Ежедневные рабочие задачи HR-а содержат много рутинных процессов: учет и утверждение отсутствий, проведение 1:1, Performance review (в IT-сфере), опросов и много другого. HR generalist, при отсутствии позиции рекрутера в компании, еще и занимается наймом сотрудников: размещает вакансии, систематизирует и обрабатывает отклики, заносит кандидатов в базу....

Этот список повторяющихся действий можно долго продолжать и да, они все важны, но занимают достаточно много времени. Автоматизация как раз и помогает сократить количество времени, которое вы затрачиваете на рутину.

Что же дает автоматизация HR-процессов

  1. Оптимизирует работу и экономит время. Все процессы в одной системе, а не в разных CRM и excel-табличках. Вы не теряете время (= деньги бизнеса) на поиск и систематизацию данных.
  2. Минимизирует рутину. Утверждать запросы на отпуск или больничный, удобно вести календарь событий, размещать вакансии, отвечать кандидатам и обрабатывать резюме проще в несколько кликов, а не ежедневно тратить временные и личные ресурсы на повторяющиеся трудозатратные действия.
  3. Оставляет время на задачи, которые не могут ждать. В кризис важно как можно больше внимания уделять потребностям сотрудников. По разным данным, 63% украинских специалистов работают из дома. Это означает, что HR-специалистам приходится прикладывать еще больше усилий, чтобы внедрять корпоративную культуру онлайн, проводить внеплановые 1:1, опросы (Q12, eNPS) и просто общаться.
  4. Позволяет удобно отслеживать всю аналитику. Аналитика — один из самых необходимых инструментов для экономии средств. Понимая, насколько продуктивны ваши HR-процессы, вы видите цельную картину: эффективность источников рекрутинга, скорость закрытия вакансий, текучесть персонала по отделам. Это позволяет быть максимально эффективными в кризис и тратить средства только на то, что работает.

Лайфхаки: как выбрать HRM-систему, чтобы не потратить много средств

Система для HR позволяет экономить только в том случае, если подходить к ее выбору осмысленно.

Лайфхак № 1. Чтобы не тратиться на отдельные модули, покупайте all-in-one решение, которое соединяет и HR, и рекрутинг.

Лайфхак № 2. Покупайте систему, в которой прозрачное ценообразование и нет дополнительных платежей, в том числе и за техподдержку. Часто бывает так, что за внедрение приходится доплачивать сумму, которая близится к стоимости системы в месяц.

Лайфхак № 3. Выбирайте систему, которая ориентирована на ваш рынок, чтобы не переплачивать за интеграции с сайтами работ, с которыми вы не сможете работать в вашей стране. Для процесса рекрутинга критически важна интеграция с job-порталами именно вашей страны и даже города.

Чек-лист качественной системы для автоматизации HR-процессов

Приемлемая стоимость

Система не должна стоить как самолет :) Ищите HRM с необходимыми конкретно вам функциями, чтобы не платить больше.

Безопасность данных

Подходите к этому вопросу очень серьезно, ведь сложно придумать что-то хуже попадания всех данных ваших сотрудников в открытый доступ, как это было в Potok.

Если коротко, то существует 2 подхода к организации архитектуры данных в SaaS приложениях: Multitenancy («множественная аренда») и Single Tenant (персональный облачный сервер). Компании, которые организуют архитектуру данных через множественную аренду, экономят на безопасности своих клиентов. Поскольку достаточно взломать один-единственный сервер и данные всех клиентов, которые хранятся на нем, становятся общедоступными.

Уточняйте у компании-разработчика, как хранятся ваши данные, как они защищены и что будет, если облако взломают? Второй вариант в этом плане всегда лучше первого. Это как, если бы вам предложили выбрать: своя квартира с хорошим замком или одна большая коммуналка?

Удобство использования и user-friendly интерфейс

Помните, что пользоваться системой вам придется ежедневно. Поєтому она должна быть комфортной и точно не раздражать визуально.

Адаптивность на разных устройствах

Система должна быстро и без сбоев работать как на ПК, так и на мобильном телефоне или планшете, чтобы вы могли спокойно работать и решать важные задачи в несколько кликов, где бы вы ни находились.

Быстрая и бесплатная техподдержка

Представьте ситуацию, когда вам срочно нужно решить техническую неполадку, а саппорт отвечает только по email и в течение 24 часов. Общение в онлайн-режиме и ответ в мессенджерах через несколько минут — более удобный и современный подход. Отлично, если саппорт может созвониться с клиентом с помощью видео или увидеть проблему через демонстрацию экрана и решить ее. Лучше всего, если это уже входит в стоимость системы.

Встроенный модуль рекрутинга

HR и рекрутинг — взаимосвязанные процессы. Хорошо, если в вашей HRM они будут объединены.

Наличие Self management

Возможность быстро и удобно запросить отпуск, переработку или больничный — то, что входит в обязательный перечень функций идеальной HRM-системы. Запрашивать 1:1, фидбек или просмотреть поставленные цели и задачи на сотрудника удобнее в одной системе.

Наличие Performance management

Performance management позволяет развивать наиболее производительных и вовлеченных сотрудников, которые делают бизнес максимально эффективным. Удобнее, если этот процесс автоматизирован, а по данным можно отследить историю работы сотрудника.

