Особисті дані приховані

Шевчук Олена Святославівна
Дата народження: 15.02.1990 р.
Київ/Ірпінь
Телефон: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
E-mail: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Мета: застосувати свій досвід у грантовому менеджменті та фінансовій звітності для підтримки проєктів, що потребують точності, системності та відповідальності у роботі з бюджетами і донорськими вимогами.
ОСВІТА
2007 – 2012 рр. – Національний університет харчових технологій
Факультет: Економіки та Менеджменту
Спеціальність: Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності
2007 – 2011 – диплом бакалавра
2011 – 2012 – диплом спеціаліста

ДОСВІД РОБОТИ
ТОВ «Кофе Хауз Україна»
Червень 2007 – Жовтень 2007 – офіціант
ТОВ «Комунікаційний Альянс»
Листопад 2010 року – Листопад 2012- оператор-аналітик моніторингу реклами
ТОВ «Трейд Майстер»
Листопад 2012- Січень 2013 менеджер з продажу
ТОВ «Комунікаційний Альянс»
Лютий 2013-Серпень 2015-оператор-аналітик моніторингу реклами
• складання звітів з реклами на телебачення;
• моніторинг ЗМІ;
• аудит телеефіру;
• моніторинг реклами на телеканалах: 24, OTV, НТН, Новий канал, СТБ, ICTV, 112, 5 канал, Футбол 1, Футбол 2, К1, К2, Zoom.
• навчання персоналу.
Мережа фітнес клубів «Sport Life»
Листопад 2014 року – адміністратор центральної рецепції
Травень 2015-Грудень 2016 - старший адміністратор центральної рецепції
ТОВ «Інтеграційні системи»
Січень 2017-офіс-менеджер
• керування роботою всього офісу;
• ведення ділової кореспонденції;
• розподіл дзвінків;
• зустріч відвідувачів;
• адміністративно-господарська підтримка всіх співробітників офісу;
• робота з первинною бухгалтерською документацією у програмі 1С;
• підготовка накладних, рахунок-фактур;
• ведення діловодства, підготовка різних звітів;
• ведення офісних витрат, документообігу оплат;
• організація свят та інших корпоративних заходів;
• забезпечення чистоти та порядку в офісі;
• ведення звітності щодо відпусток, відгулів;
• організація відряджень співробітників: замовлення авіа- та залізничних квитків, бронь готелю;
• організація семінарів: пошук закладу, складання меню, реєстрація учасників;
• наповнення корпоративного сайту необхідною інформацією;
• ведення корпоративної сторінки у соціальній мережі Facebook;
• виконання особистих доручень директора;
• виконання функціональних обов'язків логіста на час його відсутності (відпустка).
Жовтень 2017—Лютий 2025 заступник головного бухгалтера
• робота з програмами Medoc, 1С УТП підприємство, кліент-банкінг, «ВЧАСНО»;
• робота з вхідними податковими накладними (запити в програмі Medoc, внесення даних в 1С, моніторинг наявності усіх податкових від постачальників);
• заповнення вихідних податкових накладних актуальними УКТ ЗЕД кодами, реєстрація податкових у програмі Medoc;
• підготовка повного пакету документів для розблокування податкових накладних;
• прийом та реєстрація документів від постачальників. Оформлення згідно вимог до первинної документації;
• реєстрація та контроль видаткових накладних від замовників, ведення реєстру первинної документації компанії;
• контроль витрат палива, списання та розрахунок норми використання палива згідно коефіцієнту норми.
• заповнення ТТН згідно маршруту водія за день;
• робота з банками. Оплата рахунків. Відкриття/закриття розрахункових рахунків для підприємства, актуалізація даних компанії у обслуговуючих банках, запит необхідних довідок;
• проведення виписок по банківським рахункам в 1С;
• покупка та продаж валюти;
• складання авансових звітів, підготовка наказів про відрядження, посвідчень про відрядження, розрахунок коштів на відрядження та підрахунок витрат вище за добові витрати;
• звірка з контрагентами по квартально;
• складання графіка відпусток працівників компанії;
• отримання, оновлення електронних ключів для роботи в клієнт банкінгу, програми Medoc та тендерних майданчиків;
З серпня 2017 року паралельно з основними обов’язками займаюся тендерними закупівлями, представляю інтереси компанії як постачальника
• реєстрація компанії на тендерних майданчиках Проззоро, Смарттендер, Держзакупівлі онлайн та інші;
• вивчення тендерної документації із закупівлі (англо- та україномовні конкурси);
• збір та підготовка необхідної документації для участі у закупівлі(підготовка уставних, фінансових документів згідно вимог ТД, складання та оформлення довідок у вільній формі, контроль за наданням необхідної документації з технічної частини;
• замовлення банківських гарантій для участі у тендері та забезпечення виконання договору;
• замовлення довідок із МВС, податкової, витягу з ЕДР та інших державних установ;
• участь у аукціоні;
• підготовка необхідного пакету документів у разі перемоги у закупівлі;
• супроводження замовника від укладання договору до реєстрації податкової накладної.

