Адміністратор офісного центру (ст. м. Лівобережна)

Вимоги:

Адміністратор повинен володіти навичками ділового спілкування, ведення службової документації та врегулювання стандартних організаційних ситуацій.

Адміністратор повинен ознайомитись і користуватись в роботі наступним :

• структуру офісного центру та розміщення приміщень;
• найменування орендарів та, у необхідному обсязі, відповідальних осіб орендарів;
• правила доступу до офісного центру;
• порядок видачі, приймання та обліку ключів;
• порядок приймання та передачі службової інформації;
• правила переміщення вантажів;
• основні правила експлуатації ліфтів;
• порядок дій у разі пожежі, аварії, спрацювання пожежної сигналізації або іншої надзвичайної ситуації;
• розташування евакуаційних виходів, засобів пожежогасіння та основних інженерних систем;
• контактні дані осіб і служб, відповідальних за обслуговування обладнання та інженерних систем.Повинен навчитись користуватися необхідним обладнанням: засобами зв’язку, системою контролю за входом до будинку, системою відеоспостереження та іншими доступними на робочому місці службовими системами. Адміністратор зобов’язаний дотримуватися конфіденційності та не передавати третім особам службову інформацію, інформацію про орендарів, працівників, режим роботи, ключі, системи безпеки та інші відомості, доступ до яких отримано у зв’язку з виконанням посадових обов’язків.

Умови роботи:Робоче місце адміністратора — стіл (стійка) рецепції на посту охорони (на вахті). Адміністратор може приймати їжу під час обідньої перерви як у побутовій зоні приміщення охорони, так і в будь-якому іншому належному місці, зокрема й за межами об'єкта. Графік роботи Пн-Пт з 9:00 до 18.00 Обід з 13:00 до 14:00. Виплата зарплати своєчасна.

Обов’язки:

Основними завданнями адміністратора є:

• Забезпечення оперативної комунікації між орендарями та працівниками адміністрації офісного центру.
• Координація вирішення поточних експлуатаційних питань, про які повідомляють орендарі.
• Приймання і передача службових повідомлень, документів, доручень та іншої інформації, що надходить через рецепцію/пост охорони.
• Забезпечення встановленого режиму доступу працівників, орендарів, гостей та інших відвідувачів до офісного центру.
• . Організація видачі, приймання та обліку ключів відповідно до встановленого порядку.
• Контроль актуальності службової інформації: списків, контактів, графіків, схем, інструкцій, переліків осіб, які мають право доступу, та інших робочих матеріалів.
• Забезпечення робочого місця необхідними бланками та службовою документацією.
• Підготовка та передача передбаченої внутрішніми процедурами звітності, у тому числі інформації щодо показань лічильників, якщо це покладено на адміністратора.
• Взаємодія з черговим інспектором охорони з усіх питань, які одночасно стосуються адміністративного обслуговування та безпеки об'єкта.