Офіс-менеджер, діловод

Про компанію

SPACE PRODUCTION — українська кінокомпанія та міжнародний кінопродакшен повного циклу з багаторічним досвідом роботи на ринку виробництва та дистрибуції контенту.

Основні напрямки діяльності:

• виробництво серіалів для українських телеканалів на основі міжнародних форматів;

• дистрибуція серіалів, digital-контенту для українського та міжнародного ринків;

• співпраця з платформами YouTube, VOD-сервісами та іншими цифровими майданчиками;

• реалізація міжнародних проєктів і партнерств у сфері кіновиробництва.

Компанія поєднує українську операційну діяльність із міжнародною присутністю через дистрибуційну структуру в Європейському Союзі. Ми працюємо з іноземними партнерами, міжнародними форматами та проєктами, що фінансуються як комерційними, так і грантовими коштами.

У зв’язку з розвитком бізнесу запрошуємо до команди Офіс-менеджера, який стане ключовою опорою в забезпеченні комфортної та ефективної роботи офісу.

Наші очікування:

• Вища освіта
• Вільне володіння українською мовою (усно і письмово)
• Досвід роботи офіс-менеджером або на аналогічній посаді від 1 року
• Високий рівень організованості та відповідальності
• Вміння працювати з кількома завданнями одночасно та ефективно визначати пріоритети
• Розвинені комунікаційні навички
• Впевнене володіння MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Досвід роботи з корпоративними сервісами та інструментами для командної взаємодії: Microsoft Teams, OneDrive, Zoom.
• Знання англійської мови на рівні, достатньому для базового листування та комунікації з постачальниками, буде перевагою.
• Самостійність, уважність до деталей та проактивність у роботі

ОБОВ’ЯЗКИ

Організація роботи офісу:

• Забезпечення та підтримка комфортного робочого середовища в офісі.

• Контроль чистоти, порядку та належного функціонування офісної інфраструктури.

• Координація адміністративно-господарських процесів.

Адміністративне забезпечення:

• Закупівля канцелярії, продуктів, господарських та інших необхідних товарів для офісу.

• Взаємодія з орендодавцем, кур'єрськими службами та іншими підрядниками.

• Контроль своєчасного надання послуг постачальниками та підрядниками щодо офісу.

Організація зустрічей та заходів:

• Прийом гостей та забезпечення комфортних умов для відвідувачів.

• Організація зустрічей, переговорів та внутрішніх командних заходів, у т.ч. закордонних зустрічей та переговорів власників компанії.

• Підготовка переговорних кімнат та координація організаційних питань, у т.ч. для закордонних зустрічей та переговорів власників компанії

Організація відряджень:

• Координація службових відряджень власників компанії та працівників.

• Бронювання квитків, готелів, трансферів та іншої необхідної логістики.

Бюджет та адміністративний контроль:

• Контроль адміністративних витрат офісу.

• Ведення обліку поточних витрат та взаємодія з бухгалтерією щодо підтвердних документів.

Підтримка команди та керівництва:

• Допомога в організації онбордингу нових співробітників (робочі місця, перепустки, корпоративна пошта, доступи, техніка тощо).

• Координація адміністративних запитів працівників.

• Надання адміністративної підтримки керівництву та команді з організаційних питань.
• Допомога у роботі з документами та архівом (за потреби)

Ми пропонуємо:

• Конкурентну та своєчасну оплату праці. Заробітна плата — за результатами співбесіди.
• Офіційне працевлаштування після успішного проходження випробувального терміну (2 місяці).
• Графік роботи: понеділок-п'ятниця, з 09:00 до 18:00, робота в офісі.
• Стабільну роботу в компанії з багаторічним досвідом та міжнародними проєктами.
• Професійну команду, відкриту комунікацію та підтримку з боку керівництва.
• Комфортний офіс у центрі Києва на Подолі, лише за 200 метрів від станції метро «Поштова площа».
• Забезпечення всіма необхідними ресурсами для ефективної роботи.
• Зрозумілі процеси та адекватний рівень відповідальності.
• Можливість впливати на організацію внутрішніх процесів та покращення робочого середовища.
• Баланс між роботою та особистим життям і повагу до особистого часу працівників.
• Прохання в резюме вказати очікуваний рівень заробітної плати

Будемо раді познайомитися з відповідальним та енергійним професіоналом, який любить порядок, вміє створювати комфорт для команди та ефективно організовувати адміністративні процеси.

Надсилаючи своє резюме, Ви автоматично даєте дозвіл на обробку ваших персональних даних для підбору персоналу в нашу Компанію.