Еще пару лет назад весомым аргументом для кандидата в пользу компании была возможность работать удаленно хотя бы 1-2 раза в неделю. Но 2020 год и пандемия COVID-19 внесли свои коррективы и теперь удаленная работа — не «плюшка», а реальность.

Компания Google провела исследование, которое показало, что из-за удаленной работы продуктивность программистов упала на 20-45%. Основные причины снижения эффективности: недостаток коммуникации между коллегами, отсутствие регулярных фидбеков, чувство отстраненности у сотрудников.

В этой статье эксперты Hurma делятся с читателями Work.ua советами, как выявить неэффективного сотрудника, пока не произошла «катастрофа», и чек-листом для повышения эффективности на remote work.

Смотри в оба, HR: как выявить неэффективного сотрудника

Неэффективные сотрудники — сильный удар по бизнесу, поскольку такие люди тратят время «впустую» и не выкладываются даже на 50%. К тому же, своей неэффективностью и постоянным недовольством они могут заражать других сотрудников, в результате чего общая результативность снизится. Harvard Business Review еще в 2016 году выявили, что неэффективность сотрудников может стоить компании 8 000 долларов в день.

И если в офисе заметить снижение эффективности сотрудников было проще, да и принять меры тоже, то на удаленке все сложнее. У HR-менеджера просто физически не хватает времени, чтобы в Zoom или в переписке узнать как дела у каждого сотрудника и заметить момент выгорания.

Вот список признаков неэффективных сотрудников, по которым HR или руководитель сможет быстро обнаружить их в компании.

1. «Я задержусь, я не приду, кошка рожает» или постоянные отсутствия

Этот признак очень легко заметить. В таких случаях сотрудники постоянно отпрашиваются «по делам», опаздывают на работу, берут один или два дня больничных и day off. У них все время есть дела важнее работы: ломается транспорт, болеют родственники, их часто затапливают соседи, а на задачи не хватает времени.

2. «Я сделаю это завтра» или низкая продуктивность

Сотрудники, которые потеряли мотивацию, занимаются всем, чем угодно, но только не рабочими задачами. А когда они все-таки приступают к выполнению работы, то делают ее некачественно. В результате задачи приходится переделывать и, в большинстве случаев, кому-то другому.

3. «Я не успел» или сорванные дедлайны

Тут все просто, неэффективные сотрудники постоянно срывают дедлайны и не выполняют задачи в срок. Связано это как с низкой мотивацией, вовлеченностью, так и с общим нежеланием что-либо делать.

4. «Не нужны мне ваши советы» или отсутствие реакции на конструктивную критику

Такие сотрудники не воспринимают фидбеки о своей работе, не прислушиваются к советам и, соответственно, не принимают никаких мер для улучшения продуктивности.

Понятно, что это лишь малая часть первых признаков, но даже если на них обратить внимание вовремя, есть шанс улучшить работу сотрудника и не потерять его.

Чек-лист: повышение эффективности на remote work

1. Регулярные фидбеки

Основная проблема remote work заключается в том, что сотрудники не всегда получают обратную связь от руководителей. Из-за этого они не понимают, хорошо ли работают и что им стоит улучшить. Регулярное предоставление обратной связи повышает производительность сотрудников на 50% и, соответственно, результативность бизнеса — на 20%.

Предоставляйте сотрудникам фидбеки, хвалите или же указывайте на их ошибки, но помогайте в исправлении. Все это поможет сотрудникам ощущать свою ценность, понимать слабые и сильные зоны, прорабатывать проблемные моменты.

2. Вовлеченность и настроение сотрудников

Эти факторы тесно взаимосвязаны. Если у сотрудника всегда плохое настроение, очень важно понять, в чем дело. Возможно, у него проблемы дома / в семье, а возможно, его что-то беспокоит на работе: скучный проект, неинтересные задачи, токсичный коллега и т. д.

В период удаленной работы это сделать сложнее, поскольку HR не может лично писать каждому сотруднику и узнавать, как у него дела. К тому же, не все сотрудники готовы делиться проблемами.

Чтобы определить уровень вовлеченности ваших сотрудников, можно провести опрос Gallup Q12. Он поможет определить общую и индивидуальную вовлеченность сотрудников, а также покажет зоны, которые надо улучшить. Например, если много сотрудников ответят, что не получали похвалу или обратную связь, значит нужно регулярнее проводить Performance Review и встречи 1:1.