Возможность вести аналитику

Как мы уже писали, аналитика — ценный инструмент, который помогает сделать работу продуктивнее и найти слабые места бизнеса.

OKR

Модуль OKR (Objectives and Key Results) в HRM-системе позволяет достичь прозрачности в постановке целей и бОльшей вовлеченности персонала.

Опросы

В системе для HR важно иметь возможность создавать опросы, поскольку вы получаете аналитику и статистику в своей системе, а не на сторонних ресурсах, как это бывает, если вы используете Google Forms. Вы всегда можете быстро проанализировать данные, которые так необходимы в работе с сотрудниками в кризис. Вовремя проведенный Q12 или внеочередной eNPS позволяют быстро выявить проблемы и уменьшить текучесть персонала.

Обзор популярных систем для HR: BambooHR, Zoho People, CakeHR и Hurma

Рассмотрим 4 популярные системы, которые чаще всего используют специалисты в HR-сфере.

BambooHR

Система на рынке с 2008 года и подходит для малого и среднего бизнесов. Она получила положительные отклики от HR-ов за приятный и удобный интерфейс, предварительную настройку под собственный бизнес и полезные HR-инструменты, такие, как встроенный календарь, управление отсутствиями и обучением сотрудников.

Что касается нюансов в работе, то их несколько. На самом деле в BambooHR есть чуть ли не все для продуктивной работы, но дело в том, что многие необходимые модули вроде Performance management, OKR и Payroll приходится интегрировать отдельным платным ПО. Это означает, что помимо платы от $6,19 за каждого сотрудника в месяц за базовые инструменты, вам придется еще платить за нужные вам модули. А если вы HR generalist или активно взаимодействуете с рекрутерами, то в BambooHR у вас нет возможности соединить рекрутинг и HR.

Система довольно популярна в США, она полностью ориентирована на американский рынок, так что будьте готовы общаться с техподдержкой не всегда в удобное время и на английском языке.

Zoho People

Еще одна популярная зарубежная система, которую часто используют и на рынке СНГ. В Zoho вы сможете удобно вести Absence и Performance management, создавать шаблоны для HR-процессов через конструктор, заносить события в календарь и вести аналитику. Для ваших сотрудников реализован учет отработанных часов, внедрен LMS, а еще создан удобный внутрикорпоративный портал.

Все это возможно за стоимость от €0,83 и до €8 за сотрудника в месяц. Разница в том, что в первом случае вы платите за базовый функционал, а за более дорогую цену получаете другие необходимые модули. Например, Zoho Recruit, который позволяет вести рекрутинговые процессы. Цены в Zoho Recruit стартуют с $25 в месяц за пользователя. Также, в Zoho платная техподдержка, и стоит она от $25 в час.

CakeHR

CakeHR представляет собой современное и адаптивное решение для HR со множеством полезных функций: от составления мгновенных интерактивных HR-отчетов до интеграции с G Suite и Slack. В ней, как и в других системах, можно вести базу данных сотрудников, реализовать Onboarding & Offboarding, 1:1, опросы, собирать фидбеки и даже управлять расходами в компании. Но каждый из этих модулей придется купить отдельно. Цены стартуют от $5,5 до $216 за один модуль на одного сотрудника в месяц (стоимость модулей отличается).

Hurma System

Hurma представлена украинской компанией и ориентирована на украиноязычный и русскоязычный рынок, а техподдержка доступна на трех языках. HRM-система объединила весь необходимый функционал в одном решении: база кандидатов и вакансий для рекрутера, интеграция с локальными job-порталами, поддержка сорсинг-плагина AIFox, который позволяет сканировать информацию о кандидате на LinkedIn, в соцсетях и на сайтах работ. Плюс ко всему, автоматизированный Absence и Performance management, Time Tracking, удобный календарь событий, OKR и статистика по HR и рекрутингу.

Hurma позиционируют как all-in-one систему, в которой не нужно докупать функционал отдельно. Цены на систему стартуют от $70 для команды из 30 человек и меняются в зависимости от количества человек в компании.

Из недостающих функций: в Hurma System недоступны графики по филиалам (актуально для компаний с филиалами в нескольких странах) и Payroll еще в разработке.

Как выбрать HRM, которая нужна именно вам

  • Прежде всего, обращайте внимание на такие показатели, как функционал, цена, безопасность и техподдержка в контексте своих пожеланий к системе.
  • Понимайте, что покупка системы — это покупка ежедневного удобства и средства экономии. Именно вам решать, какая система подходит по цене, а какая нет. Выбирайте то решение, которое содержит все необходимые функции, и хорошо, если эти функции будут встроенными.
  • Выбирая вариант, который требует покупку отдельных инструментов, помните, что хранить все данные в одной системе все же безопаснее. Выбирайте HRM, которая хранит информацию в отдельном облаке в зашифрованном виде.
  • Не забывайте, что хорошая коммуникация с техподдержкой — залог продуктивной работы в системе. Заранее интересуйтесь, стоят ли внедрение системы и консультации дополнительных расходов. Читайте отзывы о качестве и быстроте техподдержки в HR-группах, спрашивайте мнение у коллег.

Надеемся, наши советы помогут вам не переплачивать, внедряя HRM. Автоматизация главных HR-процессов — лучший способ сэкономить время и деньги. Успевать больше и оптимизироваться можно (и нужно) даже в кризис, который, кстати, не будет вечным.

Читайте также