Фахівець адміністративно-господарського відділу, Administrative Assistant

MAG Україна

Назва посади: Фахівець адміністративно-господарського відділу

Місто: Київ

Дата початку роботи: ASAP

Вид працевлаштування: Офіційне працевлаштування за строковим контрактом до 11.12.2026 з можливістю продовження

Випробувальний термін: 3 місяці

Заробітна плата: 50 500 грн на місяць брутто, 38 885 грн нетто

Про MAG:

MAG — це міжнародна організація, яка понад 30 років очищує території від вибухонебезпечних предметів та навчає ризикам у більш ніж 34 країнах світу. MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін. Наше бачення — безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

Наша місія:

З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих.

MAG заохочує подавати заявки людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу.

Наша організація визнана критично важливою для функціонування економіки в особливий період.

Обов’язки:

• Допомога у веденні документації, зборі внутрішніх документів та оновленні бази даних;
• Допомога у підготовці договорів, додаткових угод та інших адміністративних документів українською та англійською мовами, зборі рахунків за оренду приміщень та підготовці їх до оплати відповідно до фінансових процедур MAG;
• Підтримка персоналу з питань обслуговування приміщень та комунікація із зовнішніми підрядниками, постачальниками та орендодавцями;
• Допомога в координації роботи зовнішніх підрядників або технічного персоналу орендодавця для виконання ремонтів або встановлення обладнання за потреби;
• Підготовка логістичних документів відповідно до національних вимог та політик MAG;
• Допомога у вирішенні питань ремонту та потреб гостьових будинків (GH) і офісів у Києві;
• Взаємодія з іншими відділами для вирішення питань, пов’язаних із забезпеченням приміщень, та підтримки операційної діяльності;
• Адміністративна підтримка в організації воркшопів, тренінгів і семінарів у Києві;
• За потреби допомога у проведенні дрібних ремонтних та господарських робіт в офісах і гостьових будинках (GH);
• Допомога у переміщенні, встановленні та заміні меблів, обладнання та інших необхідних предметів;
• Допомога у виконанні робіт, пов’язаних із облаштуванням, підготовкою та підтриманням належного стану офісних приміщень і гостьових будинків (GH);
• Допомога під час проведення технічного обслуговування та усунення несправностей у приміщеннях;
• Допомога у завантаженні, розвантаженні, переміщенні та доставці необхідних матеріалів, обладнання та господарських товарів;
• За потреби допомога підрядникам або технічному персоналу під час виконання ремонтних, монтажних та інших робіт на об'єктах MAG;
• Виконання інших практичних господарських завдань, пов’язаних із забезпеченням належного функціонування офісів та гостьових будинків (GH), за потреби.

Вимоги:

• Вища освіта (бажано за напрямом роботи);
• 2 роки досвіду в адміністративній діяльності або суміжній сфері;
• Впевнений користувач ПК (MS Office);
• Досвід роботи в громадських або благодійних організаціях буде перевагою;
• Знання мов:
  • Українська — вільно.
  • Англійська — середній рівень.

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист, заявки розглядатимуться по мірі надходження.

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена.

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.

MAG Ukraine

Position Title: Administrative Assistant

Duty Station: Kyiv

Start Date: ASAP

Type of Appointment: Official employment under a fixed-term contract until 11.12.2026 with the possibility of extension.

Probation period: 3 months

Salary: UAH 50,500 gross per month, UAH 38,885 net

About MAG:

MAG is international organization who has been delivering explosive ordnance clearance and risk education globally for over 30 years in over 34 countries. MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

Our mission:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response. MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict.

MAG strongly encourage people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

MAG is an organisation that is approved as a critically important organisation for national infrastructure.

Responsibilities:

• Assisting with maintaining documentation, collecting internal documents, and keeping databases up to date;
• Assisting with the preparation of contracts, addenda, and other administrative documents in Ukrainian and English, collecting invoices for premises rent and preparing them for payment in accordance with MAG financial procedures;
• Supporting staff with premises-related matters and communicating with external contractors, suppliers, and landlords;
• Assisting in coordinating external contractors or landlords' technical/maintenance staff to carry out repairs or equipment installations as required;
• Preparing logistics documents in accordance with national requirements and MAG policies;
• Assisting with addressing repair issues and the needs of guest houses (GHs) and offices in Kyiv;
• Liaising with other departments to address premises-related matters and support operational activities;
• Providing administrative support in organising workshops, trainings, and seminars in Kyiv; Assisting, when required, with minor repair and general maintenance tasks in offices and guest houses (GHs);
• Assisting with the moving, installation, and replacement of furniture, equipment, and other necessary items;
• Assisting with tasks related to the arrangement, preparation, and maintenance of offices and guest houses (GHs) in an appropriate condition;
• Assisting with technical maintenance activities and addressing minor faults or issues within the premises;
• Assisting with the loading, unloading, moving, and delivery of required materials, equipment, and general supplies;
• Assisting contractors or technical/maintenance staff, when required, with repair, installation, and other works at MAG premises;
• Carrying out other practical facilities and maintenance-related tasks, as required, to support the proper functioning of offices and guest houses (GHs).

Requirements:

• Higher education (preferably relevant to the field of work);
• 2 years' experience in administration or in a related field;
• Confident PC user (MS Office);
• Experience working in public or charitable organizations will be an advantage.
• Languages:
  • Ukrainian — fluent (spoken and written);
  • English — not lower than Upper-Intermediate.

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter, applications will be reviewed on rolling basis.

Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful.

Please note that as part of MAG’s commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed.

MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.