Первый рабочий день, неделя и месяц в новой компании обычно сложные или, по меньшей мере, волнующие. Новые люди, правила и процессы — новичку все нужно запомнить, усвоить, а еще проявить себя. Но качественно настроенный процесс онбординга минимизирует стресс и у сотрудника, и у работодателя.

Мария Панченко, People Operations Director в Genesis, делится с читателями Work.ua опытом компании, как проводить процесс адаптации без стресса и как она это делает во время военного положения.

Мария Панченко
Мария Панченко
People Operations Director в Genesis

Онбординг — это процесс адаптации нового сотрудника, во время которого он знакомится с командой, проектом и процессами, а также с ценностями и корпоративной культурой. Онбординг начинается с первых дней трудоустройства и считается успешным, если новый сотрудник благополучно проходит испытательный срок.

Успешные компании уделяют этому процессу особое внимание и никогда не оставляют новичка на произвол судьбы. Ведь качественно спланированный онбординг помогает новым работникам адаптироваться с минимальным стрессом и развить свой потенциал.

Несколько фактов об онбординге:

  • Качественный онбординг может улучшить удержание новых работников на 82%, а их производительность — на 70%, согласно исследованию Brandon Hall Group.
  • 58% организаций сосредотачивают внимание новых сотрудников на процессах и документации. Тем временем лучшие программы адаптации направлены на знакомство с людьми и коммуникацию, а не на бумажную работу (HCI).
  • Производительность новых работников составляет всего 25% в первый месяц работы. Затем эта цифра увеличивается до 50% во второй месяц и до 75% — в третий. Чтобы добиться максимального потенциала производительности, новому работнику может потребоваться до 12 месяцев (Gallup).

То есть, когда процесс адаптации сфокусирован на коммуникации, а не бюрократической бумажной работе, это помогает быстро интегрировать нового работника, увеличить его производительность и лояльность.

Из чего состоит и сколько длится онбординг

Genesis — экосистема из более 15 продуктовых IT-компаний. В каждой из них свои ритуалы, как принять нового работника на борт, но в целом процесс состоит из нескольких этапов.

Преонбординг

Начинается еще за неделю до первого рабочего дня. Обычно в этот день новый работник подписывает оффер — предложение компании, в котором перечислены условия сотрудничества, а также задачи и цели на время испытательного срока.

В это время менеджер планирует встречи с руководителем и командой, а офис-менеджер должен позаботиться о рабочем месте и необходимой технике для тех, кто будет работать в офисе и удаленно. Команде рассказывают, что к ним скоро присоединится новый человек.

Первый рабочий день

Сотрудника знакомят с командой и дарят велкам-бокс (подарок с полезным мерчем и вкусностям). Он также подписывает документы (контракт, NDA и т. д.), HR-менеджер проводит презентацию компании и организует личную встречу с управляющим. Если работник выходит на работу в офис, ему проводят экскурсию и показывают рабочее место.

Первый месяц

Сотрудник должен постепенно разобраться со всеми процессами, инструкциями и мануалами, структурой и корпоративной культурой. Его подключают ко всем каналам коммуникации, добавляют в чаты, где он ближе знакомится с коллегами. Он должен понять свои задачи и зоны ответственности, знать, к кому можно обратиться с вопросами.

С первой недели руководитель назначает регулярные личные встречи с сотрудником — чекпойнты. На них он отвечает на вопросы, дает обратную связь, советы и объясняет нюансы. А еще это возможность просто пообщаться и выстроить доверительные отношения. Цель первых чекпойнтов — познакомить с командой и профессией, дать понимание, что ожидают от новичка, как будет оцениваться его работа, какие метрики эффективности используются.

Также в первый месяц работы мы организовываем встречу с соучредителем Genesis Василием Ульяновым. Это общий для новичков всех проектов митинг, где он рассказывает о компании, ее месте на рынке, планах.