3. Встречи 1:1

Во время работы из дома встречи 1:1 стали еще более востребованными, поскольку они дают HR-ам возможность понять, все ли у сотрудника в порядке. Вопросы, которые обсуждаются на 1:1, влияют как на личностные отношения, так и на производительность всей компании.

На встрече 1:1 обсудите, как у специалиста обстоять дела на проекте, нравятся ли ему задачи, комфортно ли работать в команде. Не лишним будет поинтересоваться, как у сотрудника дела дома, все ли хорошо в семье, хватает ли ему время на отдых.

Чтобы получить честные ответы на вопросы, важно создать спокойную обстановку, в которой человек сможет рассказать о проблемах.

4. Учет рабочего времени

В этом плане очень важно не перегнуть палку, чтобы не показать полное недоверие к командам, иначе есть большой шанс того, что сотрудники уйдут в более лояльную компанию.

Но и пускать все на самотек тоже не стоит, поскольку люди могут сильно расслабиться. Различные task-менеджеры, time-трекеры, регулярные созвоны по Zoom помогут руководителям понимать, насколько эффективно работают специалисты и куда уходит их рабочее время.

5. Поддерживайте сотрудников и благодарите их за работу

Похвала и поддержка — одни из сильнейших мотиваторов. По данным исследования в The Journal of Applied Psychology, выражение благодарности сотрудникам повышает их вовлеченность и уменьшает вероятность прогулов. 64% сотрудников, которые недавно уволились, отметили, что бросили работу из-за того, что не получали благодарности.

Выделяйте время для того, чтобы отметить заслуги сотрудников и похвалить их. Можно организовать встречи в Zoom или же отмечать успехи сотрудники в общем чате.

6. Установка четких целей

Если сотрудник не понимает, зачем он вообще работает, для чего, как это влияет на компанию, он может быстро потерять эффективность, даже если был вовлечен раньше. Поэтому важно устанавливать всем сотрудникам четкие цели, которые дадут им понимание, а чем именно они помогают бизнесу.

Методология OKR (Objectives and Key Results) помогает синхронизировать индивидуальные цели сотрудников с целями компании. Главное преимущество методологии — прозрачность. То есть каждый сотрудник видит цели своих коллег, руководителей и понимает, как его работа влияет на общий прогресс.

7. Автоматизация как секретное оружие в борьбе с неэффективностью

Операционная деятельность занимает очень много времени HR-специалистов, из-за чего они не могут полностью погрузиться в стратегические задачи компании. Из-за этого страдает эффективность сотрудников и, как результат, доход бизнеса.

Автоматизация рутинных задач помогает решить эту проблему. Компании отмечают, что внедрение автоматизации помогает сэкономить до 22% средств на каждом сотруднике.

Для автоматизации HR и рекрутинговых процессов, есть много инструментов: чат-боты, HRM-системы, task-менеджеры. Но если task-менеджеры больше направлены на управление проектами, то HRM-системы помогут убрать рутину.

В таком софте можно вести статистику и базу сотрудников, управлять absence management: отпуска, больничные, days off, составлять опросы, создавать события, автоматически отправляя о них уведомления сотрудникам.

Как может выглядеть статистика в HRM-системе

Как может выглядеть статистика в HRM-системе

Популярными решениями на рынке HRM-систем являются такие инструменты, как Zoho People, BambooHR, CakeHR, Personio, Hurma System. В этих системах вы можете вести статистику по HR и рекрутинговым процессам, следить за отсутствиями и автоматизировано принимать запросы на отпуск, больничный, day off от сотрудников, проводить опросы и т. д.

Пример отслеживания запросов на отпуск в HRM-системе

Пример отслеживания запросов на отпуск в HRM-системе

И еще одна must-have функция во время удаленки — прогнозирование увольнения сотрудников, которая работает за счет искусственного интеллекта. В системе Hurma эта функция заранее предупреждает HR-а о том, что сотрудник может уволиться.

Отслеживание опасности увольнения при помощи HRM-системы

Отслеживание опасности увольнения при помощи HRM-системы

Remote work — не повод ставить работу с сотрудниками на паузу

Удаленная работа еще долго будет с нами. Поэтому HR-специалистам очень важно подобрать стратегию, которая поможет эффективно управлять продуктивностью сотрудников. Проводите встречи 1:1, предоставляйте фидбеки, благодарите, хвалите сотрудников, автоматизируйтесь — и тогда эффективность работы будет вас только радовать.

Читайте также