Діловод

Вимоги: Робота з документами. Реєстрація, супроводження, діловодство.

Умови роботи: з 9:00 до 18:00 пн-пт

Обов’язки:

• реєстрація пропозицій, заяв та скарг, що надійшли від громадян, контроль виконання резолюцій керівництва та термінів повернення виконаних документів виконавцями, формування їх у справи;
• проведення заходів щодо підготовки необхідних матеріалів, пов’язаних із зверненням громадян, посадових осіб, виконання відповідних запитів, звернень, листів та скарг, депутатських, адвокатських, інформаційних запитів;
• при звільненні та переміщенні співробітників по службі контролювати повернення ними всіх документів і справ що стосуються роботи зі зверненнями громадян, депутатськими, адвокатськими та інформаційними запитами;
• реєстрація у журналі виїздів у відрядження співробітників, що вибувають у відрядження, видача від'їжджаючим оформлених посвідчень про відрядження, реєстрація відповідних наказів, формування їх у справи;
• реєстрація адміністративно-господарчих наказів, формування їх у справи;
• реєстрація договорів з адміністративно-господарської діяльності;
• видача документів, справ у тимчасове користування співробітникам Маріупольського МВПО, контроль своєчасного повернення;
• засвідчення копій документів, підписаних керівництвом які надсилаються за запитами, а також в інших передбачених законодавством випадках;
• виконання копіювально-розмножувальних робіт, проведення заходів щодо збереження та належного використання розмножувальної техніки; ведення обліку розпорядчих документів, організація їх видачі (розсилання) виконавцям за списками;
• закриття номенклатури справ, взяття її на облік;
• вдосконалення особистої професійної майстерності, участь у навчально-освітніх заходах з питань забезпечення вимог з діловодства, зберігання та обігу документів, підготовки та надання відповідних матеріалів відділами/секторами та підрозділами;
• відповідно до компетенції проведення заходів щодо підготовки необхідних матеріалів, пов’язаних із зверненнями громадян, посадових осіб, виконанню відповідних запитів, звернень, листів та скарг;
• аналіз та підготовка інформації начальнику щодо стану діловодства, архівної роботи, виконанню співробітниками (працівниками);
• дотримання загальних правил поведінки, професійної етики, законодавства України з питань дисципліни, законності та боротьби з корупцією;
• дотримання вимог з внутрішнього розпорядку, раціональне використання робочого часу.