Фахівець з адміністративної діяльності, Administrative Specialist

Ціль: Заміщення вакантної позиції Фахівця з адміністративної діяльності (Administrative Specialist) для забезпечення безперебійної життєдіяльності офісу в Харкові та операційної підтримки команди.

Вимоги:

• Вища або незавершена вища освіта;
• Від 1 року досвіду роботи на посадах офіс-менеджера, адміністративного асистента, фахівця з документообігу (досвід у благодійних, громадських організаціях чи міжнародних проєктах буде перевагою);
• Впевнений користувач ПК та офісних програм (Word, Excel, PowerPoint, MS Office 365, Google Drive, Docs, Sheets);
• Володіння грамотною українською мовою (ділове усне та письмове мовлення);
• Організаторські та комунікаційні здібності, тактовність;
• Високий рівень самоорганізації, пунктуальність, уважність до деталей та дисциплінованість;
• Вміння вирішувати конфліктні та нестандартні ситуації;
• Здатність ефективно працювати в умовах багатозадачності, швидко переключатися між завданнями та визначати пріоритетність актуальних і термінових задач;
• Стресостійкість та готовність оперативно вирішувати поточні адміністративно-господарські форс-мажори;
• Швидка адаптація до змін.

Обов’язки:

1. Забезпечення життєдіяльності офісу:

Організація безперебійної роботи офісу (подання заявок на потребу у канцелярії, побутових товарів, кави, розхідних матеріалів).

Взаємодія з орендодавцями, комунальними та сервісними службами, координація ремонтних робіт та технічного обслуговування обладнання.

Контроль порядку в офісному просторі, організація робочих місць для нових працівників.

Збір потреб по мерчу для співробітників локації, отримання та видача мерча, контроль залишків мерча на локації, контроль повернення та зберігання мерча при офбордингу

2. Документообіг та архів:

Ведення обліку вхідної та вихідної кореспонденції, реєстрація наказів, листів, запитів і внутрішніх розпоряджень.

Формування, систематизація та зберігання внутрішнього архіву документів (зокрема первинної документації та договорів).

Підготовка базових шаблонів довідок, службових записок, супровідних листів.

Організація кур'єрської та поштової доставки (Нова Пошта, Укрпошта).

3. Підтримка внутрішніх заходів:

Адміністративний та технічний супровід внутрішніх зустрічей, нарад, тренінгів та координаційних сесій команди.

Зустріч і супровід гостей, іноземних делегацій та партнерів в офісі.

4. Первинна фінансова та закупівельна підтримка:

Збір первинних бухгалтерських документів (рахунки, акти виконаних робіт, накладні, чеки) та своєчасна передача їх у фінансовий відділ.

Ведення обліку офісного майна (інвентаризація техніки, меблів).

Умови роботи:

• Робота у комфортному офісному центрі;
• Графік роботи 09:00—18:00, пн-пт;
• Конкурентоспроможна винагорода з урахуванням вашого професійного досвіду;
• Цікава робота з можливістю вирішення нестандартних кейсів;
• Дружній колектив та лояльне керівництво;
• Прозорість рішень та відкритість в комунікаціях;
• Робота в потужній та амбітній гуманітарній організації з перспективою зростання.

Просимо, у разі зацікавленості у вакансії, надсилати своє резюме шляхом відклику. У разі виникнення питань просимо звертатися за контактним номером телефону +380 66 486 45 96Показати телефон, Анастасія.