Середина и конец испытательного срока

В этот период проводятся два ревью. Это встреча с руководителем и HR-менеджером, где обсуждается прогресс в целях и задачах, указанных в оффере. А также проблемы и препятствия, возникающие у нового сотрудника в работе и коммуникации с коллегами. Онбординг можно считать продуктивным, если испытательный срок успешно пройден. Тогда второе ревью заканчивается формированием новых целей и задач на следующие три-шесть месяцев.

Кто организует онбординг

За адаптацию нового работника обычно отвечают управляющий и HR-менеджер. В некоторых проектах участвуют также ментор и бадди.

Руководитель ведет процесс адаптации в целом. Главная его задача — найти точку пересечения потенциала работника с бизнес-целями компании. Во время чекпойнтов он отслеживает прогресс, оценивает, какие задачи даются легче, а с какими нужна помощь. Он помогает создать чувство принадлежности к команде и компании, обеспечивает постоянную поддержку.

HR-менеджер должен позаботиться о комфорте человека, помочь со всеми организационным вопросам — разобраться в сервисах, понять, как оформить больничный, помочь с компенсациями за учебные курсы и изучение английского и т. д. А еще его задача — вместе с руководителем погрузить человека в культуру и ценности, которыми живет компания.

Ментор отвечает за обучение, развитие необходимых навыков у новых специалистов. Он поможет углубить знания в определенной сфере, развить потенциал, дать профессиональный фидбек и поделиться своим практическим опытом.

Бадди помогает с неформальным общением и знакомством с командой, отражает корпоративную культуру и ценности. В офисе он составит компанию во время обеда, покажет, где вкусный кофе поблизости и объяснит, где находится бухгалтерия.

Профессиональное развитие и планирование карьеры

В Genesis уделяют особое внимание обучению сотрудников. Фактически оно начинается с первого дня испытательного срока и длится в течение всего периода работы.

У нас помогут составить план профессионального развития, найти нужные курсы или приобщиться к профессиональным комьюнити, где специалисты из разных компаний экосистемы Genesis делятся уникальной экспертизой. Также здесь практикуют обмен опытом между специалистами разных сфер: разработчики смотрят лекции по продуктовой аналитике, а маркетологи понимают нюансы разработки. Таким образом, все в команде могут говорить на одном языке и понимают друг друга.

Можно записаться в программу корпоративного обучения или просто послушать полезные лекции в свободное время. Также, начиная с испытательного срока, всем работникам открыт доступ к библиотеке, где собрано множество полезных материалов.

Особенности онбординга в условиях войны

В состоянии постоянного стресса, в котором мы живем с 24 февраля, трудоустройство, знакомство с новыми людьми и адаптация стали гораздо сложнее. Поэтому процессу онбординга мы уделяем еще большее внимание.

Большинство команд наших бизнесов работают в гибридном формате — кто-то вернулся в Киев, кто-то находится в Европе, а кто-то остался на западе Украины. После возобновления полноценного найма процесс онбординга перешел исключительно в онлайн-формат. В нем сохранились все ключевые этапы и участники.

На что мы обращаем внимание во время онбординга онлайн:

  • информационная безопасность, как работать с конфиденциальной информацией;
  • высокая планка и требования прохождения испытательного срока не снижаются, хотя мы понимаем, что в новых условиях адаптация может длиться дольше;
  • отследить прогресс, дать ответы и рекомендации, а также решать проблемы в онлайне занимает больше времени, поэтому мы фокусируемся на чекпойнтах и ​​менторстве;
  • новичкам сложнее влиться в коллектив и поймать вайб команды — у каждой из них свой сленг, шутки и истории. Поэтому мы акцентируем на неформальном общении между коллегами, чтобы они обсуждали не только рабочие вопросы, а проводили онлайн-встречи на кофе, квизы, играли в игры и тому подобное. Также теперь мы привлекаем бадди в адаптацию новичков во всех проектах.


Как видим, сегодня онбординг претерпел определенные изменения. Сейчас очень важно уделять внимание психологическому состоянию как сложившейся команды, так и новичков, относиться с пониманием к их запросам, быть эмпатичными и готовыми прийти на помощь в любом вопросе.

Получайте больше полезной информации в нашей группе «Поворкуємо?» в Facebook.

Читайте также