Фахівець, фахівчиня відділу діловодства та документообігу

Київська школа економіки (KSE) — провідний освітній та дослідницький центр, що об'єднує академічну досконалість із практичними рішеннями для суспільства та бізнесу. До структури KSE входять п’ять ключових бізнес-юнітів: KSE University, що пропонує міжнародні бакалаврські та магістерські програми; KSE Graduate Business School, що надає програми MBA та корпоративні тренінги; KSE Institute, аналітичний центр із досліджень економіки, політики та бізнесу; KSE Foundation, що реалізує гуманітарні та освітні проєкти та KSE ProfTech, що пропонує професійно-технічне навчання.

Шукаємо фахівця / фахівчиню відділу діловодства та документообігу, який / яка відповідатиме за щоденне ведення документообігу, обробку службової кореспонденції та підготовку адміністративних документів за шаблонами. Роль передбачає супровід руху документів між підрозділами, контроль строків, статусів і якості обробки, а також своєчасне інформування про можливі проблеми, затримки чи вузькі місця в процесі.

Вашими обов’язками будуть:

• адміністрування вхідної первинної документації в eDocs: прийом актів та видаткових накладних, пошук відповідальних осіб всередині компанії та переадресація документів на них;

• організація процесів сканування та підписання: забезпечення вчасного сканування паперових копій (за наявності) та контроль фізичного або електронного підписання документів сторонами;

• контроль отримання та завершення підписання документів в eDocs: системний моніторинг статусів документів у програмі та комунікація з відповідальними особами («пушинг») для оперативного завершення циклу підписання;

• робота з реєстрами неотриманих документів: відстеження відсутніх примірників та активна взаємодія з контрагентами/співробітниками для їх отримання;

• вивірка якості та коректності вхідних документів: перевірка правильності оформлення первинної документації на відповідність вимогам (реквізити, суми, підписи, ін.) перед передачею в облік;

• проведення звірок із зовнішніми постачальниками: регулярна звірка взаєморозрахунків із контрагентами для виявлення розбіжностей.

Ми очікуємо:

• досвід роботи з первинною бухгалтерською документацією (акти, накладні, рахунки);

• розуміння базових вимог до первинних документів згідно законодавства України;

• досвід роботи з ЕДО (eDocs, Вчасно, M.E.Doc або аналогами);

• розуміння процесу документообігу (від отримання до проведення в обліку);

• бажано: досвід взаємодії з бухгалтерією або фінансовим відділом.

Ми пропонуємо:

• медичне страхування для вашого спокою та безпеки;

• корпоративні курси англійської — прокачуємо разом;

• комфортний офіс із власним укриттям за 5 хвилин від метро;

• турботу про ментальне здоров’я: корпоративний психолог, оплачувані лікарняні та додаткові дні відпочинку;

• корпоративне комʼюніті: івенти, нетворкінг, внутрішні ініціативи.

Ми існуємо, щоб створювати інтелектуальну основу для сильної та інноваційної економіки України. Приєднуйтесь до команди, яка формує економічне майбутнє України!