Невід’ємною частиною роботи є відслідковування законодавчих змін стосовно діяльності ТОВ
• внесення змін до уставних документів, зміна юридичної адреси, контактної інформації;
• розширення КВЕДів для діяльності компанії;
• надання та оновлення інформації щодо кінцевого бенефіціарного власника компанії;
• підготовка та подача документів в ЦНАП для реєстрації усіх змін державним реєстратором;
• отримання відповідних документів у наслідок реєстраційних дій.

ФОП САМКО Юлія Петрівна
Травень 2024 року—бухгалтер
• Ведення кадрового обліку ФОП:
оформлення прийому та звільнення працівників відповідно до законодавства
• Облік та контроль відпусток працівників:
ведення графіків відпусток, нарахування відпускних виплат
• Розрахунок та супровід соціальних виплат:
нарахування та виплата лікарняних і декретних (у взаємодії з відповідними органами)
• Нарахування та виплата заробітної плати:
розрахунок ЗП, податків та обов’язкових внесків (ЄСВ, ПДФО, військовий збір)
• Підготовка та подання податкової звітності ФОП:
формування та здача квартальної та річної звітності
• Супровід участі у державній грантовій програмі «Власна справа»:
отримання гранту, фінансовий облік використання коштів
• Підготовка та подання щорічної звітності за грантовими коштами:
контроль цільового використання фінансування та відповідність вимогам програми

ТОВ "Міжнародна комерційна телерадіокомпанія" (ICTV)
Червень 2024 року—Менеджер по роботі з грантами
• Повний супровід грантових можливостей:
моніторинг актуальних грантових конкурсів, донорських програм, міжнародних і національних фондів, аналіз умов участі, критеріїв відбору, тематичних пріоритетів, допустимих бюджетів, вимог до заявників і партнерів
• Аналіз грантової відповідності організації або проєкту:
оцінка ідей, ініціатив та організаційної спроможності на відповідність умовам конкретного конкурсу, визначення сильних сторін заявки, ризиків, прогалин і шансів на отримання фінансування
• Координація процесу підготовки грантових заявок:
планування всього процесу подачі, формування внутрішнього таймлайну, розподіл задач між членами команди, контроль дедлайнів і забезпечення своєчасного збору всіх необхідних матеріалів
• Розробка та структуризація грантових концепцій:
перетворення ідей проєкту на логічно побудовану грантову заявку з чітко сформульованими проблемою, метою, завданнями, очікуваними результатами, показниками ефективності, цільовими аудиторіями, планом реалізації та логікою змін
• Написання грантових заявок:
підготовка змістовних, структурованих і донорсько-орієнтованих аплікаційних форм, описових наративів, концепт-нот, технічних пропозицій, мотиваційних листів, супровідних листів та інших документів, необхідних для подання
• Адаптація проєктної ідеї під вимоги конкретного донора:
доопрацювання змісту, формулювань, акцентів і структури заявки залежно від пріоритетів грантодавця, конкурсної документації, методології оцінювання та очікуваного соціального впливу
• Формування проєктної логіки:
опис проблематики, обґрунтування актуальності, визначення цільових груп, очікуваних якісних і кількісних результатів, підбір індикаторів та механізмів оцінки результативності
• Розробка бюджетів грантових проєктів:
підготовка детального бюджету відповідно до правил донора, обґрунтування витрат, розрахунок прямих і непрямих витрат, перевірка відповідності бюджету технічному опису та допустимим категоріям витрат
• Бюджетна координація з фінансовими спеціалістами:
взаємодія з бухгалтерами, фінансовими менеджерами, юристами та керівниками проєктів для узгодження бюджету, перевірки фінансової реалістичності заявки та коректності запланованих витрат
• Підготовка пакета супровідної документації:
збір і систематизація статутних документів, реєстраційних даних, фінансових документів, довідок, листів підтримки, резюме ключового персоналу, декларацій, гарантійних листів, партнерських листів, політик і внутрішніх регламентів
• Ведення комунікації з донорами та партнерами:
підготовка офіційних листів, запитів на уточнення, відповідей на роз’яснення, листування щодо процедурних і технічних питань, уточнення вимог конкурсу та координація подальших етапів після подачі заявки
• Організація партнерської взаємодії в межах грантової заявки:
координація співпраці з партнерами, експертами, виконавцями, медіа, громадськими організаціями та іншими залученими сторонами, погодження ролей, відповідальності та внесків у проєкт
• Підготовка описів організації та її спроможності:
написання розділів про інституційну спроможність, релевантний досвід, портфоліо реалізованих проєктів, команду, технічну експертизу та сталість результатів
• Розробка комунікаційної складової грантових проєктів:
опис інформаційної підтримки, медіапланів, каналів поширення, охоплення цільових аудиторій, PR-інструментів, цифрових кампаній, залучення медіа та блогерів для досягнення цілей проєкту
• Підготовка презентаційних матеріалів до грантових заявок:
створення презентацій, коротких проєктних описів, пітч-деків, візуалізацій бюджету, логічних рамок та інших матеріалів для внутрішнього погодження або подання донорам
• Контроль якості заявки перед поданням:
перевірка повноти пакета документів, логічної узгодженості всіх розділів, відповідності бюджету технічному опису, коректності формулювань, дотримання формальних вимог та дедлайнів
• Подання грантових заявок через онлайн-платформи та електронні системи:
завантаження документів, технічне оформлення форми подання, перевірка коректності вкладень, супровід електронної реєстрації та фінальна верифікація заявки перед відправленням
• Супровід заявки після подання:
комунікація з донором щодо уточнень, доопрацювань, додаткових документів, бюджетних коригувань, переговорів щодо умов фінансування та подальших процедур погодження
• Участь у грантових переговорах:
погодження умов майбутньої співпраці, коментарів до договорів, технічних завдань, бюджетів, графіків реалізації, звітності, прав інтелектуальної власності, податкових та юридичних аспектів
• Супровід укладення грантових та партнерських угод:
координація підписання договорів, погодження правок з юридичною та фінансовою командами, перевірка відповідності договірних умов грантовій заявці та вимогам донора
• Координація старту грантового проєкту:
передача проєкту в реалізацію, узгодження плану запуску, контроль стартових документів, дедлайнів, ролей команди та очікуваних deliverables
• Моніторинг виконання грантових зобов’язань:
контроль дотримання календарного плану, виконання проєктних активностей, досягнення індикаторів, відповідності реалізації погодженому бюджету та затвердженим результатам
• Підготовка грантової звітності:
написання проміжних і фінальних звітів, опис досягнутих результатів, виконаних активностей, кількісних і якісних показників, висновків, викликів, уроків та рекомендацій
• Координація фінансової звітності за грантами:
збір фінансових підтверджень, звірка витрат, підготовка пояснень до бюджетних рядків, забезпечення відповідності фінансових документів вимогам грантодавця
• Контроль цільового використання грантових коштів:
моніторинг допустимості витрат, своєчасності використання коштів, відповідності затвердженому бюджету та умовам договору
• Супровід грантів, отриманих від державних програм:
комунікація з відповідними державними органами, підготовка звітів, пояснень і підтвердних документів, контроль виконання умов фінансування та звітних зобов’язань
• Формування доказової бази для звітності:
збір посилань, фото, скриншотів, публікацій, програм заходів, списків учасників, аналітики охоплень, медіапоказників, відгуків та інших матеріалів, що підтверджують реалізацію активностей
• Оцінка ефективності грантових проєктів:
аналіз результатів, охоплення, впливу, якості реалізації, виконання KPI та підготовка висновків для майбутніх подач і масштабування успішних рішень
• Ведення внутрішньої грантової документації:
систематизація всіх файлів, версій заявок, бюджетів, договорів, звітів, листування та додатків для швидкого доступу, аудиту й інституційної пам’яті
• Пошук можливостей для розвитку організації через гранти:
виявлення нових тематичних напрямів фінансування, потенційних донорів, партнерств і форматів співпраці для стратегічного розвитку організації або бізнесу
• Побудова довгострокових відносин із донорами та партнерами:
підтримка професійної комунікації, репутаційний супровід, підготовка якісних матеріалів і забезпечення надійного грантового менеджменту для майбутніх можливостей співпраці

