HR Manager

MEDICAL TIMES INTERNATIONAL UKRAINE

We provide psychological assistance and essential supplies to people affected by the conflict. Our teams in Ukraine consist of dozens of medical, logistical and administrative staff united by our fundamental principles. Our actions are guided by medical ethics and the principles of impartiality, independence and neutrality. We are a non-profit organization.

Ensure the Safeguardingof program participants and employees through promoting an environment ofawareness and upholding the code of conduct provisions of Medical TeamsProtection from Sexual Exploitation & Abuse, Child & Vulnerable Adultprotection, and harassment-free workplace policies. Incumbents will remainalert and responsive to any child and adult safeguarding risks, acquirerelevant knowledge and skills which will enable you to promote strongsafeguarding practices, understand the child and adult safeguarding policy andprocedures, and conduct yourself in a manner consistent with the Safeguarding.

JOB SUMMARY

Responsible for ensuring proper implementation of HR activities and policies in all area offices by providing dotted line support and direction to HR Officers, overseeing recruitment, benefits and staff development.

JOB RESPONSIBILITIES

• Responsible for ensuring the technical supervision and mentorship of HR Officers across all offices
• Coordinate recruitment processes for the country office and support field office recruitment as needed;
• Collaborate with Senior Management Team to ensure managers at all levels of the organization are equipped with the knowledge and skillset to effectively manage their teams, including planning for staff development opportunities and conducting performance appraisals; advise on escalated personnel issues.
• Acts as key relationship focal point with local government agencies as needed.
• Ensure accurate employee records by training HR Officers in use of HR database system and developing procedures for continuous upkeep related to timesheets, leave tracking, performance management, tracking training, etc.; conduct periodic spot checks
• Support in payroll preparation by verifying data submitted by field offices, ensuring employee records are updated and liaising with Finance Department
• Support HR budget development for proposals and assist in reporting on HR budget expenditures, detecting deviations and recommending corrections
• Develops and implement an efficient and effective data-driven recruitment process that attracts top talent and streamlines recruitment activities utilizing Human Resource technology. (i.e., Applicant Tracking System system).
• Ensure HR Officers are facilitating onboarding and offboarding processes according to Medical Teams procedures
• Oversee employee benefits, including liaising with providers for health insurance and workman’s compensation to process claims
• Ensure disciplinary cases are handled according to Medical Teams policy and legal requirements, advise HR Officers in managing cases
• Ensure HR Officers are equipped with the relevant materials to lead staff trainings on HR policies and procedures; conduct field visits to train HR Officers and lead staff trainings as needed
• Identify staff training needs and source relevant trainings to address gaps; support HR Officers in tracking staff development. Track staff probation periods and follow up with HR Officers accordingly
• Complete all monthly, quarterly, and annual reports as required by donors and Medical Teams management
• Regularly review HR processes to ensure maximum effectiveness and train HR Officers accordingly in systems and procedures
• Provides coaching and advise to management regarding interpretation and execution of HR policies and procedures and compliance with applicable legislation and regulations.
• Advises management on the most suitable approaches to fill open positions that will maximize on cost, time and candidate’s quality.
• Develop, implement and manage compensation and benefits policies and schemes (including terms of conditions of employment, contracts and medical insurance) for Ukraine staff, in line with local labor law.
• Ensure direct reports have clear objectives, receive mentorship and participate in capacity building opportunities
• Conduct performance evaluations and enforce disciplinary procedures as per Medical Teams policy
• Supports acquisition and maintenance of International Employee visas and appropriate work permits
• Develop and implement a staff care program for the Ukraine program to ensure mental health of clinicians, support and office staff is supported.
• Ensure the Safeguarding of program participants and employees through promoting an environment of awareness and upholding the code of conduct provisions of Medical Teams Protection from Sexual Exploitation & Abuse, Child & Vulnerable Adult protection, and harassment-free workplace policies. Incumbents will remain alert and responsive to any child and adult safeguarding risks, acquire relevant knowledge and skills which will enable you to promote strong safeguarding practices, understand the child and adult safeguarding policy and procedures, and conduct yourself in a manner consistent with the Safeguarding
• Other duties as assigned

