Сложно представить себе современную компанию, которая не пользовалась бы диджитал-инструментами. Но в этом отношении рекрутинг в Украине — как и во всем мире — несколько отстает. Опросы среди Talent Acquisition (TA) команд в последние годы показывают: 50-60% специалистов по найму не хватает удобных цифровых платформ для упрощения и автоматизации работы.

Денис Динкевич, Talent Sourcing Lead из компании iDeals рассказывает читателям Work.ua, какие диджитал-инструменты можно внедрить в работу рекрутера.

Денис Динкевич
Денис Динкевич
Talent Sourcing Lead в IT-компании iDeals

Стандартного рецепта по технологическому стеку для TA-отделов нет: у всех потребности уникальны. В iDeals — продуктовой IT-компании — мы выстроили достаточно сложный и технологичный процесс поиска и найма специалистов. Расскажу о пяти удобных инструментах, которые мы используем каждый день. Возможно, это вдохновит и вас на технический «апгрейд» своей работы.

Управление проектами: Monday

В основе Monday — планирование и равномерное распределение загрузки людей. В нем мы, например, фиксируем время старта работы над вакансией и следование по нашей процессной матрице.

Что дает Monday?

  • Управление проектами найма: от создания вакансии до принятия оффера.
  • Картину нагрузки специалистов: какие задачи перед кем стоят, на каком этапе работа с той или иной вакансией.
  • Возможность анализировать, на каких этапах возникают промедления.
  • Интеграцию со многими популярными инструментами — от календаря и GSuite до Zoom и Slack. Благодаря этому можно настроить автоматическую отправку обновлений на имейлы или в канал в Slack.

На разных этапах работы с вакансиями могут подключаться разные специалисты: и sourcing-команда, и нанимающий менеджер, и assessment-команда, которая разрабатывает профиль компетенций и инструменты для их оценки. Таким образом, мы собираем всю информацию о процессе найма на одной платформе.

Monday имеет смысл использовать в командах, где есть не меньше пяти рекрутеров и появляется необходимость в отдельном софте для управления проектами.

Конечно, придется потратить некоторое время в начале использования, чтобы настроить доступные поля под свои потребности — готовые шаблоны едва ли удовлетворят запросы компании. Но после такой однократной инвестиции (по нашему опыту: настройка «под себя» происходит примерно за месяц работы с продуктом) инструментом пользоваться просто и удобно.

Оплата зависит от количества пользователей (минимум пять), цена стартует с 39 долларов в месяц.

Организатор встреч: Calendly

Инструмент, который помогает планировать встречи с кандидатами — будь то просто обычный созвон с рекрутером, техническое интервью или собеседование с нанимающим менеджером.

Это устраняет «пинг-понг» в переписке, когда договариваетесь о времени: «Я могу в это время» — «Ой, а это мне не подходит». Предложение назначить время в Calendly работает как призыв к действию, что немаловажно в процессе рекрутинга. Также, кандидат может назначить время самостоятельно, по сути без участия с нашей стороны: все, что нужно, это отправить ему или ей ссылку.

Мы подключаем к Calendly учетные записи своих Google-календарей: таким образом, кандидат может выбирать удобный для него слот из доступных. Это работает не только для одного человека (например, рекрутера). Синхронизировать графики можно и для группы — скажем, кандидата, рекрутера, нанимающего менеджера и представителя команды.

Что еще?

  • Напоминания. Количество и срок можно настроить (за три дня, за сутки, за час и так далее). Так риск забыть о запланированной встрече снижается.
  • Автоматические письма после встречи. В них благодарим человека за уделенное время и, при необходимости, указываем сроки фоллоу-апа.
В целом, такой подход улучшает опыт кандидата и показывает внимание компании к нему. С моей точки зрения, это must-have инструмент для всех, кто работает с разными форматами аутрича.

Цена для групповых аккаунтов начинается с 8 долларов в месяц за пользователя.

Campaign manager: Gem

Gem создан для автоматизации отправки писем. Главная фишка этого инструмента — возможность создания писем от имени hiring-менеджера, что редко есть в других платформах для имейл-маркетинга, но зачастую повышает конверсию. Доступ к его учетной записи при этом не дает возможность смотреть сам почтовый ящик.

Что еще он умеет?

  1. Создавать имейл-кампании по заданным параметрам. Единожды все подготовив, можно не переживать: все письма будут автоматически отправлены в определенные вами сроки. Рассылка остановится в указанное вами время — или самостоятельно, если кандидат ответит.
  2. Точно указывать время отправления писем. Так можно выбрать разные «точки касания». Мы стараемся разнообразить время суток, в которое кандидаты получают письма из нашей рассылки, поэтому одно из писем будет доставлено утром среды, затем — в пятницу после полудня, третье — в обед воскресенья и так далее.
  3. Собирать аналитику по ряду параметров — от статистики открытий и кликов до reply rate или bounce-показателей (скажем, если почтовый адрес невалидный). Интегрироваться с Calendly: если адресат не ответит, но забронирует время для звонка или встречи, рассылка остановится.
  4. Делать «умные» рассылки: при отправке множества писем, система будет рассылать их друг за другом через свой сервер. Благодаря этому не возникает проблем со спам-блокировкой, например, в Gmail, который ограничивает число исходящих. Мы можем отправлять в день несколько сотен писем с одной учетной записи — и никаких сложностей с Google не возникает.
  5. Персонализировать письма: как темы, так и тексты благодаря большому числу опций. Например, подтягивать в черновик письма текущий день недели. Скажем, вместо «Hello, I hope you are having a great day» в понедельник адресат получит «Hello, I hope you are having a great Monday». Так не возникает ощущения, что с адресатами общается робот. Человеку отвечают гораздо охотнее, чем автоматической рассылке.
  6. Создавать и визуализировать отчеты: скажем, по конкретному получателю или вакансии. Показанные в понятном формате данные будут интересны не только рекрутеру, но и нанимающему менеджеру. Например, какому количеству кандидатов отправили письмо, сколько ответило, какое число конвертировалось в звонок и так далее.

