарів та якість впровадження.
• Моніторинг тенденцій зворотного зв’язку, скарг, гарячих ліній та направлень.
• Забезпечення якісних, враховуючи захист та травматичний досвід підходів у сфері психічного здоров’я, соціального забезпечення, засобів до існування, бізнес-інкубації та інших втручань.

Д. Фінансовий та операційний контроль

• Контроль реалізації проєкту відповідно до бюджету та участь у фінансовому моніторингу і прогнозуванні.
• Координація закупівель, операційних та адміністративних потреб.
• Контроль механізмів економічної реінтеграції та підтримки бізнесу, включаючи відповідні фінансові процеси.
• Виявлення бюджетних і операційних відхилень та ініціація коригувальних заходів.

Е. Звітність та документація

• Приготування щомісячних описових звітів про хід виконання проєкту та участь у підготовці щомісячних фінансових звітів відповідно до вимог донора.
• Створення та оновлення системи трекерів щодо заходів, ризиків та охоплення бенефіціарів.
• Керівництво процесом завершення проєкту.
• Виконання інших пов’язаних обов’язків за дорученням керівника та відповідно до потреб організації.

4. Очікувані результати роботи

• Протягом перших 30 днів керівник проєкту V-RISE надає затверджені робочі плани щодо реалізації проєкту та здійснення закупівель. Упродовж усього проєктного циклу забезпечується підготовка щомісячних і підсумкових звітів про хід виконання проєкту та використання бюджетних коштів, а також звітів за результатами оцінки ризиків і даних щодо забезпечення якості. Також передбачено підготовку висновків щодо розпорядження активами, завершення субгрантових угод із партнерами та аналізу отриманого досвіду.

5. Вимоги до кандидата

Освіта

• Ступінь магістра у сфері економіки, фінансів, бізнес-адміністрування або суміжній сфері.

Досвід

• Мінімум 5 років досвіду у сфері гуманітарної допомоги, забезпечення засобами до існування або програмах зі створення джерел доходу, з них щонайменше 3 роки — в управлінні комплексними проєктами.
• Досвід управління субгрантами місцевих партнерських організацій.
• Досвід у сфері реінтеграції ветеранів, психічного здоров’я та психосоціальної підтримки, підприємництва або забезпечення засобами до існування буде перевагою.

Професійні навички

• Сильні навички управління проєктним циклом, бюджетом і ризиками.
• Робоче знання систем MEAL та вимог інституційних донорів.
• Вільне володіння українською та професійний рівень англійської мови.

Компетенції

• Стратегічне мислення та сильні координаційні навички.
• Самостійність, доброчесність та високі етичні стандарти.
• Здатність працювати під тиском та приймати рішення на основі даних.

6. Підпорядкування та звітність

Підпорядковується Менеджеру програм із забезпечення засобів до існування.

7. Тривалість контракту

Тривалість контракту: 12 місяців, проєктна зайнятість.

8. Організаційні принципи

ТІМ4ЮА забезпечує рівні можливості, не допускає неналежної поведінки та дотримується Кодексу поведінки й гуманітарних стандартів.