Бізнес-асистент, -асистентка керівника

Шукаємо сильного бізнес-асистента, який стане надійною опорою керівника в організації робочого дня, підготовці до ключових зустрічей, координації задач та комунікації з командою і зовнішніми партнерами.

Це позиція для людини, яка вміє працювати самостійно, бачити задачі на кілька кроків вперед та тримати під контролем велику кількість паралельних процесів.

Основні задачі:

• планування та організація робочого дня керівника, ведення календаря та пріоритизація зустрічей;
• підготовка керівника до зустрічей: збір необхідної інформації, матеріалів, контексту та документів;
• організація та супровід ділових зустрічей, презентацій і робочих заходів;
• підготовка follow-up після зустрічей, фіксація домовленостей та контроль виконання наступних кроків;
• координація задач між керівником, командою та іншими підрозділами;
• контроль дедлайнів, статусів та виконання домовленостей;
• організація відряджень, робочих поїздок та зустрічей;
• робота з договорами: підготовка, погодження та супровід підписання;
• комунікація з внутрішніми та зовнішніми партнерами, представниками організацій та іншими стейкхолдерами;
• оперативне вирішення організаційних питань та супровід поточних задач керівника.

Що очікуємо:

Досвід та освіта:

• від 2 років досвіду на позиції бізнес-/персонального асистента, Chief of Staff, project coordinator, operations manager або на суміжній позиції;
• досвід роботи безпосередньо з керівником або топменеджментом;
• досвід роботи у середніх або великих організаціях буде перевагою;
• вища освіта буде перевагою.

Професійні навички:

• сильні навички ділового листування та підготовки документів;
• досвід роботи з договорами та внутрішнім документообігом;
• вміння швидко структурувати великий обсяг інформації;
• впевнене володіння Google Workspace;
• англійська на рівні B2 або вище;
• готовність до робочих відряджень та комунікації з іноземними партнерами.

Особисті якості:

• системність та висока організованість;
• проактивність та уважність до деталей;
• вміння працювати в режимі багатозадачності та швидко перемикатися між пріоритетами;
• здатність передбачати потреби керівника та завчасно готувати необхідне;
• високий рівень відповідальності та надійності;
• дипломатичність і сильні комунікаційні навички;
• орієнтація на результат та дотримання дедлайнів.

Ми пропонуємо:

• роботу безпосередньо з керівником та участь у ключових робочих процесах;
• комфортний офіс у центрі Києва;
• роботу в динамічному середовищі з широким колом задач і стейкхолдерів;
• можливість професійного розвитку;
• сучасні інструменти та умови для роботи.