Офіс-менеджер, діловод

Через переважно дистанційний формат роботи IT-компанії це не класична позиція офіс-менеджера: немає рецепції, розподілу дзвінків чи постійного забезпечення офісу. Основний фокус — документообіг, платежі, взаємодія з клієнтами та бухгалтерією, а також щоденна операційна підтримка.

Основні обов’язки

• робота з первинними документами: рахунками, актами та іншими супровідними документами;
• підготовка, надсилання, отримання та контроль підписання документів клієнтами й підрядниками;
• ведення внутрішніх реєстрів документів, оплат і взаєморозрахунків;
• робота в системі Клієнт-Банк: підготовка платежів і контроль їх проведення;
• контроль надходження оплат від клієнтів;
• робота з дебіторською заборгованістю: відстеження строків і комунікація з клієнтами щодо оплат;
• взаємодія з бухгалтерією, своєчасне передавання документів та необхідної інформації;
• підготовка договорів на основі затверджених шаблонів: внесення реквізитів і погоджених умов, організація підписання та облік підписаних документів;
• взаємодія з підрядниками з організаційних, документальних і розрахункових питань;
• вирішення окремих адміністративних питань, пов’язаних із поточною роботою компанії.

Вимоги

• уважність до деталей, системність і вміння доводити завдання до завершення;
• практичний досвід роботи з первинними документами та системою Клієнт-Банк;
• розуміння процесів оплат, взаєморозрахунків і документообігу;
• впевнене володіння офісними програмами та онлайн-сервісами;
• грамотна усна й письмова українська мова;
• досвід роботи на аналогічній або близькій за функціями посаді від 2 років;
• відповідальність у роботі з документами, платежами та конфіденційною інформацією.

Умови роботи

• гібридний формат: 2−3 дні на тиждень в офісі, решта — дистанційно;
• офіс на Подолі, за п’ять хвилин від метро «Контрактова площа»;
• випробувальний термін — один місяць.

Будемо раді отримати короткий супровідний лист із розповіддю про ваш досвід роботи.