Должностные инструкции можно разделить на два типа: формальные и информативные. Согласно украинскому законодательству должностная инструкция — это первичный кадровый документ, который имеет юридическую силу и способствует правовой защите на предприятии, в учреждении, организации.

Главная цель этого документа — определить рамки работы работника. Однако такая инструкция не даст навыков управления конкретными программами, не объяснит особенности команды и не научит работать с «местной» CRM или проджект-менеджмент системой. С этим может помочь информативная инструкция. И она будет индивидуальной для каждого предприятия.

С чего начать создание должностной инструкции

Сразу надо понять, что информация разделяться на два типа: справочную и учебную. Справочная — это FAQ, ряд самых популярных вопросов и ответов, информация, к которой работники будут обращаться, когда будут сталкиваться с какими-то проблемами во время работы.

Однако справочная информация не подходит для обучения. Учебная информация будет состоять из методологии, иметь определенную структуру и тесты на усвоение материала.

«Нельзя смешивать справочную и учебную информацию друг с другом. По первой — не получится обучения, а вторая — не будет иметь ответов на все вопросы. Однако, если их разделить и правильно "запаковать", это положительно повлияет на процесс управления проектами», — объясняет консультант компании Worksection и эксперт по менеджменту проектов Константин Коптелов.

После разделения информационной базы на справочную и учебную можно начинать их наполнять. Для справочной — логично создать отдельный документ и каждый раз дополнять его, когда у работников появляться вопрос, добавляя важную информацию в файл.

Как создать учебную инструкцию

Зачастую руководители пытаются найти шаблонную инструкцию в интернете. Это действительно может помочь, когда дело касается формальной должностной инструкции. Также это может помочь, когда нужна инструкция по пользованию определенным программным обеспечением. Например, в системе управления проектами Worksection есть инструкция и для работников, и для руководителей.

Однако для конкретной должности в конкретной компании инструкцию придется писать самостоятельно. Есть определенные шаги, которые могут значительно облегчить этот процесс.

«Записывайте инструкции на видеокамеру. Когда приходит работник и что-то спрашивает — включайте запись на телефоне и отвечайте на вопросы. Видео выкладывайте на YouTube, создавайте документ, в котором размещайте ссылки на видеоинструкции, таким образом другие работники также смогут узнать ответ на свой вопрос», — делится опытом Коптелов.

Это работает как для справочника, так и для учебной инструкции. Просто достаточно один раз записать подробное объяснение принципа работы новичку, а затем перевести его в текст, а также оставить ссылку на видео.

«С сегодняшнего дня не отвечайте на вопросы работников, а не включив запись видео. Это и станет вашей базой знаний», — говорит эксперт.

Любой, даже очень грамотно составленный документ компании, может восприниматься как крайне необходимый или как совершенно бесполезный. Это касается и должностной инструкции. Если к ее разработке и изданию подошли формально, только для того, чтобы она была, то и пользы от нее будет мало.

Если же должностная инструкция разработана, согласована с исполнителями и руководителями исполнителей, постоянно дорабатывается, используется и исполнителями, и руководителями, то это будет нужный и актуальный документ.

Читайте также