Асистент керівника

Шукаємо асистента/ку заступниці виконавчого директора, який/яка допомагатиме організовувати робочий графік керівниці, координувати виконання доручень, готувати зустрічі та забезпечувати належний рух документів.

Роль передбачає постійну взаємодію з адміністративною, IT, фінансовою, юридичною, закупівельною, HR та проєктними командами. Асистент/ка має допомагати збирати необхідний контекст, контролювати строки та забезпечувати своєчасне повернення до робочих питань.

Вимоги

• Досвід роботи асистентом/кою керівника, адміністративним асистентом/кою, координатором/кою або офіс-менеджером;
• Вища або незакінчена вища освіта;
• Грамотна усна та письмова українська мова;
• Впевнене користування Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive та SharePoint;
• Навички ведення календаря, організації зустрічей і роботи з документами;
• Уміння структурувати значний обсяг інформації та визначати пріоритетність завдань;
• Уважність до деталей, системність і відповідальне ставлення до строків;
• Уміння чітко, коректно та доброзичливо комунікувати з колегами і зовнішніми партнерами;
• Готовність самостійно уточнювати інформацію та збирати необхідний контекст;
• Дотримання конфіденційності та правил ділової етики.

Обов’язки:

• Управління календарем і зустрічами керівниці.
• Організаційний та адміністративний супровід роботи керівниці.
• Підготовка матеріалів, документів і робочих комунікацій.
• Контроль виконання доручень та ключових домовленостей.
• Координація взаємодії між командами й зовнішніми стейкхолдерами.
• Підтримка внутрішніх процесів, реєстрів та робочої документації.

Буде плюсом, але не є обовʼязковим:

• Досвід роботи у громадській організації, IT-компанії або проєктному середовищі;
• Досвід взаємодії з донорами, партнерами, підрядниками або державними органами;
• знання англійської мови на рівні Intermediate або вище;
• Досвід роботи із системами електронного документообігу;
• Досвід підготовки протоколів, підсумків зустрічей та контролю наступних кроків;
• Розуміння адміністративних, закупівельних або договірних процесів;
• Досвід організації відряджень, заходів чи зовнішніх зустрічей;
• Уміння готувати короткі інформаційні довідки та зведення для керівництва.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна винагорода з прив’язкою до валютного курсу;
• Робота, що сприяє розвитку України;
• Професійний колектив. Позитивна робоча атмосфера;
• Оплачувана відпустка та лікарняний;
• Можливості професійного зростання;
• Робота в офісі в Києві та гібридно.