Асистент керівника

Ціль: Заміщення вакантної позиції Асистент керівника для забезпечення ефективної операційної підтримки керівника, чіткої координації процесів, ведення звітності та безперебійного документообігу в гуманітарних ініціативах організації.

Вимоги:

• Вища або незакінчена вища освіта (бакалавр / магістр) за напрямами: менеджмент, міжнародні відносини, філологія, соціологія або суміжні спеціальності;
• Досвід роботи від 6 місяців на посаді асистента, координатора або активний волонтерський досвід у громадському чи гуманітарному секторі (розглядаються також вмотивовані випускники);
• Володіння англійською мовою на рівні B2-C1 (листування, робота з донорськими шаблонами);
• Впевнений користувач ПК: відмінне володіння Google Workspace (Docs, Sheets, Drive), MS Office, таск-менеджерами (Trello, Notion, Asana) та сервісами онлайн-зв'язку (Zoom, Google Meet);
• Організованість, уважність до деталей та цифр;
• Ініціативність, дисциплінованість і пунктуальність;
• Стресостійкість та вміння швидко навчатися у динамічному середовищі;
• Розвинені комунікативні навички та вміння працювати в команді.

Обов’язки:

1. Операційна підтримка керівника та ведення проєктів:
   • Пряма щоденна підтримка проєктного менеджера у поточному супроводі проєктів.
   • Ведення робочого календаря, планування дзвінків/зустрічей із партнерами, фіксація підсумків та домовленостей (minutes of meeting).
   • Моніторинг виконання завдань і дотримання дедлайнів у трекерах (Trello, Notion, Asana або Google Таблиці).
   • Виконання оперативних доручень менеджера для безперебійного перебігу проєктної діяльності.
2. Робота з польовими даними та первинною інформацією:
   • Збір первинних даних безпосередньо з полів (кількість виданої допомоги, списки отримувачів, фотофіксація).
   • Структурування, перевірка та внесення зібраних показників у робочі бази та зведені таблиці.
3. Підготовка звітності та робота з документацією:
   • Оформлення драфтів описових звітів, презентацій та довідок за встановленими шаблонами для донорів і партнерів.
   • Перевірка, систематизація та впорядкування проєктної документації.
   • Завантаження та структурування скан-копій на спільному Google Диску.
4. Крос-функціональна комунікація та логістичний супровід:
   • Оперативна взаємодія з логістами, водіями та складом.
   • Контроль і перевірка статусів закупівель, комплектування та своєчасної доставки гуманітарної допомоги.

Умови роботи:

• Робота у комфортному офісному центрі;
• Графік роботи 09:00—18:00, пн-пт;
• Конкурентоспроможна винагорода з урахуванням вашого професійного досвіду;
• Цікава робота з можливістю вирішення нестандартних кейсів;
• Дружній колектив та лояльне керівництво;
• Прозорість рішень та відкритість в комунікаціях;
• Робота в потужній та амбітній гуманітарній організації з перспективою зростання.

Просимо, у разі зацікавленості у вакансії, надсилати своє резюме шляхом відклику. У разі виникнення питань просимо звертатися за контактним номером телефону +