Одна з численних функцій HR-менеджера або безпосереднього керівника в тому, щоби підтримувати співробітника в досягненні цілей і виконання планів. Він допомагає порівнювати та оцінювати досягнуті результати й ступінь просування до цілей, а також перерозподіляти пріоритети, коригувати план дій у разі необхідності.

Для цього й необхідний зворотний зв’язок. Якщо мета поставлена ​​чітко, надавити його можна такими діями:

  • Похвалити за успіхи, заохотити досягнення цілей. Це — один із найважливіших мотиваторів, визнання прагнуть отримати всі, незалежно від зарплати.
  • Допомогти усунути відхилення. Коли щось пішло не так, потрібно разом розбиратися, вносити корективи, змінювати орієнтири.
  • Скорегувати мету. Якщо з’ясувалося, що мета недосяжна, ринкова ситуація змінилася чи кваліфікація співробітника виявилася недостатньою.

Кожна з цих дій передбачає спілкування зі співробітником і надання зворотного зв’язку: позитивного або такого, що розвиває.

Складнощі в наданні фідбеку на дистанційці

  1. Обговорення важких чи спірних моментів, яке в офісі можна нівелювати посмішкою, дружнім тоном, поплескуванням по плечу, стає на дистанційці більш формальним. Тому фактична інформація може бути неправильно зрозуміла.
  2. Телефоном, електронкою або через месенджери складно обговорювати схеми, графіки, малюнки та іншу візуальну інформацію. Співробітник може неправильно зрозуміти керівника або не зуміти самостійно розібратися в отриманому файлі.
  3. Рутина й насичений робочий графік забирають багато часу й сил, тож зворотний зв’язок відкладається і втрачається. Оскільки спонтанні контакти під час дистанційки ускладнені, то частина приводів, за якими можна було б надати зворотний зв’язок, проходить повз. Співробітникові може не вистачати інформації про те, як керівник оцінює його роботу, і він може відчувати себе покинутим.
  4. На дистанційці керівник може забувати про позитивний зворотний зв’язок, який мотивує співробітника на нові досягнення, але якщо стається щось погане, то ситуація завжди розберуть. Виникає дисбаланс: працівник не відчуває визнання, а чує лише невдоволення керівника, така ситуація не тільки не розвиває, а ще й демотивує співробітника.

6 рекомендацій з надання зворотного зв’язку віддаленим співробітникам

Дотримуйтесь балансу між визнанням і розвивальним зворотним зв’язком

Оскільки на дистанційці є небезпека переважання розвиваючого (або негативного) зворотного зв’язку, керівникові слід не забувати надавати й позитивний: і в спілкуванні сам на сам, й обговорюючи підсумки з усією командою.

Зворотного зв’язку має бути достатньо

Попри віддаленість, необхідно тримати співробітника в потоці комунікації, щоби він не відчував себе забутим. Водночас необхідно враховувати його сприйнятливість до рекомендацій: комусь досить короткої розмови, а комусь потрібні докладні пояснення й письмова документація.

Користуйтеся правилом мінімальної затримки

Зворотний зв’язок необхідно здійснювати якомога швидше після події, до якої він належить, поки подія ще свіжа в пам’яті. Досить дивно розбирати те, що відбулося кілька тижнів тому, краще зробити це відразу або хоча б протягом декількох днів.

Плануйте час для спілкування

Щоби не порушувати робочі плани один одного, бажано виділяти в календарі час під цю задачу, наприклад, один раз на тиждень або на два тижні. Зустріч можна присвятити обговоренню поточної роботи, наданню зворотного зв’язку, обговоренню як позитивних, так і недостатніх результатів. Сам співробітник теж буде знати, що в цей час можна поставити будь-які питання.

Виберіть правильний канал для надання зворотного зв’язку

Звісно, краще використовувати програму, що дозволяє бачити співрозмовника (Skype, Zoom тощо). Але відеорозмова вимагає планування: співробітник має звільнити час та знайти тихе місце. Тому для швидкого обговорення невеликих деталей краще використовувати месенджери.

Якщо ж співробітникові необхідно подякувати за відмінно виконану роботу, то краще робити це настільки публічно, наскільки вам дозволяють засоби та план комунікацій, наприклад, на найближчій онлайн-зустрічі команди.

Контролюйте свої емоції й слухайте співрозмовника

Оскільки емоції погано передаються на відстані, зворотний зв’язок стає жорсткішим і може бути більш образливим для співробітника. І в нього, відповідно, виникає опір словам керівника, йому складніше прийняти такий фідбек. Тому:

  • контролюйте свій емоційний стан, ваш тон має підтримувати, а не докоряти;
  • емпатично слухайте співробітника, оцінюйте його емоційний стан і спробуйте зрозуміти, чи згоден він із тим, що ви йому говорите, чи готовий діяти так, як ви йому рекомендуєте.

Читайте також