Конкурс на позицію менеджера (-рки)із закупівель
Фонд Східна Європа оголошує конкурс на позицію менеджера (-рки) із закупівель для організації та супроводу закупівельних процесів Фонду, забезпечення своєчасного, прозорого й ефективного придбання товарів і послуг відповідно до внутрішніх політик та вимог донорських організацій.
Місцерозташування: Київ, Україна.
Термін подання заявок: до 9 листопада 2026 року.
Формат роботи: гібридний.
Основні завдання й обов’язки:
- Планування та координація закупівельної діяльності в межах кількох програм і проєктів Фонду, визначення пріоритетів та контроль виконання закупівельних планів.
- Аналіз закупівельних потреб програм і проєктів, визначення найбільш доцільного підходу до проведення закупівель і надання рекомендацій щодо їх реалізації.
- Організація підготовки, перевірка та погодження тендерної документації для складних, нестандартних або високоризикових закупівель, забезпечення її відповідності вимогам донорів і внутрішнім політикам Фонду.
- Аналіз результатів дослідження ринку, оцінювання ризиків і визначення доцільності застосування відповідних закупівельних процедур.
- Перевірка повноти та відповідності тендерних пропозицій установленим вимогам, забезпечення належного документування результатів закупівель.
- Супровід закупівель, що потребують погодження донорів, координація підготовки необхідної документації та обґрунтувань.
- Організація комунікації з учасниками закупівель, зокрема підготовка запитів на уточнення та повідомлень відповідно до затверджених процедур.
- Підготовка або координація підготовки договорів і контрактів із постачальниками, експертами та консультантами, узгодження документів із відповідними підрозділами.
- Контроль виконання закупівельних планів за кількома проєктами, моніторинг ризиків і своєчасне передавання проблемних питань на розгляд відповідальних осіб.
- Забезпечення ведення реєстрів закупівель, постачальників, тендерів і договорів, підтримання актуальності закупівельної документації.
- Координація з фінансовим і бухгалтерським підрозділами щодо передавання первинних документів та підготовки матеріалів, необхідних для оплати.
- Консультування працівників програм і проєктів щодо закупівельних процедур, координація завдань Procurement Assistant.
Кваліфікація та досвід:
- Вища освіта у сфері менеджменту, економіки, фінансів, права, публічного управління або суміжній сфері.
- Досвід роботи у сфері закупівель, тендерних процедур, договірного або адміністративного супроводу.
- Практичний досвід підготовки та перевірки закупівельної документації.
- Знання принципів закупівель, тендерних процедур і документального супроводу закупівель.
- Розуміння внутрішніх політик організації та вимог донорських організацій до проведення закупівель.
- Навички підготовки й перевірки тендерної документації, технічних завдань, комерційних пропозицій і договорів.
- Навички аналізу складних закупівельних ситуацій, оцінювання закупівельних ризиків і підготовки рекомендацій щодо вибору процедури закупівлі.
- Розуміння вимог міжнародних донорів щодо погодження закупівель та управління закупівельними ризиками.
- Досвід супроводу закупівель для кількох проєктів одночасно.
- Уміння працювати з реєстрами, електронними таблицями, спільними документами та системами електронного документообігу.
- Навички координації роботи колег і взаємодії з юридичним, фінансовим, бухгалтерським та програмними підрозділами.
- Грамотне усне й письмове спілкування українською мовою.
- Системне мислення, уважність до деталей, відповідальність за якість документації.
- Комунікабельність, навички ведення ділових переговорів, уміння координувати роботу колег і погоджувати очікування різних сторін.
- Аналітичність, проактивність, орієнтація на розв’язання проблем, доброчесність і дотримання конфіденційності.
Заявка на участь у конкурсі має містити:
- резюме українською (або англійською) мовою;
- мотиваційний лист українською (або англійською) мовою із зазначенням очікуваного рівня заробітної плати.
Подання заявок на конкурс:
Пропозиції, будь ласка, надсилайте
до 23:00 години до 9 листопада 2026 року. Ми залишаємо за собою право зв’язуватись лише із кандидатами / кандидатками, які викликали зацікавленість.
Competition for the Position of Procurement Manager
The Eastern Europe Foundation announces a competition for the position of Procurement Manager to organize and support the Foundation’s procurement processes and ensure the timely, transparent, and efficient purchase of goods and services in accordance with internal policies and donor requirements.
Location: Kyiv, Ukraine.
Application deadline: 9 November 2026.
Work format: Hybrid.
Key Responsibilities:
- Plan and coordinate procurement activities across several Foundation programmes and projects, set priorities, and monitor the implementation of procurement plans.
- Analyse the procurement needs of programmes and projects, determine the most appropriate procurement approach, and provide recommendations on its implementation.
- Organize the preparation, review, and approval of tender documentation for complex, non-standard, or high-risk procurements, ensuring compliance with donor requirements and the Foundation’s internal policies.
- Analyse market research findings, assess risks, and determine the appropriateness of applying the relevant procurement procedures.
- Verify the completeness of tender submissions and their compliance with established requirements, ensuring that procurement outcomes are properly documented.
- Support procurements requiring donor approval and coordinate the preparation of the necessary documentation and justifications.
- Coordinate communication with procurement participants, including preparing requests for clarification and notifications in accordance with approved procedures.
- Prepare or coordinate the preparation of agreements and contracts with suppliers, experts, and consultants, and coordinate documents with the relevant departments.
- Monitor the implementation of procurement plans across several projects, track risks, and promptly escalate issues to the responsible persons.
- Ensure that procurement, supplier, tender, and contract registers are maintained and that procurement documentation is kept up to date.
- Coordinate with the finance and accounting teams on the submission of supporting documents and preparation of materials required for payment.
- Advise programme and project staff on procurement procedures and coordinate the work of the Procurement Assistant.
Qualifications and Experience:
- A university degree in management, economics, finance, law, public administration, or a related field.
- Experience in procurement, tendering, contract administration, or administrative support.
- Practical experience in preparing and reviewing procurement documentation.
- Knowledge of procurement principles, tendering procedures, and procurement documentation processes.
- Understanding of an organization’s internal policies and donor requirements for procurement.
- Skills in preparing and reviewing tender documentation, terms of reference, commercial proposals, and contracts.
- Ability to analyse complex procurement situations, assess procurement risks, and prepare recommendations on the choice of procurement procedure.
- Understanding of international donors' requirements for procurement approvals and procurement risk management.
- Experience supporting procurement activities for several projects simultaneously.
- Ability to work with registers, spreadsheets, shared documents, and electronic document management systems.
- Skills in coordinating colleagues and liaising with legal, finance, accounting, and programme teams.
- Strong spoken and written Ukrainian language skills.
- Systems thinking, attention to detail, and accountability for the quality of documentation.
- Strong communication and business negotiation skills, with the ability to coordinate colleagues' work and align the expectations of different stakeholders.
- Analytical thinking, proactivity, a problem-solving mindset, integrity, and respect for confidentiality.
The application must include:
- A CV in Ukrainian (or English);
- A cover letter in Ukrainian (or English), indicating the expected salary level.
How to Apply:
Please submit your application by
11:00 p.m. on 9 November 2026. We reserve the right to contact only those candidates whose applications are of interest to us.
Відгукнутися на цю вакансію за адресою: www.work.ua/jobs/8651161/