EDUCATION & EXPERIENCE

• Bachelor’s Degree in Human Resource Management, Industrial and Organizational Psychology or equivalent is required
• 2−3 years of HR generalist experience, inclusive of at least 1 year in a supervisory role is required
• Experience working with INGOs is an added advantage
• Experience with Ukraine Labor Laws within INGO operations is highly desired
• Full fluency in Ukrainian, working proficiency in English

KNOWLEDGE & SKILLS

1. In-depth knowledge of HR functions including compensation & benefits, recruitment, on-boarding and offboarding, and staff development
2. In-depth knowledge of Ukraine labor laws
3. Knowledge of humanitarian staffing needs; knowledge of emergency operations is an added advantage
4. Skilled in coaching managers and capacity building
5. Skilled in conflict resolution
6. Skilled in developing and conducting trainings
7. Excellent interpersonal and communication skills
8. Skilled at using Microsoft Word, Excel and Outlook

YOU WILL GET

Work experience in an international non-governmental organization

Competitive salary

An international team

Opportunity for training and professional development

Full-time work schedule

Please send your CV in English

MEDICAL TIMES INTERNATIONAL UKRAINE

Ми надаємо психологічну допомогу та товари першої необхідності людям, які постраждали від конфлікту. Наші команди в Україні складаються з медичних, логістичних та адміністративних працівників, об'єднаних нашими фундаментальними принципами. У своїх діях ми керуємося медичною етикою та принципами неупередженості, незалежності та нейтралітету. Ми є неприбутковою організацією.

Забезпечити захист учасників та працівників програми шляхом створення атмосфери обізнаності та дотримання положень кодексу поведінки медичних працівників, захисту від сексуальної експлуатації та насильства, захисту дітей та вразливих дорослих, а також політики щодо недопущення домагань на робочому місці. Працівники повинні бути уважними та реагувати на будь-які ризики, пов’язані із захистом дітей та дорослих, набувати відповідних знань та навичок.

КОРОТКИЙ ОПИС ПОСАДОВИХ ОБОВ’ЯЗКІВ

HR Менеджер відповідає за забезпечення належної реалізації кадрової діяльності та політики в усіх регіональних офісах шляхом надання точкової підтримки та керівництва співробітникам відділу кадрів, нагляду за набором персоналу, виплатами та розвитком персоналу.

ПОСАДОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

Відповідати за забезпечення технічного нагляду та наставництва працівників відділу кадрів у всіх офісах

Координувати процеси набору персоналу в національному офісі та підтримувати набір персоналу в польових офісах у разі потреби;

Співпрацювати з групою вищого керівництва для забезпечення керівників усіх рівнів організації знаннями та навичками, необхідними для ефективного управління своїми командами.

Виступати в якості ключового координатора відносин з місцевими органами влади, за необхідності.

Забезпечення точного обліку працівників шляхом навчання працівників відділу кадрів використанню системи баз даних та розробки процедур для постійного ведення табелів обліку робочого часу, відстеження відпусток, управління ефективністю роботи, відстеження навчання тощо; проведення періодичних вибіркових перевірок.

Підтримка у підготовці платіжних відомостей шляхом перевірки даних, наданих представництвами на місцях, забезпечення оновлення записів про працівників та зв’язку з Фінансовим департаментом.

ОСВІТА ТА ДОСВІД

Потрібен ступінь бакалавра з управління персоналом, індустріальної та організаційної психології або еквівалентний ступінь

2−3 роки загального досвіду роботи в галузі управління персоналом, в тому числі щонайменше 1 рік на керівній посаді

Досвід роботи з МГО є перевагою

Досвід роботи з трудовим законодавством України в рамках діяльності ГО є дуже бажаним

Вільне володіння українською мовою, робоче володіння англійською мовою (не нижче Upper Intermediate)

ЗНАННЯ ТА НАВИЧКИ

Глибокі знання функцій управління персоналом, включаючи компенсації та пільги, підбір персоналу, адаптацію та звільнення, а також розвиток персоналу.

Глибокі знання трудового законодавства України.

Знання кадрових потреб гуманітарних організацій; знання надзвичайних ситуацій є додатковою перевагою.

ВИ ОТРИМАЄТЕ

• Досвід роботи в міжнародній неурядовій організації
• Конкурентну заробітну плату
• Міжнародну команду
• Можливість навчання та професійного розвитку
• Повний робочий день

Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою