Operations Event Coordinator

ZONE3000 — міжнародна ІТ-компанія, яка понад 25 років допомагає бізнесам у всьому світі розвиватися завдяки технологічним рішенням. Ми спеціалізуємося на розробці програмного забезпечення, GenAI, ML, BI та Big Data, а також технічній підтримці клієнтів із різних галузей.

За кожним нашим успіхом стоїть команда професіоналів — понад 2400 фахівців, які об'єднані пристрастю до інновацій і прагненням до розвитку. Ми створюємо відкриту та дружню культуру, де експертність підкріплена щирістю й взаємопідтримкою.

ZONE3000 — це місце, де ви можете зростати разом із досвідченими колегами, реалізовувати амбітні ідеї та та надихатися спільними досягненнями.

Зараз ми шукаємо Operations Event Coordinator, який допоможе Event Manager’ам організовувати операційну частину проєктів: координувати задачі та дедлайни, працювати з документацією, проводити research, комунікувати з підрядниками, готувати внутрішні комунікації та контролювати їхню реалізацію.

Ця роль підійде людині, яка любить порядок у процесах, уважна до деталей, не боїться нагадувати про дедлайни та може самостійно довести задачу від отримання контексту до результату.

Що ви будете робити:

• Вести контент-плани проєктів для Event Team, координувати внутрішні комунікації та контролювати дотримання дедлайнів.
• Вести project tracker, фіксувати задачі, відповідальних і дедлайни після зустрічей та робити регулярний follow-up.
• Координувати операційні задачі проєктів і завчасно сигналізувати про ризики, блокери та можливі затримки.
• Проводити research щодо підрядників, merchandise, подарунків, event-рішень, сервісів та інших запитів, структурувати результати й готувати короткі shortlists.
• Комунікувати з підрядниками: знаходити потенційних партнерів, обробляти та структурувати комерційні пропозиції, уточнювати умови співпраці.
• Вести робочі таблиці та документацію, працювати зі списками учасників, адресами й іншою логістичною інформацією.
• Координувати роботу з дизайнерами: ставити задачі, передавати матеріали, контролювати дедлайни та збирати правки.
• Використовувати GPT та інші AI-інструменти для research, структурування інформації, оптимізації робочих процесів та створення простих візуальних референсів.

Що нам важливо:

• Впевнена робота з Google Docs / Google Sheets або аналогічними інструментами та вміння структурувати великий обсяг інформації.
• Сильні навички online research: вміння знаходити, аналізувати, порівнювати та відбирати релевантну інформацію.
• Грамотна письмова комунікація та вміння адаптувати контент під різні канали.
• Базове розуміння project/task management та вміння одночасно працювати з кількома задачами й дедлайнами.
• Проактивність та ownership: самостійно бачити наступні кроки, робити follow-up і доводити задачі до результату.
• Уважність до деталей та системність у роботі з документацією, задачами й дедлайнами.
• Самостійність і вміння пріоритезувати без постійного контролю та покрокових інструкцій.
• Готовність активно використовувати AI-інструменти у щоденній роботі та швидко освоювати нові.

Буде плюсом:

• Досвід у coordination, events, communications, project support або operations.
• Досвід роботи з підрядниками, merchandise, gifts або event production.
• Досвід підготовки email-розсилок або роботи з внутрішніми каналами комунікації.

Ми пропонуємо:

• Графік роботи: 8-годинний робочий день.
• Підтримка балансу між роботою та особистим життям:
  • 25 робочих днів відпустки;
  • 5 днів оплачуваного лікарняного на місяць (за потреби, без надання медичної довідки).
  • Широка програма декретної відпустки.
• Заняття з англійської мови з кваліфікованими викладачами: групові заняття, граматичні лекції та Speaking Clubs.
• Програми знижок ZONE3000: спеціальні пропозиції від наших партнерів (заклади харчування, б’юті-центри, одяг, розваги, мистецтво тощо).
• Внутрішні професійні воркшопи.

Якщо вам близький системний підхід до роботи, ви любите тримати процеси під контролем і можете перетворити хаотичну інформацію на зрозумілу систему — будемо раді познайомитися.

Чекаємо саме на ваше CV!