Офіс-менеджер

АО «Ассирія» — це маленька адвокатська компанія, яка займається допомогою бізнесу та іншим організаціям в Україні. В нас працюють адвокати з досвідом більше 10 років стажу. Клієнти нашої компанії — це власники та топ-менеджери великих та українських підприємств та цікавих стартапів.

Також наша компанія допомагає громадським та благодійним організаціям в Україні, що працюють для перемоги та відновлення України.

У звʼязку з підвищенням та переведенням на керівну посаду нашого офіс менеджера, ми шукаємо нового помічника, який допоможе зробити компанію кращою на ринку, дбатиме про комфорт роботи юристів об'єднання та клієнтів.

Офіс — менеджер у нашій компанії виконує такі функціональні обов’язки:

1. Зустріч та організація прийому відвідувачів, гостей та клієнтів компанії;
2. Прийом, обробка, розподіл дзвінків та електронної пошти;
3. Ведення господарської діяльності офісу: замовлення води, канцелярських та господарських товарів, купівля печива та смаколиків;
4. Організація внутрішніх корпоративних заходів (дні народження та свята);
5. Координація робочого процесу офісу: організація зустрічей та нарад, що проводяться в офісі, відряджень, бронювання квитків (залізничне, авіа та авто), готельних номерів по всій території України;
6. Забезпечення безперебійної роботи офісу (взаємодія з підрядниками та постачальниками, які обслуговують офіс);
7. Ведення кадрового обліку та документації (інструкції, накази), формування внутрішньої звітності;
8. Організація документообігу компанії:

• ділове листування,
• вхідна та вихідна кореспонденція,
• виписка актів послуг, рахунків,
• підготовка договорів з контрагентами та клієнтами,
• реєстрація, облік та зберігання документів,
• у т.ч. робота з кур'єрськими службами, поштовими відділеннями;
• Контроль якості підготовки та правильності складання документів, що подаються на підпис керівництву.

Обʼєм документообігу не дуже великий, але важливий.

• високий ступінь комунікабельності та відповідальності;
• вміння працювати з офісною технікою та програмами MS Office;
• володіння діловим етикетом;
• грамотна розмовна та письмова мова;
• охайний зовнішній вигляд;
• організованість та акуратність;
• пунктуальність;
• ініціативність, якщо ти побачиш, що можна покращити якийсь бізнес-процес, то можна (потрібно) просувати свої ідеї щодо його оптимізації;
• бажання допомагати та підтримувати колег незалежно від їхньої посади;
• вміння самостійно ухвалювати рішення.

Умови роботи:

Комфортний офіс в центрі міста. Зростаючий, амбітний та дружній колектив. Можливість долучення до важливої для країни роботи.