В iDeals после перехода на Gem повысился open rate — сейчас он колеблется в районе 90% (!), тогда как при использовании других схожих инструментов едва составлял 50. Это значит, что меньше наших писем оказываются в спаме, а большее число кандидатов знают о возможности, которую мы предлагаем.

Конечно, не все идеально. Хотелось бы, чтобы у Gem глубже были написаны интеграции с различными ATS (в частности — с нашим Lever). Потому что порой достаточно неудобно и затратно по времени сопоставлять информацию о воронке из Gem с данными по проведенному количеству интервью из Lever. Во всем остальном Gem — это мощная (пусть и не дешевая) HR Tech/CRM система, которая может помочь в масштабировании и повышении эффективности найма.

ATS: Lever

Это одна из лучших на рынке систем отслеживания кандидатов (ATS или applicant tracking system) с очень user-friendly интерфейсом. Она отвечает за весь процесс менеджмента рекрутинга и воронки найма.

Что в ней есть?

  • Встроенный блок отчетности.
  • Удобный менеджмент внутренней реферальной системы.
  • Возможность коллаборации с нанимающими менеджерами.
  • Гибкая настройка оценочных форм.
  • Удобная система тегирования.
  • Автоматические workflow.
  • Получение кандидатов напрямую из джоб-бордов.
  • Интеграция с HR-системами.
  • Интеграции с почтой и со Slack, чтобы получать нужные вам уведомления, — система настроек автоматизации достаточно гибкая.

Стоит отметить еще и продуманный user-интерфейс: пользование Lever понятно на интуитивном уровне. Кроме того, в этом инструменте несложно наладить коммуникацию между TA-командой, нанимающим менеджером и другими коллегами, чье согласование необходимо получить.

Среди недочетов: не всегда простые и легкодоступные возможности форматирования и кастомизации вакансий. Возможно, кому-то не хватит разнообразия функций для создания отчетов, но команда продукта обычно прислушивается к пользователям и выкатывает обновления.

Кто ищет альтернативы Lever, может присмотреться еще и к хорошему отечественному продукту — платформе Hurma. Из других опций с аналогичными возможностями — Greenhouse, Recruitee, BreezyHR.

Многофункциональный инструмент: Coda

Скажу честно, я влюблен в этот инструмент. Его создавали ребята с той мыслью, что многие бизнес-проекты организовываются в spreadsheets. Поэтому они сделали, по сути, Google Sheets «на стероидах».

Что тут есть?

  • Визуализация различных процессов и данных.
  • Фиксация результатов и планов по итогам встреч.
  • Создание списков задач.
  • Интеграция со множеством инструментов, используемых в бизнесе. Так, прямо из таблицы можно создать встречу в календаре: с определенным списком участников, определенной повесткой — буквально в пару кликов, при наличии такой информации в столбцах. Или же организовать автоматические уведомления о приближении дедлайна того или иного таска.

Возможности Coda весьма обширны, мы же на данном этапе используем его как таск-трекер для задач сорсинга (которые, например, мы не отслеживаем в Monday), и также используем ее как базу знаний, где удобно хранить справочную информацию, мануалы, how-to для новичков, hiring-менеджеров и других.

Неординарная у Coda и модель оплаты: платить нужно только за «док-мейкера» (создателя / дизайнера документов) — условного суперюзера или администратора с правом создавать документы. Доступ и право на редактирование всеми остальными членами команды бесплатен. Пакеты стартуют от 30 долларов в месяц (при условии годовой оплаты).

На что обратить внимание при выборе диджитал-инструментов

Выбрать несколько универсальных инструментов — или же предпочитать отдельные решения, идеально подходящие для конкретной задачи? Универсального рецепта нет. Все стоит пробовать на практике и находить те варианты, которые удовлетворят именно ваши запросы — и вписываются в ваши бюджеты.

Определите свои потребности и вызовы в работе, посмотрите на доступные решения, возможно, поищите релевантные для вас use-кейсы. Инструменты могут быть разными, но важно покрыть такие зоны работы рекрутеров: таск-менеджмент, автоматизация аутрича, applicant tracking, сорсинг, создание базы знаний.

На что стоит обращать внимание при выборе инструмента? Смотрите на возможности интеграции, как минимум с GSuite. Второе: наличие как веб-версии, так и десктопного варианта. Кроссплатформенность важна и позволяет избежать различных технических сложностей. Еще один момент: понятная модель ценообразования.

Не стоит забывать и об удобстве интерфейса — вам должно быть комфортно работать с софтом. Рекомендую обратить внимание на планы создателей по развитию инструмента и расширению его функций. Немаловажным фактором будет и клиентская поддержка той или иной платформы: насколько быстро и профессионально они вам помогут, если что-то пойдет не так.

Диджитал-решения едва ли выглядят дорогой игрушкой: сегодня они способны серьезно повысить эффективность и результативность вашей работы. Пробуйте и ищите тот набор инструментов, который подойдет именно вам.

Изображение из х/ф Doctor Strange, 2016 г.

Читайте также