Робоча пошта — то окремий всесвіт. Work.ua дізнався в експерта з листування, які правила слід виконувати, щоб ваші листи були бездоганні.

Данило Голота
Данило Голота
Співвласник маркетингової агенції Syntropy

1. Не пишіть листи заради листів

Задавайте собі питання, чи переписка в пошті — ідеальний спосіб вирішити завдання. Не перетворюйтеся на людину-бота, яка веде 38 переписок і думає, що працює. Питання з підрядником про вчасну доставку обладнання вирішується телефоном за 30 секунд, а в пошті це затягується на добу.

Якщо в діалозі багато людей, і треба «почути кожного», це простіше робити в Telegram чи Messenger. Коротше, напис «здоровий глузд» має висіти над вашим робочим столом замість ікони, щоб завжди його читати, і питати себе: «Чи не роблю я фігню?».

2. Пишіть лист знизу-вгору

Відкривайте шаблон листа. Додавайте файли, які ви хочете переслати. Далі пишіть лист. Потім тему. Потім відправника. Якщо ви заповнюєте згори вниз, то ви часто надсилаєте лист без вкладень, чи надсилаєте недописаний лист, бо випадково тиснете «надіслати». Не треба так.

3. Якщо додали файли — напишіть в тілі листа, що ви їх додали

Перечитайте назви цих файлів, щоб з першого погляду було зрозуміло, що в них. Перевірте файли, які вкладаєте, бо можете надіслати те, що під NDA. В такій ситуації будете плакати.

4. Пишіть тему так, щоб було зрозуміло про що лист, і щоб його було легко знайти

«Файли проекту» — погана тема. «Coca-Cola — Рекламна кампанія в FB — Дизайн-макети для реклами» — хороша тема.

5. Коли пишете лист комусь конкретному — він стоїть в полі «отримувач»

Якщо лист мають побачити інші люди, вони стоять в полі «копія». Відповідальний за те, щоб прийняти те, що ви там надсилаєте, завжди отримувач. Люди в копії мають повне право не відповідати на лист.

6. Будь ласка, навчіться користуватись кнопкою «відповісти всім», якщо в листі кілька адресатів

7. Пишіть так, щоб ваш лист було зручно пересилати

Наприклад — переписка з клієнтом. В ній 3 людини з боку клієнта, я і проектний менеджер. Я пишу 10 завдань проектному менеджеру, які він повинен віддати в роботу дизайнеру і копірайтеру. І пишу я ці завдання так, щоб PM міг просто скопіювати їх, і кинути повідомленням кожному виконавцю. Він витрачає на це рівно одну хвилину.

Якщо ж я пишу як п’яний пірат, який не може сформулювати думку, то проектний менеджер має перефразовувати всі мої завдання, і писати їх по-людськи, витрачаючи на це півгодини свого часу. І винен в цьому я. А якщо я плачу цьому проектному менеджеру гроші, то я сам в себе їх забираю, крадучи його час.

8. Не пишіть довгі листи

Довгий лист — ознака того, що ви не можете сформулювати думку лаконічно і конкретно.

9. Відповідати на листи треба швидко

Якщо треба вдумливо відписати і це займає час якого у вас зараз нема — так і напишіть: «Сорі, зайнятий, зможу нормально відповісти сьогодні ввечері/завтра зранку».

10. Пишіть так, ніби ваш лист — публічний пост на сторінці

Те, що ви пишете — це завжди якісь зобов’язання, які можуть бути використані для вас і проти вас. Тому хай кожен лист буде таким, щоб ним потім не розводили хайп в нашому теплому фейсбучику.

Хай буде з вами здоровий глузд.

Читайте також