Супервізор із закупівель

Лікарі без кордонів (MSF) — операційний центр Бельгія в Україні.

PROCUREMENT SUPERVISOR

Лікарі без кордонів/ Medecins Sans Frontieres (MSF) — це міжнародна гуманітарна організація, що надає допомогу в більш ніж 60 країнах світу для населення в скрутному становищі, жертвам стихийного лиха, техногенних катастроф та озброєних конфліктів незалежно від їх раси, релігійних чи політичних переконань.

MSF — це ініціатива громадянського суспільства, яка об'єднує людей, що прагнуть надавати допомогу іншим людям в кризових ситуаціях. Таким чином МСФ за власним вибором є асоціацією.

Кожен, хто працює з MSF, робить це з переконань і готовий підтримувати цінності та принципи організації.

Основна мета:

Планування та контроль закупівель товарів, транспортних послуг, підрядних робіт та інших послуг для забезпечення потреб проєкту й капітальних потреб відповідно до стандартів і протоколів MSF, з метою забезпечення прозорості й ефективності закупівельного процесу та належного виконання постачальниками своїх зобов’язань.

Обов’язки:

• Планування та контроль поточної закупівельної діяльності, забезпечення ефективного виконання процедур закупівель у межах проєкту або на рівні місії, а також дотримання стандартів і протоколів MSF, зокрема, але не виключно, у таких напрямах:
• Регулярний моніторинг ринку з метою виявлення нових постачальників для задоволення постійних потреб місії, а також пошук товарів і послуг, що забезпечують оптимальне співвідношення ціни та якості й можуть бути поставлені або надані в найкоротші строки. Проведення переговорів щодо цін та подання пропозицій щодо залучення нових постачальників для подальшого затвердження. Встановлення та підтримання ділових відносин із різними постачальниками з метою забезпечення безперебійного постачання товарів і надання послуг. Запит і збір цінових пропозицій та тендерних заявок відповідно до закупівельної політики MSF.
• Запит і збір цінових пропозицій та тендерних заявок відповідно до закупівельної політики MSF, а також оновлення інформації про товари та постачальників, зокрема щодо цін, наявності товарів, їхньої якості та строків постачання
• Спільно з фахівцем із ланцюга постачання планування закупівель з урахуванням отриманих заявок і замовлень, наявності товарів (їх дефіциту або надлишку), строків постачання, бюджетних обмежень та інших чинників.
• Координація та контроль роботи фахівців із закупівель, управління бюджетом на закупівлі та звірка й закриття підзвітних сум (авансів) із фінансовим відділом.
• Координація роботи команди, що перебуває в підпорядкуванні, та керівництво нею, зокрема розподіл обов’язків між працівниками, щоденний контроль їхньої роботи та перевірка її якості; складання графіків роботи, організація та проведення командних нарад.
• У тісній взаємодії з відділом кадрів здійснення контролю за відповідними кадровими процесами щодо підпорядкованих працівників (підбір персоналу, навчання та введення в посаду, оцінювання, виявлення потенціалу, професійний розвиток і комунікація) з метою забезпечення належної укомплектованості команди та необхідного рівня знань і компетенцій її працівників.
• Виконання доручених завдань відповідно до своєї спеціалізації та посадової інструкції.

Особливості підрозділу MSF:

• Проводити регулярний аналіз ринку в Черкасах, Києві та інших поточних або потенційних місцях роботи імплементаційної команди. Виявляти надійних постачальників, відстежувати коливання цін, наявність товарів та строки їх постачання.
• Формувати та підтримувати мережу надійних місцевих постачальників товарів і надавачів послуг, забезпечуючи конкурентні ціни, належну якість товарів і послуг та своєчасність їх постачання і надання.
• Планувати, координувати та контролювати весь процес місцевих закупівель, зокрема підготовку заявок на закупівлю, збір цінових пропозицій, вибір постачальників, розміщення замовлень, контроль їх виконання, координацію транспортування, приймання та відправлення товарів у тісній взаємодії з відділами логістики та забезпечення.
• Надавати підтримку іншим відділам у визначенні та плануванні потреб у закупівлях, завчасно прогнозувати операційні потреби, а також забезпечувати моніторинг та аналіз споживання товарів, що закуповуються на регулярній основі.
• У координації з відповідними відділами відстежувати обсяги споживання товарів і рівень їхніх запасів, завчасно визначати потребу в поповненні запасів та сприяти запобіганню дефіциту товарів і утворенню надлишкових запасів.
• Забезпечувати суворе дотримання закупівельної політики MSF, фінансових процедур, вимог щодо погодження та стандартів документального оформлення, гарантуючи прозорість і простежуваність усіх етапів закупівельного процесу.
• Тісно співпрацювати з менеджером з логістики, координатором із забезпечення та іншими відповідними відділами з метою визначення пріоритетів закупівель, оптимізації закупівельних процесів та вирішення проблем, пов’язаних із постачанням.
• Бути готовим/готовою до виїздів на місця роботи та відряджень у межах України відповідно до операційних потреб і процедур безпеки MSF.
• Своєчасно інформувати безпосереднього керівника про затримки в закупівлях, проблеми з роботою постачальників, зауваження щодо якості товарів і послуг, інциденти або будь-які порушення, за потреби пропонуючи коригувальні заходи.

ВИМОГИ:

Освіта:

• Обов’язково: Вища освіта у сфері бізнесу, торгівлі або за суміжною спеціальністю у сфері офісного адміністрування.

Досвід роботи:

• Бажано: досвід роботи у відділі логістики MSF протягом 1 року; попередній досвід роботи на посадах, пов’язаних із діяльністю у сфері управління ланцюгами постачання

Володіння мовами: вільне володіння українською мовою; бажане знання англійської мови вище середнього рівня.

ЩО МИ ПРОПОНУЄМО:

• Строковий контракт, з можливістю продовження;
• Повна зайнятість;
• Cтабільна та гарантована заробітна плата;
• Відпустка — 2.5 дні / місяць;
• Покриття лікарняних листів;
• Медичне страхування;
• Професійний розвиток (тренінги, курси надані організацією).

Більш детальну інформацію ви отримаєте під час співбесіди.

Дата початку роботи: якомога швидше; процес відбору кандидатів триває.

Ми заохочуємо відгукуватись на вакансію різних кандидатів, включаючи осіб будь-якої гендерної ідентичності, віку, сексуальної орієнтації, національності, раси, релігії, віросповідання, соціального та сімейного стану, людей з різними здібностями та всіма іншими різноманітними характеристиками, а також способами спільної праці.