Согласно исследованию НАФИ, у 82% предприятий микро- и малого бизнеса сегодня есть физические офисы. Пандемия внесла коррективы в работу каждого и показала узкие места в бизнес-процессах компаний. Результаты опроса 312 клиентов NetHunt выявили, что 32% владельцев бизнеса планируют использовать удаленный формат работы после окончания карантина. Но формирование удаленной структуры компании занимает время и имеет ряд подводных камней.

Лина Луговая
Лина Луговая
Chief Marketing Officer в Epom

Для большинства компаний проблемы начинаются с отдела продаж: на удаленке сотрудники не чувствует себя полноценной частью команды и не до конца понимают свою роль в проектах. О том, как грамотно адаптировать отдел продаж к новой реальности и выстроить процессы удаленной работы, и поговорим.

Как выстроить базу для переведения отдела продаж на удаленку

Начните с анализа внутренних и внешних процессов компании. Изучите работу и взаимодействие отделов и проанализируйте воронку продаж.

Воронка продаж — это путь клиента от интереса к товару/услуге до покупки. Проверьте каждый этап:

  • привлечение клиентов (не забросили ли блог? Не остановили ли контекстную рекламу?);
  • вовлечение аудитории (корректно ли работает сайт, контактные формы и доступны ли менеджеры по телефону);
  • заключение сделки и существующих клиентов.

Если дело не в воронке, стоит проверить внутреннюю коммуникацию с сотрудниками. Узнайте, с какими задачами у них возникают проблемы чаще всего и проработайте их более детально. Определите, в каких технических ресурсах нуждается команда, и выделите бюджет на их покупку.

Этапы построения внутренней коммуникации

  1. Фокус на главном — расставьте приоритеты и откажитесь от товаров/услуг, которые приносят убытки. Часто собственники не улучшают свои сильные позиции, а продолжают держать в пуле товаров/услуг неприбыльные в надежде на изменения после кризиса.
  2. Четкие правила работы — обозначьте правила работы каждого отдела и назначьте ответственных. Каждый сотрудник должен понимать за что он отвечает, кому подчиняется, к какому результату стремится. Обозначьте условия работы: рабочие часы, связь вне рабочего времени, выполнение сверхурочных задач. Четко очерченные границы помогают избежать недопониманий.
  3. Личное общение — важно ставить задачи и доносить цели компании не группе сотрудников, а каждому индивидуально. Спросите у сотрудника, как сделать его работу эффективнее и давайте регулярный фидбек по рабочим вопросам.
  4. Мотивация — выделите минимум полчаса в неделю для видеовстреч с командой. Делитесь новостями, итогами недели и рабочими советами. Если есть возможность, оплатите релевантные онлайн-курсы, которые вся команда будет проходить синхронно и создайте чат для их обсуждения. Тогда риск того, что кто-то забросит курс на середине резко сокращается, а развитие новых скиллов дает заряд дофамина команде:)

Инструменты для построения удаленного отдела продаж

CRM-система

Если в задачи менеджера по продажам входит регулярное общение с клиентами в социальных сетях и по электронной почте, то обязательным инструментом для использования станет CRM-система.

CRM для малого бизнеса автоматизирует до 40% рутинной работы. Не нужно открывать кучу вкладок, чтобы собирать и систематизировать информацию о клиентах. CRM-система для предпринимателей — инструмент анализа эффективности взаимодействия компании с клиентом, воронки продаж.

Начните с простых и удобных CRM для Gmail, которая интегрируется не только с инструментами G-Suite, но и с LinkedIn и DataStudio. Преимущества таких CRM — создание лидов в один клик, понятная аналитика продаж и массовые рассылки, которые гарантированно не попадут в папку спама.

Инструменты: NetHunt CRM от 250 грн/мес для пользователя. Доступна 14-дневная бесплатная пробная версия. Streak от $49/мес за пользователя, доступна бесплатная версия с ограниченным функционалом.

Планировщик задач

Todo-мессенджеры помогают распределить задачи между отделами, следить за дедлайнами проектов и загрузкой сотрудников. Они бесценны для структурирования бизнес-процессов: проекты делятся на задачи, а задачи на подзадачи. К задачам можно оставлять комментарии, выставлять сроки и приоритет, следить за их выполнением. Большинство планировщиков задач интегрируются с инструментами G-Suite и др.

Инструменты: Todoist, Trello, Wunderlist и т.д. Все их можно использовать бесплатно с базовым функционалом. Такой функционал есть и у некоторых CRM, поэтому выбирая решение для отдела продаж, обращайте внимание на наличие этой фичи.

Видеочат

Выберите единый сервис, которым будет пользоваться команда. Пользователям Google будет привычно работать с видеочатом Hangouts. Из-за пандемии Google и Microsoft временно предоставили бесплатные тарифы для служб совместной работы G-Suite и Microsoft Teams.

Рассмотрите и другие сервисы видеосвязи: Zoom, Appear.in, Jit.si. Цена: бесплатно за версию с базовым функционалом.

Мессенджер для общения команды

Для сотрудников отдела продаж очень важна коммуникация с командой и другими отделами. Переписка команды не должна быть разбросана по мессенджерам. Это приведет к путанице и потерянным сообщениям. Используйте единый канал, который будет выделен только под рабочие вопросы. Например, Telegram. Сильные стороны этого мессенджера — скорость загрузки и защита информации.

Тайм-трекер

Главная задача программ тайм-трекеров — анализ продуктивности. Для того, чтобы оптимизировать рабочие задачи, собственнику важно понимать, на какие из них у отдела продаж уходит больше всего времени.

Популярные программы тайм-трекинга: Hours (300 грн/мес за пользователя), Toggl (от 330 грн/мес за пользователя), TMetric (бесплатно для команд из 5 человек; платная версия — от 1990 грн/год).

Усилия по построению удаленного отдела продаж окупаются в первые месяцы после внедрения. Улучшение коммуникации между отделами и снижение фрустрации у сотрудников — первый сигнал того, что вы на правильном пути. Все вышеперечисленные инструменты легко применяются к другим отделам и будут актуальны в посткризисный период.

Делитесь в комментариях своими проверенными инструментами, которые вы используете для построения и контроля за удаленными сотрудниками.

Читайте также