Executive, Personal Business Assistant (Ministry of Digital Transformation of Ukraine)

Ми віримо в інакомислення, яке допомагає змінювати державу та знаходити рішення там, де раніше бачили лише обмеження. Працюємо в культурі кооперації, відкритості й особистої відповідальності. Ставимо потреби людей у центр рішень та наполегливо доводимо зміни до результату.

Забезпечити ефективну операційну роботу керівника: від календаря, підготовки зустрічей і координації комунікацій до контролю виконання домовленостей, моніторингу KPI та консолідації управлінської інформації.

У фокусі роботи

• ведення календаря керівника: планування зустрічей, відряджень;

• підготовка керівника до зустрічей: збір необхідної інформації, матеріалів, контексту та документів;

• організація та супровід ділових зустрічей, презентацій і робочих заходів;

• підготовка follow-up після зустрічей, фіксація домовленостей та контроль виконання наступних кроків;

• постановка задач у таск-менеджерах, визначення відповідальних, ведення та актуалізація єдиної бази задач із контролем статусів, якості й термінів виконання;

• комунікація з внутрішніми та зовнішніми партнерами, представниками організацій та іншими стейкхолдерами;

• оперативне вирішення організаційних питань та супровід поточних задач керівника.

Від вас очікуємо

• досвід роботи на позиції Executive Assistant / Business Assistant / Project Assistant або в іншій ролі з операційною підтримкою керівника від 2 років;

• досвід управління складним календарем, організації зустрічей і контролю виконання великої кількості паралельних задач;

• досвід підготовки follow-ups, визначення конкретних action items та контролю їх виконання;

• впевнене володіння Google Workspace: Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar і Meet;

• досвід роботи з Jira, Notion або іншими системами управління задачами;

• вільне володіння англійською мовою (C1/C2).

Буде перевагою

• досвід роботи з керівниками рівня C-level або директорами напрямів.

Ми шукаємо талант, який

• системно мислить і вміє перетворювати хаотичний потік інформації на чіткий план дій;

• самостійно визначає пріоритети та зберігає якість роботи в умовах високого темпу;

• уважний до деталей, але водночас бачить загальну картину й розуміє взаємозв'язки між задачами;

• не чекає, поки проблема стане критичною, а завчасно помічає ризики та пропонує рішення;

• дипломатично й упевнено комунікує з командами, керівниками, державними органами та міжнародними партнерами;

• спокійно реагує на зміни, швидко перебудовує плани та не губить домовленості;

• відповідально працює зі службовою інформацією, дотримується професійної етики й конфіденційності.

Ми пропонуємо

• офіційне працевлаштування;

• роботу з офісу з генератором та безперебійним інтернетом;

• професійне та кар'єрне зростання;

• можливість долучитися до цифрової трансформації держави та розвитку послуг, якими щодня користуються мільйони українців.

Готові до виклику?

Ми шукаємо не просто асистента/-ку, який/-а веде календар і фіксує домовленості. Нам потрібна людина, яка стане операційною опорою керівника, допоможе команді зберігати фокус і перетворюватиме рішення на конкретні результати. Якщо вмієте наводити порядок у складних процесах, тримати в полі зору десятки задач і допомагати команді рухатися швидше — надсилайте резюме та долучайтесь до команди Мінцифри.