Нужная информация в нужное время в нужном месте — такой подход использует компания Basecamp в коммуникации с клиентами и среди сотрудников. Главное в общении — уважать время и внимание друг друга и не отвлекать по каждому поводу и без него.

Далее приводим список простых правил, которые помогут наладить эффективную коммуникацию:

  1. Переведите внутреннее общение из устной традиции встреч и разговоров в письменную форму. Вы поразитесь, как резко сократиться количество встреч, видеоконференций, звонков или других возможностей, которые могут прервать вашу работу.
  2. Выражайте свою мысль однозначно и как можно проще. Если ваши слова могут быть восприняты по-разному, они будут поняты таким образом, который приносит наибольший вред.
  3. Помните: если вам приходится повторяться, вы не были достаточно ясны с первого раза. Однако, если вы говорите о чем-то совершенно новом, вам, возможно, придется повторяться, прежде чем вас услышат.
  4. Пишите, пишите и еще раз пишите. Письмо остается, чат растворяется. Разговор помогает только тем, кто находится в комнате / чате, письменность помогает всем. Написанное увидят люди, которые не смогли присоединиться к беседе или которые присоединятся к обсуждению в будущем.
  5. Дайте содержательным обсуждениям время, чтобы развиться и развернуться. Важные решения начинаются и заканчиваются обменом полными мыслями. Не нужно спешить делать выводы или требовать немедленных ответов. Спешка только увеличивает шансы на плохое принятие решений. Если это важно, критично или фундаментально, просто запишите это и не говорите об этом.
  6. Срочность переоценена, «как можно скорее» — яд. Никогда не ожидайте и не требуйте, чтобы кто-то немедленно вам ответил, если это не чрезвычайная ситуация. Ожидание немедленного ответа является токсичным.
  7. Общение не должно синхронизироваться по расписанию. Календари не имеют ничего общего с общением. Отдайте предпочтение письму, а не разговору или встрече: оно не зависит от графика и намного более прямое.
  8. Если вы хотите сказать то, что вам только что пришло в голову, не торопитесь, подождите. То, что осталось, — это часть, которую стоит сказать. Конец дня сможет убедить вас: то, что вы сделали, — хорошо, но утро вечера мудренее. Если вы не уверены, «переспите» с мыслью прежде, чем ее озвучить.

Что важно в письменной коммуникации:

  • Пишите и сокращайте. Иногда выбирайте случайные слова, предложения или абзацы и нажимайте «Удалить». Суть изменилась?
  • Самое важное ставьте в начало. Имейте в виду, что многие технические системы усекают длинный текст или заголовки.
  • Пишите в нужное время. Когда вы нажимаете кнопку отправить, помните о том, какой сегодня день и который час. Обмен чем-то в 5 вечера может держать кого-то на работе дольше. В воскресенье днем ​​у вас может быть свободное время, чтобы написать что-нибудь, но если вы напишете об этом в воскресенье, люди могут вернуться к работе в выходной. Рано утром в понедельник общение может быть похоронено другими вещами.
  • По возможности, общайтесь напрямую с теми, к кому вы обращаетесь, а не передавайте сообщения через посредников.
  • Всегда спрашивайте, все ли ясно. Спросите, что вы пропустили. Устраните пробелы, прежде чем они со временем расширятся.

И помните: качественное общение часто заключается в том, чтобы говорить правильные слова в нужное время и с наименьшим количеством побочных эффектов. Когда плохая коммуникация просто создает больше работы.

Источник: Basecamp

Читайте также