Супровідний лист

Мені дуже відгукнулась ваша вакансія менеджерки грантової фінансової звітності — як за змістом, так і за цінностями організації.

У своїй роботі я поєдную дві важливі для цієї ролі складові: глибоку увагу до цифр і щире розуміння важливості соціальних проєктів. Уже понад 7 років працюю з фінансами, звітністю та документами, а останні роки — безпосередньо з грантовими проєктами у Starlight Media.

Для мене фінансова звітність — це не просто таблиці та цифри. Це про довіру. Про відповідальність перед донором і, що важливіше, перед людьми, для яких реалізуються ці проєкти. Саме тому я завжди дуже уважно ставлюсь до деталей, логіки цифр і прозорості кожного документа.

У своїй роботі я:
— готую та координую фінансову і описову звітність;
— працюю з бюджетами, витратами та підтвердними документами;
— комунікую з донорами (Chemonics, UNDP, EU проєкти, UNOPS, UNESCO, MAG, Expertise France,USAID, UNFPA ) щодо правок і погоджень;
— стежу за дедлайнами та відповідністю вимогам;
— допомагаю команді структурувати і “збирати” звіт так, щоб він був зрозумілий, логічний і коректний.

Мій попередній досвід на посаді заступника головного бухгалтера, бухгалтерки ФОП та тендерного спеціаліста сформував у мені системність і спокій у роботі з цифрами. Я вмію працювати уважно, не губитися в деталях і водночас тримати загальну картину.

Мені близька ваша місія — допомагати людям у складних життєвих обставинах. І я щиро хочу бути частиною команди, де моя робота з цифрами має реальний вплив і сенс.

Готова відкрити ФОП 3-ї групи та готова швидко долучитися до роботи.

Дякую вам за можливість податися. Буду дуже рада знайомству та подальшій розмові.

З найкращими побажаннями,
Олена