Адміністратор відділу

Шукаємо адміністратора відділу, який буде організовувати щоденну роботу напрямку.

Ця позиція передбачає роботу з людьми, графіками, таблицями, звітністю та поточними організаційними питаннями. Нам потрібна людина, яка зможе тримати всю необхідну інформацію в порядку, контролювати виконання планів, вчасно помічати проблеми та допомагати їх вирішувати.

Важливо: частина роботи пов’язана із support. Основні адміністративні задачі можна гнучко розподіляти протягом дня, орієнтуючись на строки їх виконання. Водночас необхідно бути на зв’язку у вечірній час — орієнтовно з 19:00 до 23:00. Це не передбачає безперервної роботи протягом усього цього часу, але важливо бачити повідомлення та своєчасно реагувати на запитання або проблемні ситуації.

Невеликий обсяг support-задач також може бути у суботу та неділю — зазвичай до двох годин на день.

Що потрібно буде робити

• підтримувати регулярну комунікацію з учасниками процесу;
• опрацьовувати поточні запитання та допомагати у вирішенні організаційних і нестандартних ситуацій;
• бути на зв’язку в погоджені години та своєчасно реагувати на support-запити;
• контролювати статуси, строки та виконання поставлених задач;
• формувати щомісячні робочі плани відповідно до встановлених KPI, складати графіки та контролювати їх виконання;
• вести таблиці, актуальні показники та внутрішню звітність;
• готувати звіти для керівника;
• перевіряти правильність і повноту даних у документах і таблицях;
• вчасно виявляти проблеми та пропонувати рішення;
• допомагати покращувати й систематизувати існуючі процеси.

Кого ми шукаємо

• маєте досвід в операційному адмініструванні, координації, support-напрямку або роботі помічником керівника;
• готові працювати за гнучким графіком та бути на зв’язку у вечірній час і частково у вихідні;
• упевнено працюєте з Google Таблицями та документами;
• умієте складати графіки, вести звітність, контролювати статуси та строки;
• можете одночасно працювати з декількома процесами й не втрачати важливі деталі;
• уважно працюєте з цифрами та можете виконувати базові розрахунки бюджетів;
• умієте чітко, спокійно й коректно спілкуватися з різними людьми;
• не боїтеся ставити уточнювальні запитання та водночас намагаєтеся самостійно знайти рішення;
• здатні швидко розібратися в нових інструкціях і процесах;
• відповідальні, організовані та уважні до деталей;
• готові працювати в системі, яка активно розвивається й автоматизується.

Буде перевагою

• досвід роботи з великою кількістю клієнтів, партнерів або підрядників;
• досвід ведення бюджетів і підготовки регулярної звітності;
• досвід роботи з CRM, таблицями або іншими системами обліку;
• уміння використовувати LLM-системи та інші AI-інструменти для аналізу інформації, пошуку рішень і підготовки матеріалів;
• досвід оптимізації та автоматизації повторюваних процесів.

Ми пропонуємо

• віддалений формат роботи;
• гнучкий розподіл адміністративних задач протягом дня;
• заробітну плату від 30 000 грн;
• додаткові бонуси за виконання KPI;
• оплачувану відпустку та лікарняні;
• можливість професійно розвиватися разом із напрямком.