Executive Assistant, Ministry of Digital Transformation of Ukraine

Ми — команда Міністерства цифрової трансформації України, яка розвиває електронне урядування та публічні послуги. Працюємо над тим, щоб взаємодія людей і бізнесу з державою ставала простішою, швидшою та зручнішою — онлайн і через мережу ЦНАП.

Шукаємо асистента/-ку, який/-а допоможе керівнику та команді тримати фокус на пріоритетах, координувати робочі процеси й системно рухати задачі до результату.

Наші цінності

Ми віримо в інакШОмислення, яке допомагає змінювати державу та знаходити рішення там, де раніше бачили лише обмеження. Працюємо в культурі кооперації, відкритості й особистої відповідальності. Ставимо потреби людей у центр рішень та наполегливо доводимо зміни до результату.

Ваша основна місія

Забезпечити ефективну операційну роботу керівника: від календаря, підготовки зустрічей і координації комунікацій до контролю виконання домовленостей, моніторингу KPI та консолідації управлінської інформації.

Це роль для людини, яка вміє перетворювати велику кількість запитів, зустрічей і задач на зрозумілу систему — з визначеними пріоритетами, відповідальними та дедлайнами.

У фокусі роботи

• ведення календаря керівника, планування зустрічей, відряджень і пріоритезація запитів;
• підготовка керівника до зустрічей і публічних виступів: формування порядку денного, збір аналітики, підготовка довідок, тез, презентацій та брифів;
• протоколювання нарад, фіксація рішень і наступних кроків у форматі Minutes of Meeting;
• постановка задач у таск-менеджерах, визначення відповідальних і системний контроль виконання домовленостей;
• ведення та актуалізація єдиної бази задач із контролем статусів, якості й термінів виконання;
• координація внутрішньої взаємодії між підрозділами Директорату та суміжними командами Мінцифри;
• комунікація з іншими органами державної влади, міжнародними партнерами, донорами та контрагентами;
• збір, систематизація й консолідація звітності за напрямами роботи Директорату;
• моніторинг KPI, етапів реалізації проєктів, дедлайнів, ризиків і блокерів;
• підтримка підготовки концептуальних записок, грантових пропозицій та первинних пакетів документів для залучення фінансування.

Від вас очікуємо

• вищу освіту; перевагою буде освіта у сфері публічного управління, менеджменту, міжнародних відносин, філології або комунікацій;
• від 2 років досвіду на позиції Executive Assistant, Business Assistant, Project Assistant або в іншій ролі з операційною підтримкою керівника;
• досвід роботи з керівниками рівня C-level або директорами напрямів;
• вільне володіння українською мовою та грамотне ділове усне й письмове мовлення;
• англійську на рівні не нижче Upper-Intermediate — B2; рівень Advanced — C1 буде перевагою;
• досвід управління складним календарем, організації зустрічей і контролю великої кількості паралельних задач;
• уміння готувати зрозумілі протоколи зустрічей, визначати конкретні action items та контролювати їх виконання;
• упевнене володіння Google Workspace: Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar і Meet;
• досвід роботи з Jira, Notion або іншими системами управління задачами;
• уміння працювати з великим обсягом інформації, консолідувати дані та готувати таблиці, зведені звіти, аналітичні матеріали й презентації.

Буде плюсом

• досвід роботи в державному секторі або проєктах міжнародної технічної допомоги;
• розуміння специфіки цифрових та адміністративних послуг, зокрема порталу Дія та мережі ЦНАП;
• досвід комунікації з міжнародними партнерами й донорськими організаціями;
• розуміння принципів роботи проєктів міжнародної технічної допомоги;
• досвід підготовки Concept Notes, грантових пропозицій або супровідної документації для залучення фінансування;
• навички роботи з управлінською звітністю, KPI та проєктними дашбордами.

Ми шукаємо талант, який

• системно мислить і вміє перетворювати хаотичний потік інформації на чіткий план дій;
• самостійно визначає пріоритети та зберігає якість роботи в умовах високого темпу;
• уважний до деталей, але водночас бачить загальну картину й розуміє взаємозв'язки між задачами;
• не чекає, поки проблема стане критичною, а завчасно помічає ризики та пропонує рішення;
• дипломатично й упевнено комунікує з командами, керівниками, державними органами та міжнародними партнерами;
• спокійно реагує на зміни, швидко перебудовує плани та не губить домовленості;
• відповідально працює зі службовою інформацією, дотримується професійної етики й конфіденційності.

Ми пропонуємо

• можливість долучитися до цифрової трансформації держави та розвитку послуг, якими щодня користуються мільйони українців;
• залученість до ключових управлінських процесів;
• роботу на перетині операційного менеджменту, цифрових проєктів, державного управління та міжнародної співпраці;
• можливість бачити прямий результат своєї роботи й впливати на швидкість реалізації важливих для країни проєктів;
• професійну команду, динамічне середовище та простір для розвитку.

Готові до виклику?

Ми шукаємо не просто асистента/-ку, який/-а веде календар і фіксує домовленості. Нам потрібна людина, яка стане операційною опорою керівника, допоможе команді зберігати фокус і перетворюватиме рішення на конкретні результати.

Якщо ви вмієте наводити порядок у складних процесах, тримати в полі зору десятки задач і допомагати команді рухатися швидше — надсилайте резюме.